20 trucos de Excel que pueden convertir a cualquiera en un experto en Excel

20 trucos de Excel que pueden convertir a cualquiera en un experto en Excel

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Después de que Microsoft desarrolló Excel a la versión 2010, ofreció más sorpresas que nunca. Para lidiar con toneladas de macrodatos, no puede ignorar el importante papel que desempeña Excel en el trabajo diario. Sin embargo, tanto para principiantes como para usuarios avanzados, todavía hay muchos consejos y trucos útiles que inevitablemente se pasan por alto. Aquí hay 20 secretos útiles de hojas de cálculo de Excel que quizás no conozca. Tenga en cuenta que todas estas funciones se basan en Microsoft Excel 2010.

1. Un clic para seleccionar todo

Es posible que sepa cómo seleccionar todo usando el atajo Ctrl + A, pero pocos saben que con solo un clic en el botón de la esquina, como se muestra en la captura de pantalla a continuación, todos los datos se seleccionarán en segundos.



Un clic para seleccionar todo

2. Abrir archivos de Excel de forma masiva

En lugar de abrir archivos uno por uno cuando tiene varios archivos que necesita manejar, existe una forma práctica de abrirlos todos con un solo clic. Seleccione los archivos que le gustaría abrir y luego presione la tecla Enter en el teclado, todos los archivos se abrirán simultáneamente.



Abrir archivos de Excel a granel

3. Cambiar entre diferentes archivos de Excel

Cuando tienes diferentes hojas de cálculo abiertas, es realmente molesto cambiar entre diferentes archivos porque, a veces, trabajar en la hoja incorrecta puede arruinar todo el proyecto. Usando Ctrl + Tab puede cambiar entre diferentes archivos libremente. Esta función también es aplicable a otros archivos como diferentes pestañas de Windows en Firefox cuando se abre con Windows 7.

Cambiar diferentes archivos de Excel

4. Cree un nuevo menú de acceso directo

Generalmente hay tres atajos en el menú superior, que son Guardar, Deshacer escritura y Repetir escritura. Sin embargo, si desea utilizar más atajos, como Copiar y Cortar, puede configurarlos de la siguiente manera:

Archivo-> Opciones-> Barra de herramientas de acceso rápido, agregue Cortar y Copiar de la columna izquierda a la derecha, guárdelo. Verá dos accesos directos más agregados en el menú superior.Publicidad



Crear nuevo menú de acceso directo

5. Agregar una línea diagonal a una celda

Al crear una lista de direcciones de compañeros de clase, por ejemplo, es posible que necesite un enlace diagonal en la primera celda para separar diferentes atributos de filas y columnas. ¿Como hacerlo? Todo el mundo sabe que Inicio-> Fuente-> Bordes puede cambiar diferentes bordes para una celda, e incluso agregar diferentes colores. Sin embargo, si hace clic en Más bordes, obtendrá más sorpresas, como una línea diagonal. Haga clic en él y guarde; ahora puede hacerlo de inmediato.

Agregar línea diagonal para una celda

6. Agregue más de una fila o columna nueva

Es posible que conozca la forma de agregar una nueva fila o columna, pero realmente perderá mucho tiempo si necesita insertar más de una de estas repitiendo esta acción X número de veces. La mejor manera es arrastrar y seleccionar X filas o columnas (X es dos o más) si desea agregar X filas o columnas arriba o hacia la izquierda. Haga clic con el botón derecho en las filas o columnas resaltadas y elija Insertar en el menú desplegable. Se insertarán nuevas filas encima de la fila o a la izquierda de la columna que seleccionó por primera vez.



Agregar más de una fila / columna nueva

7. Mover y copiar datos rápidamente en celdas

Si desea mover una columna de datos en una hoja de cálculo, la forma más rápida es elegirla y mover el puntero al borde, después de que se convierta en un ícono de flecha cruzada, arrastre para mover la columna libremente. ¿Y si quieres copiar los datos? Puede presionar el botón Ctrl antes de arrastrar para moverse; la nueva columna copiará todos los datos seleccionados.

Movimiento rápido y copia de datos en celdas

8. Elimine rápidamente las celdas en blanco

Algunos datos predeterminados estarán en blanco, por varias razones. Si necesita eliminarlos para mantener la precisión, especialmente al calcular el valor promedio, la forma más rápida es filtrar todas las celdas en blanco y eliminarlas con un solo clic. Elija la columna que desea filtrar, vaya a Datos-> Filtro, después de que se muestre el botón hacia abajo, deshaga Seleccionar todo y luego elija la última opción, Blancos. Todas las celdas en blanco se mostrarán inmediatamente. Vuelva a Inicio y haga clic en Eliminar directamente, se eliminarán todos.

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Rápido eliminar celdas en blanco

9. Búsqueda imprecisa con comodín

Es posible que sepa cómo activar la búsqueda rápida mediante el acceso directo Ctrl + F, pero hay dos comodines principales, el signo de interrogación y el asterisco, que se utilizan en las hojas de cálculo de Excel para activar una búsqueda imprecisa. Se utiliza cuando no está seguro del resultado deseado. El signo de interrogación representa un carácter y el asterisco representa uno o más caracteres. ¿Qué sucede si necesita buscar un signo de interrogación y un asterisco como resultado de destino? No olvide agregar una línea de onda al frente.

