27 consejos de etiqueta de correo electrónico para profesionales

27 consejos de etiqueta de correo electrónico para profesionales

Incluso después de la llegada de las redes sociales y las mejoras en la mensajería de texto, el correo electrónico sigue siendo el modo de comunicación que sigue prevaleciendo en el ámbito profesional. La capacidad de dar instrucciones, apagar incendios y más sin estar cara a cara ha permitido que muchas empresas utilicen el correo electrónico como una herramienta de productividad. Sin embargo, hay momentos en que el profesionalismo se pierde y se olvidan las reglas de etiqueta. Hoy, veremos 27 consejos de etiqueta de correo electrónico para profesionales de negocios.

1. Saludos y despedidas

Nunca comienzo un correo electrónico con el contenido. Un correo electrónico siempre comienza con una introducción sonora o con el nombre del destinatario. Esto, al principio, les permitirá saber con quién están hablando. Cuando comience por reconocerlos por su nombre (por ejemplo, Hola, John Doe), les hará saber con quién tiene la intención de hablar. Cuando haya terminado con un correo electrónico, siempre termine diciendo Gracias o Saludos, para practicar la buena etiqueta y el respeto.



2. Sepa cuándo llamar

No toda la comunicación tiene que ocurrir a través del correo electrónico. Una vez que la conversación comienza a mencionar detalles específicos, puede ser conveniente programar una llamada telefónica; esto puede evitar malentendidos e incluso agilizar su correspondencia. También es respetuoso levantar el teléfono cuando se cancela una reunión programada por correo electrónico.

3. Cuidado con la puntuación

El profesionalismo implica saber prestar atención a la puntuación. En una correspondencia por correo electrónico estándar, debe utilizar puntos y signos de interrogación aproximadamente el 95% del tiempo. Deje los signos de exclamación para cuando su conversación sea alegre y esté familiarizado con el destinatario.



4. El reloj no se detiene

Cuando se trata de negocios, nunca los haga esperar. Como dice el refrán, el tiempo es dinero. Nunca debe permitir que un destinatario espere más de dos días para recibir su respuesta. Al igual que una llamada telefónica, esperar un correo electrónico puede retrasar el progreso de cualquier proyecto que esté intentando establecer. Después de todo, ¿no es por eso que envía correos electrónicos y no utiliza el correo postal?

5. Escríbalo bien

La gramática y la ortografía deben ser dos consideraciones al enviar correos electrónicos en un entorno profesional. A pesar de que el contenido es la estrella del correo electrónico, asegurarse de que su gramática esté bajo control permite que el conocido de la empresa sepa que se está tomando la conversación en serio. La mayoría de los clientes de correo electrónico tienen revisiones ortográficas y gramaticales, ¡así que úselas!Publicidad



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6. Considere la cultura de la empresa

Seamos honestos: si bien la gramática y el tono deben ser profesionales, debemos considerar las empresas con las que estamos contactando. Los correos electrónicos comerciales internos entre empresas más tranquilas serán, por supuesto, un poco diferentes de, digamos, la Casa Blanca. Mientras te preocupas por tu gramática, continúa emitiendo una vibra accesible mientras envías correos electrónicos.

7. Diseñe la línea de asunto perfecta

Lo primero que ve su destinatario es la línea de asunto. Francamente, discernirán la importancia de un correo electrónico por una línea de asunto antes de leer su contenido. Asegúrese de dejar una gran impresión teniendo en cuenta las mayúsculas, siendo conciso y directo.

8. Responder frente a Responder a todos

Nada es más vergonzoso que enviar un correo electrónico masivo destinado a un solo destinatario. Este es el resultado de un correo electrónico que comenzó con varios destinatarios. Al responder, tendrá la opción Responder, que envía un correo electrónico al remitente, o Responder a todos, que envía su mensaje a todas las personas a las que se envió el mensaje original. Verifique dos veces antes de enviar, o lo lamentará.



