Todos tenemos esos días en los que completar nuestras tareas asignadas parece fuera de nuestro alcance. Con la tentación de las redes sociales, los juegos móviles e Internet en general, sin mencionar el constante ajetreo de la gente en la oficina, es fácil caer presa de interrupciones y distracciones en el trabajo.

Entonces, ¿qué podemos hacer al respecto? ¿Cómo ser productivo en el trabajo?

Si bien no tenemos un sistema infalible que pueda eliminar por completo las perturbaciones y desvíos, tenemos 9 reglas básicas que se pueden aplicar para ayudar a aumentar sus niveles de productividad.

Siga leyendo para conocer nuestros consejos sobre productividad laboral.

Tabla de contenido

1. ¿Qué significa ser productivo?
2. 9 reglas básicas sobre cómo ser productivo en el trabajo
3. La línea de fondo
4. Más consejos de productividad

¿Qué significa ser productivo?

¿Cómo ser productivo en el trabajo? es la vieja pregunta que afecta tanto a los empleados como a los empleadores en todo el mundo. Independientemente de dónde trabaje y qué haga, todo el mundo siempre está buscando nuevas formas de ser más eficientes y efectivos.

Pero, ¿qué implica realmente ser productivo?

Completar más tareas en su lista o trabajar más horas no significa necesariamente que esté siendo más productivo. Simplemente significa que está más ocupado y que la productividad no debe confundirse con el ajetreo.

Productividad significa lograr resultados efectivos en el menor tiempo posible, dejándote más tiempo para disfrutar libremente.

Implica trabajar más inteligentemente, no más duro. Significa refinar los procesos, acelerar los flujos de trabajo y reducir las posibilidades de interrupciones.

La productividad se logra mejor al observar su forma actual de trabajar, identificar los cuellos de botella, fallas y obstáculos, y luego encontrar formas de mejorar.

9 reglas básicas sobre cómo ser productivo en el trabajo

1. Evite la multitarea

La multitarea puede dar la impresión de que se pueden realizar más tareas ya que está haciendo varias cosas a la vez. Sin embargo, lo opuesto es verdadero.Publicidad

La investigación ha demostrado que intentar hacer varias cosas al mismo tiempo afecta la productividad y que cambiar entre tareas puede costar hasta el 40 por ciento del tiempo de alguien.^[1]Eso es porque su enfoque y concentración se ve obstaculizado constantemente debido a tener que cambiar de tarea.

Si tiene muchas tareas en su plato, determina tus prioridades y asigne suficiente tiempo para cada tarea. De esa manera, puede trabajar primero en lo que es urgente y tener suficiente tiempo para completar el resto de sus tareas.

2. Desactiva las notificaciones

Según una encuesta de Gallup, más del 50 por ciento de los propietarios de teléfonos inteligentes de EE. UU. Admiten que revisan sus teléfonos varias veces por hora.^[2]

Apagar su teléfono, o al menos sus notificaciones, durante el horario laboral es una buena manera de evitar que revise su teléfono todo el tiempo.

Lo mismo se aplica a su computadora. Si tiene el privilegio de acceder a las redes sociales en el escritorio de su trabajo, desactive las notificaciones allí.

Otro buen consejo es cerrar la sesión de sus cuentas de redes sociales. Por lo tanto, cuando sienta la necesidad de verificarlo, es posible que se sienta influenciado porque su página no es tan fácil de acceder.

3. Gestionar las interrupciones

Hay ciertas interrupciones en la oficina que son inevitables, como que su gerente solicite una reunión rápida o su colega solicite ayuda. Para lidiar con esto, su mejor enfoque es saber cómo manejar las interrupciones como un profesional.

Sea proactivo e informe a las personas que lo rodean de su necesidad de concentrarse. Active su estado como ocupado / no disponible en su aplicación de chat del trabajo.

Si tiene una fecha límite, dígales a sus colegas que necesita concentrarse y que realmente agradecería que no lo interrumpan por el momento, o incluso trabajar desde casa si esa es una opción factible para usted.

Al anticipar y tener un plan para manejarlos, esto minimizará sus posibilidades de verse afectado por interrupciones.

4. Come la rana

Mark Twain dijo una vez que:Publicidad

si tu trabajo es comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comer dos ranas, lo mejor es comer primero la más grande.

Lo que esto significa básicamente es que primero debes dejar de lado tu tarea más importante y urgente.

Todos tenemos esa gran e importante tarea que no queremos hacer, pero sabemos que tenemos que hacer porque tiene la mayor consecuencia si no la completamos.

Come la rana es una técnica de productividad que lo alienta a realizar primero la tarea más importante y más indeseable. Completar esta tarea en particular antes que nada le dará una gran sensación de logro. Hará rodar la pelota durante el resto del día y lo motivará a completar con entusiasmo sus otras tareas.

5. Reducir las reuniones

Las reuniones pueden consumir mucho tiempo, que es un tiempo que se puede utilizar para hacer algo útil.

Tienes que esperar a que lleguen todos, luego, después de que las bromas hayan desaparecido, finalmente puedes quedarte atrapado. Y a veces, puede llevar toda una hora resolver un solo problema.

¿La alternativa? No organice una reunión en absoluto. Se sorprenderá de la cantidad de cosas que se pueden resolver a través de un correo electrónico o una llamada telefónica rápida.

Pero eso no significa que deba eliminar las reuniones por completo. Hay determinadas circunstancias en las que siguen siendo necesarias discusiones y negociaciones cara a cara. Solo asegúrese de sopesar las opciones antes.

