Todos usamos el correo electrónico, pero a veces lo usamos demasiado o lo usamos de manera inapropiada. Para aprovechar al máximo el correo electrónico, debemos utilizarlo con cuidado y prudencia. Estos son 10 consejos para aprovechar al máximo el envío de correos electrónicos.

1. Utilice diferentes cuentas de correo electrónico para diferentes propósitos.

Es bueno tener cuentas de correo electrónico separadas para propósitos separados. Por ejemplo, puede tener uno para negocios y otro para actividades sociales. Esto significa que puede consultar el correo electrónico personal por la noche sin tener que pensar ni preocuparse por los negocios. Si ve un mensaje importante de su jefe, podría arruinar su fin de semana o su noche. Al final del día, desea poder alejarse del trabajo. No permita que el correo electrónico lo convierta en un esclavo del trabajo. Algunas personas sienten que es inconveniente revisar 2 cuentas de correo electrónico diferentes. Pero la inconveniencia relativa se ve fácilmente superada por los beneficios.

2. El correo electrónico no siempre es la mejor forma de contacto.

Si tiene un problema realmente importante o está molesto con alguien, enviar correos electrónicos no suele ser la mejor respuesta. Si es necesario, hable con la persona directamente, en lugar de hacerlo a través de un correo electrónico.Publicidad

3. No digas nada que no dirías en persona.

Este consejo ciertamente se ha dado antes. Pero siempre vale la pena recordarnos la importancia de ser educados y evitar la grosería innecesaria. Lo lamentaremos más tarde. El correo electrónico facilita el uso de palabras duras porque es impersonal. Debemos tener mucho cuidado.

4. Utilice un buen título

Mucha gente ignora el título de un correo electrónico. Si el asunto cambia, no siga usando un título antiguo re: irrelevante Un buen título aumenta las posibilidades de que las personas realmente lean su correo electrónico, en lugar de simplemente dejarlo para más tarde. Un título incorrecto puede incluso eliminarse como spam.Publicidad

5. No ignore los conceptos básicos del inglés.

El hecho de que sea un correo electrónico no significa que tengamos que escribir como un niño de 5 años o usar un lenguaje de mensajes de texto. Esto indica pereza y falta de cuidado. Si no tiene tiempo para responder correctamente, espere hasta que lo haga. Mantenga los correos electrónicos breves, pero no ignore por completo el uso básico de la gramática y la ortografía.

6. Sea breve

Los correos electrónicos pueden ser breves y directos. Si el mensaje tiene que ser largo, asegúrese de que esté dividido en diferentes secciones, que sean fáciles de leer. Pero, por lo general, debe intentar mantener menos de 5 oraciones. Esto es bueno tanto para el escritor como para el lector.

7. Reconozca los correos electrónicos importantes. Publicidad

Si alguien envía algunos documentos, archivos o mensajes importantes, asegúrese de, al menos, acusar recibo. De lo contrario, es posible que no estén seguros de haberlos obtenido. No tiene por qué ser largo; puede ser bastante corto.

8. Crear un estándar de respuestas

Si se encuentra enviando respuestas similares a muchas personas, redacte un mensaje borrador y guárdelo en su carpeta de borradores (o escríbalo en Word). Puede utilizar esta respuesta estándar para enviar correos electrónicos a muchas personas. No olvide personalizarlo agregando su nombre.

9. Tenga cuidado con responder a todos.

Si es nuevo en el correo electrónico, asegúrese de conocer la diferencia entre responder a una persona y responder a todos en el mensaje inicial. Basta decir que enviará muchos correos electrónicos que no le gustaría que todos vieran. Puede ser muy vergonzoso enviar un mensaje personal para que todos lo vean; sucede. Si tiene nuevos trabajadores, asegúrese de que conozcan esta distinción. Ahorrará muchos problemas potenciales.Publicidad

10. Redacte su firma.

Tener una firma parece profesional y ahorra tener que escribir la misma información en cada correo electrónico. Recuerde que es posible que las personas deseen comunicarse con usted a través de métodos distintos al correo electrónico. Así que asegúrese de tener un número de teléfono y una dirección. Si es relevante, agregue las calificaciones y los sitios web que tenga. Esto le da a la gente la oportunidad de saber más sobre usted.

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