5 TÉCNICAS PARA AFRONTAR UN HORARIO OCUPADO (Y CREAR MÁS TIEMPO)

Los horarios ocupados no son atípicos para quienes trabajan a tiempo completo en oficinas. Tanto es así que la frase 'Odio trabajar' puede ser algo común que se te pase por la cabeza si descubres que el trabajo te consume la vida y que no tienes tiempo para nada más.

Pero, ¿y si te dijera que hay una manera de ganar más tiempo?

Los trabajadores de hoy en día viven en un mundo donde estar ocupados se coloca en un pedestal. Existe la idea errónea de que cuanto más trabajo acepte realizar y cuanto más ocupado esté en las tareas, más demostrará a su jefe y a sus colegas lo trabajador dedicado que es.

Sin embargo, la mayoría de las veces, es simplemente un error. El hecho de que su agenda esté ocupada no significa necesariamente que esté siendo productivo . ¿Y cuánto valor aportas si no eres productivo?

Conocer la diferencia entre el ajetreo y la productividad es la base para poder abordar su apretada agenda de trabajo para generar más tiempo.

Si bien estar ocupado se refiere a tener mucho en tu plato, ser productivo significa lograr resultados efectivos en el menor tiempo posible. Esto último puede llevarlo a una mayor probabilidad de tener más tiempo para disfrutar libremente.

Tener una agenda ocupada no solo puede hacer que se sienta abrumado y estresado, sino que también puede hacer que se sienta derrotado y sin la motivación para continuar y completar sus tareas lo mejor que pueda.Publicidad

Si bien es posible que la mayoría de ustedes no pueda controlar la cantidad de tareas que se les asignan, hay formas que pueden ayudarlo a administrar esas tareas para que no pase todo su tiempo preocupado por ellas.

Crear más tiempo no requiere un genio mágico o una máquina del tiempo. Es más fácil que eso. Todo lo que necesita son técnicas que pueda aplicar para que, en lugar de sentirse abrumado e inundado de tareas, pueda abordar su horario de manera productiva.

Además de las técnicas a continuación, Lifehack le ofrece la Guía de 4 pasos para crear más tiempo fuera de un horario ocupado . Es una guía gratuita que lo ayudará a priorizar su demanda diaria y dejar de estar demasiado ocupado.Coge la guía gratuita.

Ahora, profundicemos en las 5 técnicas para abordar una agenda ocupada.

1. Priorizar

Si aún no está priorizando sus tareas, ¡entonces lo está haciendo todo mal!

Dar prioridad a las tareas en su horario es una buena manera de abordarlo, ya que resalta lo que debe hacerse primero. Y conocer esta información puede ayudarlo a administrar su tiempo y garantizar que cumpla con todos sus plazos.

Un enfoque de priorización que podría probar es comiendo la rana . Un método acuñado popularmente por Brian Tracy en su libro, ¡Come esa rana! 21 excelentes maneras de dejar de procrastinar y hacer más en menos tiempo , no requiere que consumas anfibios, sino que te anima a abordar primero tu tarea más importante.Publicidad

La idea detrás de esto es que una vez que hayas quitado la tarea más grande del camino, la sensación de logro será tan grande que estarás motivado para completar el resto de tus tareas del día sin problemas, creando una especie de efecto dominó. .

2. No comprometa demasiado

Si eres el tipo de persona que dice que sí a todas las solicitudes que te hacen, no es de extrañar que tengas una agenda muy ocupada. Si te encuentras asumiendo más tareas y obligaciones de las que puedes cumplir, esto puede llevarte a esa mentalidad de que odio el trabajo.

Si bien decir que no puede no ser algo natural para algunas personas, es una habilidad que debe desarrollarse si desea asegurarse de que está trabajando dentro de sus límites. Comprometerse demasiado con las cosas puede estirarlo y causar presión y estrés adicionales.

Puede que le resulte difícil decirle que no a su jefe, pero, créame, decir que no inicialmente los decepcionará menos que si acepta algo y no lo entrega en todo su potencial.