9. Considere la privacidad de los demás

Habrá casos en los que tendrá que enviar correos electrónicos comerciales a varios destinatarios que quizás no se conozcan entre sí. La dirección de correo electrónico del destinatario se agrega a la sección Para: en los correos electrónicos promedio, pero en varios correos electrónicos de destinatarios, debe agregar las direcciones a la sección CCO o Copia oculta para evitar que otros vean las direcciones de los destinatarios.

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10. Adapte una firma

A diferencia de un saludo o una despedida, una firma de correo electrónico se agrega automáticamente al final de un mensaje, donde puede agregar una pequeña biografía e información de contacto. Esto no reemplaza un saludo de calidad, pero permite que un nuevo conocido aprenda más sobre usted y sepa dónde ponerse en contacto con usted.

11. Vaya al modo de vacaciones

Varias veces al año, durante las vacaciones, por lo general me encuentro separado de mi correo electrónico. Como se vio en el consejo n. ° 4, el tiempo es esencial y es de mala educación dejar un correo electrónico en tu bandeja de entrada sin respuesta. Para alertar a las personas de mi ausencia, agrego una respuesta automática (a través de Gmail, pero también disponible para otros clientes) que menciona por qué me he ido y cuándo regresaré.Publicidad

12. Tenga en cuenta los enlaces

Los piratas informáticos han encontrado formas de agregar virus y malware a archivos adjuntos y enlaces. Al reenviar correos electrónicos, asegúrese de que los enlaces y archivos adjuntos sean seguros. Además, reduzca la cantidad de mensajes en cadena que reenvía y nunca envíe ninguno de un destinatario desconocido.

13. Cree un resumen de TL: DR

TL: DR es un acrónimo que significa demasiado tiempo, no se leyó. Es bastante directo y es el caso de muchos conocidos de negocios ocupados que simplemente están demasiado ocupados para leer largas conversaciones por correo electrónico. Por esta razón, al reenviar o responder periódicamente a las conversaciones, resuma los puntos anteriores en viñetas para mantener a los destinatarios al tanto del contenido del correo electrónico.

14. Consejo para la búsqueda de empleo: currículum vitae y carta de presentación

Al buscar trabajo, la etiqueta del correo electrónico es de suma importancia. Cuando responda a una bolsa de trabajo, asegúrese siempre de incluir su currículum y carta de presentación. De forma predeterminada, estos deben ser archivos adjuntos a menos que estén explícitamente en contra de ellos.

15. Pregunte antes de adjuntar

La razón por la que a las empresas no les gustan los archivos adjuntos grandes es porque las empresas reciben un espacio de almacenamiento específico por el que pagan. Su gran archivo adjunto consume su asignación de almacenamiento. Antes de enviar un archivo adjunto grande o varios, siempre pida permiso al destinatario.

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16. ¿Cuándo es apropiada la ironía?

La ironía es una forma popular de comedia para la mayoría de la gente. Sin embargo, en un entorno empresarial, debe evitarlo. La ironía en cualquier forma escrita se puede malinterpretar en el mejor de los casos y, en el peor, tomarse como ofensiva. Guarde la ironía para los correos electrónicos dentro de su empresa.

17. Reconsidere su fuente

Un correo electrónico de la empresa no es una presentación de PowerPoint de su proyecto de inglés de sexto grado: deje las fuentes elegantes para otro momento. No solo parece poco profesional, es posible que algunas empresas no tengan los clientes de correo electrónico que puedan presentar tales fuentes. Además, ¿quién quiere leer la fuente Edwardian Script de todos modos?Publicidad

Fuentes profesionales para usar

  • Times New Roman
  • Georgia
  • Veranda
  • Arial
  • Helvética
  • Calibres

18. Documentos abiertos para todos

Los tipos de archivos poco conocidos pueden evitar que las empresas puedan abrir los archivos adjuntos que envía, lo que puede ralentizar las operaciones y los proyectos comerciales. Deje los tipos de archivos adjuntos en PDF, .doc, .txt o .jpeg. Por lo general, tienen un tamaño razonable y se pueden abrir en la mayoría de las máquinas y sistemas operativos.