Si se trata solo de compartir información, probablemente sea mejor que envíe un correo electrónico; pero si se requiere una lluvia de ideas o una discusión en profundidad, lo mejor sería una reunión en persona.

6. Utilice herramientas

Tener las herramientas adecuadas con las que trabajar es fundamental, ya que en realidad solo es tan bueno como los recursos que tiene a su disposición. No solo podrá completar las tareas de la manera más eficiente posible, sino que también pueden agilizar los procesos. Dichos procesos son esenciales para una empresa, ya que administran tareas, mantienen a los empleados conectados y almacenan datos importantes.

Si es el gerente o el propietario de la empresa, asegúrese de que su equipo cuente con las herramientas adecuadas.Publicidad

Y si usted es un empleado y cree que las herramientas con las que tiene que trabajar actualmente no están a la altura, avísele a su gerente. Un buen líder de equipo comprende la importancia de tener las herramientas adecuadas y cómo puede afectar la productividad de los empleados.

Algunos ejemplos de herramientas que podrían utilizarse:

Comunicación

• Flojo para el chat y la colaboración en equipo.
• Misma página para software de videoconferencia.
• Zendesk para el compromiso del servicio al cliente.

Administración de tareas

• Zenkit para la colaboración de tareas y proyectos.
• Wunderlist para enumerar sus tareas pendientes.
• Wekan para una opción de código abierto.

Gestión de base de datos

• Zoho Creator para una base de datos en línea gratuita.
• Ninox para una variedad de plantillas.
• QuintaDB para un creador de formularios web y CRM.

Seguimiento del tiempo

• Clockify para un rastreador gratuito.
• TMétrico para integraciones de espacios de trabajo.
• TimeCamp para el seguimiento de la asistencia y la productividad.

También puedes echar un vistazo a estos Las 10 mejores herramientas de productividad para ayudarlo a lograr 10 veces más en menos tiempo .

7. Ordena y organiza

Tener un espacio de trabajo desorganizado y abarrotado puede limitar su capacidad de concentración. Según los investigadores, el desorden físico puede afectar negativamente su capacidad para concentrarse y asimilar información.^[3]Por eso es importante mantener su entorno de trabajo ordenado y ordenado.

Asegúrese de tener su propio sistema de organización para saber qué hacer cuando el papeleo comience a acumularse.

Estar organizado también asegurará que sepa dónde encontrar la papelería, las herramientas o los documentos adecuados cuando los necesite. Un estudio de EE. UU. Revela que el trabajador promedio puede perder hasta una semana al año buscando artículos extraviados.^[4]

Aquí hay una guía útil para ayudarlo a ordenar y organizar: Cómo ordenar su vida y reducir el estrés (la guía definitiva)

8. Toma descansos

Tomar descansos regulares es esencial para mantener la productividad en el trabajo. Trabajar frente a una computadora puede llevar a un estilo de vida sedentario que puede ponerlo en un mayor riesgo de enfermedad cardíaca, diabetes y obesidad. Incluso un micropaso de 30 segundos puede aumentar sus niveles de productividad hasta en un 30 por ciento.

Además de su salud física, los descansos también son cruciales para su bienestar mental y emocional. Eso es porque su cerebro es como un músculo, cuanto más trabaja sin interrupción, más fácil es que se desgaste.

Asegurarse de que realmente se tome sus descansos puede evitar que sufra fatiga por tomar decisiones. También puede ayudar a impulsar la creatividad.

Eche un vistazo a este artículo y descubra por qué debería comenzar a programar el tiempo para los descansos: La importancia de programar el tiempo de inactividadPublicidad

9. Beber agua

Aunque sabemos que deberíamos, es fácil olvidar beber suficiente agua durante la jornada laboral.

Muchos de nosotros recurrimos al té o al café para que el golpe de cafeína nos ayude a seguir adelante. Sin embargo, al igual que los descansos, el agua potable es fundamental para mantener los niveles de productividad en el trabajo. Es simple y efectivo.

No beber suficiente agua puede conducir a la deshidratación y también dolores de cabeza, cansancio y aumento de peso.

Un buen consejo para evitar la deshidratación es tener una botella de agua en su escritorio, ya que puede servir como recordatorio para beber agua constantemente.

Si el sabor del agua le resulta un poco insípido, agregue un poco de fruta como pepino o limón para darle un mejor sabor.

También puede obtener más ideas sobre cómo beber más agua aquí: Cómo beber más agua (y por qué debería hacerlo)

La línea de fondo

Las nueve reglas básicas anteriores sobre la productividad del trabajo no son el fin de todo. Usted y la empresa para la que trabaja pueden tener otros consejos sobre la mejor manera de aumentar y mantener la productividad.

Después de todo, es algo que se puede percibir de manera diferente según el trabajo y el entorno de trabajo exactos.

Sin embargo, al decir eso, las 9 reglas básicas sirven como una buena base para cualquier persona que se encuentre sucumbiendo a la interrupción y la distracción, y esté buscando formas de superarlas.

Un buen consejo a tener en cuenta es que los cambios no ocurren de la noche a la mañana. Empiece poco a poco y sea coherente . Si tiene un desliz, simplemente quítese el polvo y vuelva a intentarlo.

El desarrollo de hábitos ocurre gradualmente, por lo que, siempre que lo mantenga, pronto comenzará a notar los cambios que ha estado haciendo y, finalmente, disfrutará de los frutos de su trabajo.Publicidad

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Crédito de la foto destacada: Cathryn Lavery a través de unsplash.com

Referencia