Búsqueda vaga con comodín

10. Genere un valor único en una columna

Conoce la función clave de Filtro, pero pocas personas usan el Filtro avanzado, que se aplicará repetidamente cuando necesite filtrar un valor único de los datos en una columna. Haga clic para elegir la columna y vaya a Datos-> Avanzado. Aparecerá una ventana emergente. Como muestra la captura de pantalla, haga clic en Copiar a otra ubicación, que debe estar de acuerdo con la segunda área rectangular roja. Luego, especifique la ubicación de destino escribiendo el valor o haciendo clic en el botón de selección de área. En este ejemplo, la edad única se puede generar a partir de la Columna C y mostrarse en la Columna E. No olvide seleccionar Solo registros únicos, luego haga clic en Aceptar. El valor único que se muestra en la columna E puede ser el contraste de los datos originales en C, esa es la razón por la que se recomienda copiar en otra ubicación.

Genere valor único en columna

11. Restricción de entrada con función de validación de datos

Para conservar la validez de los datos, a veces es necesario restringir el valor de entrada y ofrecer algunos consejos para seguir los pasos. Por ejemplo, la edad en esta hoja debe ser números enteros y todas las personas que participan en esta encuesta deben tener entre 18 y 60 años. Para asegurarse de que no se ingresen datos fuera de este rango de edad, vaya a Datos-> Validación de datos-> Configuración, ingrese las condiciones y cambie a Mensaje de entrada para dar indicaciones como, Ingrese su edad con un número entero, que debe oscilar entre 18 a 60. Los usuarios recibirán este mensaje cuando cuelguen el puntero en esta área y recibirán un mensaje de advertencia si la información ingresada no está calificada.

Restricción de entrada con función de validación de datos

12. Navegación rápida con Ctrl + Botón de flecha

Cuando hace clic en Ctrl + cualquier botón de flecha del teclado, puede saltar al borde de la hoja en diferentes direcciones. Si desea saltar a la línea inferior de los datos, simplemente intente hacer clic en Ctrl + botón hacia abajo.

Navegación rápida con Ctrl + Botón de flecha

13. Transponer datos de una fila a una columna

Utilizaría esta función si desea transponer datos para obtener una mejor visualización; sin embargo, volver a escribir todos los datos sería lo último que tendría que hacer si sabe cómo utilizar la función Transponer en Pegar. He aquí cómo: copie el área que desea transponer, mueva el puntero a otra ubicación en blanco. Vaya a Inicio-> Pegar-> Transponer, tenga en cuenta que esta función no se activará hasta que copie los datos primero.Publicidad

Transponer datos de fila a columna

14. Ocultar datos completamente

Casi todos los usuarios saben cómo ocultar datos haciendo clic derecho para seleccionar la función Ocultar, pero esto se puede notar fácilmente si solo hay un poco de datos. La mejor y más sencilla forma de ocultar los datos a fondo es utilizar la función Formato de celdas. Elija el área y vaya a Inicio-> Fuente-> Celdas de formato abierto-> Ficha Número-> Personalizado-> Tipo ;;; -> Haga clic en Aceptar, entonces todos los valores en el área serán invisibles y solo se pueden encontrar en el área de vista previa al lado del botón Función.

Ocultar datos a fondo

15. Redactar texto con &

La formulación complicada es innecesaria, siempre que sepa cómo usar &. Puede redactar cualquier texto libremente con este símbolo. A continuación, tengo cuatro columnas con diferentes textos, pero ¿qué pasa si quiero componerlas en un valor en una celda? Primero, ubique la celda que va a mostrar el resultado compuesto, use la formulación con & como se muestra en la captura de pantalla a continuación. Haga clic en Enter: todos los textos en A2, B2, C2 y D2 se compondrán juntos para convertirse en LizaUSA25 @ en F2.

Redactar texto con &

16. Transformar el caso del texto

Con todos los trucos compartidos aquí, he hecho todo lo posible para evitar una formulación complicada. Pero todavía hay algunas fórmulas simples y fáciles de usar para mostrarle, como SUPERIOR, INFERIOR y APROPIADO, que pueden transformar textos para diferentes propósitos. UPPER pondrá en mayúscula todos los caracteres, LOWER puede cambiar el texto a todo en minúsculas y PROPER solo escribirá en mayúscula el primer carácter de una palabra.

Transformación de texto

17. Valores de entrada que comienzan con 0

Cuando un valor de entrada comienza con cero, Excel eliminará el cero de forma predeterminada. En lugar de restablecer las celdas de formato, este problema se puede resolver fácilmente agregando una comilla simple antes del primer cero, como se muestra.

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El valor de entrada comienza con 0

18. Acelere la introducción de términos complicados con Autocorrección

Si necesita repetir el mismo valor y es complicado de ingresar, la mejor manera es usar la función Autocorrección, que reemplazará su texto con el texto correcto. Tome mi nombre, Liza Brown, por ejemplo, que puede ser reemplazado por LZ. Por lo tanto, cada vez que ingreso LZ, se puede autocorregir a Liza Brown. Vaya a Archivo-> Opciones-> Revisión-> Opciones de Autocorrección e ingrese Reemplazar texto con el texto correcto en el área rectangular roja, como se muestra a continuación.

Acelere la introducción de términos complicados con Autocorrección

19. Un clic para obtener más estado

La mayoría de los usuarios saben cómo verificar el estado de los datos en la parte inferior de una hoja de Excel, como Valor promedio y Valor total. Sin embargo, ¿sabe que puede mover el puntero a la pestaña inferior y hacer clic con el botón derecho para obtener más estado, como se muestra a continuación?

Un clic para obtener más estado

20. Cambiar el nombre de una hoja con doble clic

Hay varias formas de cambiar el nombre de las hojas, y la mayoría de los usuarios harán clic con el botón derecho del ratón para elegir Cambiar nombre, lo que en realidad es una pérdida de tiempo. La mejor manera es hacer clic dos veces y luego cambiarle el nombre directamente.

Cambiar el nombre de la hoja con un doble clic

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