19. Separe el trabajo del juego

No es aconsejable utilizar el correo electrónico de su empresa para enviar mensajes personales a amigos y familiares. Utilice su correo electrónico comercial solo para colegas y conocidos comerciales, por dos razones: para mantener la naturaleza profesional de su bandeja de entrada y para limitar el desperdicio de espacio de almacenamiento de correo electrónico.

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20. Asegúrese de que su correo electrónico no se haya enviado a la papelera

Si no ha recibido respuesta de un receptor, es probable que esté ocupado. Preguntar si recibieron o no su mensaje podría empeorar las cosas, pero hay ocasiones en las que los correos electrónicos son bastante pertinentes. Espere una semana a una semana y media si el tiempo lo permite, y si aún no tiene una respuesta, llámelos o envíe otro correo electrónico.

21. Deje claras sus intenciones

Cuando los destinatarios solo tienen uno o dos minutos para leer un correo electrónico, debe hacer que su mensaje sea lo más conciso y directo posible. Proporcione un resumen al comienzo del correo electrónico de lo que espera del destinatario antes de profundizar un poco.

22. Conecte el correo electrónico a su teléfono

Para evitar que los destinatarios esperen, conecte su correo electrónico comercial a su teléfono para asegurarse de poder responderles de manera oportuna. En la configuración de la mayoría de los teléfonos inteligentes, puede ajustar su firma.Publicidad

23. Siglas de la empresa interior

Si bien los acrónimos no son recomendables para los nuevos conocidos, crear acrónimos de la empresa entre compañeros de trabajo puede ser una forma inteligente de asegurarse de que comprendan la importancia o la intención del mensaje. Acrónimos como NRN (No se necesita respuesta) pueden permitir a los colegas saber qué mensajes son urgentes y qué pueden esperar.

24. Amplíe el contenido del correo electrónico

Es fácil culpar por olvidar o malinterpretar una convocatoria de reunión enviada a través de un correo electrónico. La mayoría de los clientes de correo electrónico no tienen sistemas de alarma. Esto significa que es su responsabilidad aplicar fuera de la bandeja de entrada lo que sea relevante (crear alertas de calendario para reuniones, etc.) para ser productivo.

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25. Considere las diferencias de tiempo

Puede ser molesto solicitar una llamada o una reunión por correo electrónico y no recibir una respuesta oportuna. Sin embargo, es necesario asegurarse de que esto no se deba a diferencias de zona horaria. Si solicita una llamada de un conocido australiano y se encuentra en Nueva York, asegúrese de que se resuelvan las diferencias de zona horaria.

26. Revise su calendario

Para evitar los correos electrónicos innecesarios de ida y vuelta, es aconsejable tener en cuenta las tradiciones y las fiestas en la cultura o religión de su destinatario. Si se encuentra en un país donde la Navidad no se celebra de manera generalizada, puede que no sea aconsejable programar una reunión para el 24 de diciembre, cuando el resto de su ubicación funciona como de costumbre.

27. Informar a los empleados sobre la etiqueta

Está bien seguir todos estos consejos de etiqueta del correo electrónico por ti mismo, pero si eres el único que los sigue, aún así, tu empresa tiene una mala imagen. Comparta valiosos consejos de etiqueta por correo electrónico con sus compañeros de trabajo para asegurarse de que el nombre de la empresa se mantenga firme.

Háganos saber en los comentarios a continuación de un momento en el que la etiqueta de su correo electrónico dejó una buena impresión en el destinatario. Además, avísenos cuándo se tiró por la ventana la etiqueta del correo electrónico y su resultado.Publicidad