Aunque rechazar tareas y obligaciones le proporcionará más tiempo, siempre es bueno tener en cuenta que antes de decir que no automáticamente a cada solicitud, primero debe evaluar lo que se le pide. Nunca se sabe, puede haber algunas cosas que no le quitarán demasiado tiempo y que valdría la pena.

Conozca los consejos de Leo Babauta sobre El suave arte de decir no .

3. Mantente organizado

Planificar, coordinar y tener un sistema en funcionamiento es fundamental para abordar una agenda ocupada de manera productiva.Publicidad

La forma en que te mantengas organizado depende completamente de ti. Ya sea que esto signifique tener implementado un sistema de administración de tareas completo o una simple lista de tareas diarias escrita en una hoja de papel, visualizar su horario puede ayudarlo a mantenerse organizado y estar al tanto de todo.

También puede garantizar que no se olvide de una tarea importante. Estar preocupado por una agenda ocupada puede significar que accidentalmente se te pasen por alto las cosas. También puede ayudarlo a estar preparado para sorpresas inesperadas o cualquier cambio de última hora, de modo que no ralentice su flujo de trabajo.

Recuerde que lo que puede funcionar para su colega puede no funcionar para usted. Por lo tanto, el hecho de que no tenga el último sistema de programación de última generación no significa que su forma de organización sea menos válida.

4. Delegado

Si tiene la capacidad para hacerlo, entonces delegar tareas es otra forma de administrar una agenda ocupada. Saber como delegar efectivamente es una habilidad esencial que todas las personas en cualquier posición de liderazgo deben poseer. No solo aligerará su carga de trabajo, sino que también liberará su tiempo para que pueda gastarlo en algo que disfrute.

La delegación efectiva implica más que gritar órdenes. Por ejemplo, debe identificar el tipo de habilidades que se necesitan para completar la tarea y luego determinar quién será el mejor para hacerlo. Esto requiere que conozca a sus empleados y / o colegas. También debe asegurarse de dar instrucciones claras para evitar tener que rehacer la tarea porque no se hizo correctamente la primera vez.

La delegación de tareas no solo te beneficia. Puede ayudar a otra persona a adquirir nuevas habilidades que pueden serle útiles en el futuro. Pero antes de comenzar a delegar, siempre fíjate si hay tareas que puedas eliminar por completo. No tiene sentido darle a otra persona la responsabilidad si realmente no tiene que hacerse en primer lugar. Desea crear más tiempo para todos en la empresa, ¡no solo para usted!

5. Toma descansos

Los peligros de una agenda ocupada es que puede provocar estrés, agotamiento y disminución de la productividad; por eso es importante incluir descansos en su agenda. Esto se refiere especialmente a las personas que trabajan frente a las computadoras, ya que corren el riesgo de llevar estilos de vida sedentarios.Publicidad

Tomar descansos regulares es crucial para mantener su salud y bienestar. Demasiado estrés y agotamiento pueden provocar problemas de salud graves, como sufrir un agotamiento ocupacional,^[1]que ahora se reconoce como un síndrome legítimo causado únicamente en el lugar de trabajo.

Los beneficios de tomar descansos regulares mientras trabaja es que, si bien puede parecer que está siendo contraproducente al tratar de crear más tiempo, al mantener su salud y bienestar, en realidad está aumentando sus niveles de energía y productividad.

¡Solo se necesitan tan solo 30 segundos para mejorar la agudeza mental en un 13%! Además, también está reduciendo las posibilidades de contraer una enfermedad que puede resultar en una cantidad sustancial de tiempo fuera de la oficina.

La línea de fondo

Tener una agenda ocupada puede hacer que sea más fácil quedar atrapado en el trabajo y olvidarse de las otras cosas en su vida. Mientras que el ajetreo se refiere a la cantidad de cosas que tiene que hacer, la productividad se refiere a qué tan bien aborda sus tareas para que pueda lograr todo lo que pueda en el menor tiempo posible.

Al aplicar las 5 técnicas anteriores, puede administrar su horario de manera más productiva; también estás un paso más cerca de erradicar la noción de que odio trabajar por completo de tu mente, ya que notarás que tu agenda se libera.

Podrás dedicar el tiempo creado a las cosas que más te importan.