Todo el mundo ha escuchado el término productividad y la gente habla de él en términos de qué tan alto es y cómo mejorarlo. Pero pocos saben cómo medir la productividad, o incluso de qué estamos hablando exactamente cuando usamos el término productividad.

En su forma más simple, la fórmula de productividad se ve así: Salida ÷ Entrada = Productividad .

Por ejemplo, tiene dos vendedores que hacen cada uno 10 llamadas a los clientes por semana. El primero tiene un promedio de 2 ventas por semana y el segundo tiene un promedio de 3 ventas por semana. Al introducir los números, obtenemos los siguientes niveles de productividad para cada vendedor.

Para el vendedor uno, la salida es 2 ventas y la entrada es 10 ventas: 2 ÷ 10 = .2 o 20% productividad. Para el vendedor dos, la salida es 3 ventas y la entrada es 10 ventas: 3 ÷ 10 = .3 o 30% productividad.

Saber medir e interpretar la productividad es un activo invaluable para cualquier gerente o propietario de la empresa en el mundo de hoy. Como ejemplo, en el escenario anterior, el vendedor n. ° 1 claramente no lo está haciendo tan bien como el vendedor n. ° 2.

Conociendo esta información, ahora podemos determinar mejor qué curso de acción tomar con el vendedor # 1.

Algunos resultados posibles podrían ser requerir más capacitación interna para ese vendedor, o hacer que acompañe al vendedor más productivo para aprender una mejor técnica. Puede ser que el vendedor n. ° 1 no sea adecuado para las ventas y haría un mejor trabajo en una posición diferente.

Cómo medir la productividad con técnicas de gestión

Saber cómo medir la productividad le permite ajustar su negocio minimizando los costos y maximizando las ganancias:

1. Identificar metas a corto y largo plazo

Tener una buena comprensión de cuáles son sus objetivos (o los de su empresa) es clave para medir la productividad.

Por ejemplo, si tu el objetivo de la empresa es maximizar la participación de mercado, querrá medir la productividad de su equipo por su capacidad para adquirir nuevos clientes, no necesariamente por las ventas reales realizadas.

2. Divida las metas en objetivos semanales más pequeños

Su objetivo a largo plazo podría ser conseguir 1.000 nuevos clientes en un año. Serán 20 nuevos clientes por semana. Si tiene 5 personas en su equipo, entonces cada una debe traer 4 nuevos clientes por semana.

Ahora que lo ha desglosado, puede realizar un seguimiento de la productividad de cada persona semana a semana simplemente ingresando los números:Publicidad

Productividad = número de nuevos clientes ÷ número de llamadas de ventas realizadas

3. Cree un sistema

¿Alguna vez ha notado que cada vez que entra a un McDonald's, la máquina de papas fritas está siempre a su izquierda?

Esto se debe a que McDonald's creó un sistema. Han determinado que la forma más eficiente de configurar una cocina es tener siempre la máquina de papas fritas a la izquierda cuando entras.

Puedes hacer lo mismo y adaptarlo a tu negocio.

Supongamos que sabe que los vendedores más productivos obtienen la mayor cantidad de ventas entre las 3 y las 7 p. M. Si los otros vendedores trabajan de 9 am a 4 pm, potencialmente puede aumentar la productividad a través de algo tan simple como ajustar la jornada laboral.

Saber cómo medir la productividad le permite configurar, monitorear y ajustar los sistemas para maximizar la producción.

4. ¡Evalúe, evalúe, evalúe!

Ya hemos mencionado el uso de estos números de productividad para evaluar y monitorear a sus empleados, pero no olvide evaluarse a sí mismo usando estas mismas medidas.

Si ha configurado un sistema para realizar un seguimiento y medir el desempeño de los empleados, pero aún no está cumpliendo los objetivos, puede que sea el momento de analizar su estilo de gestión. Después de todo, tu gestión es una gran parte del lado de entrada de nuestra ecuación.

¿Es más un administrador de zanahoria o de palo? Tal vez puedas intentar ser más del tipo opuesto para ver si eso cambia la productividad. ¿Está administrando a sus empleados como un grupo? Quizás adoptar un enfoque más individualizado sería una mejor manera de utilizar las fortalezas y debilidades de cada individuo.

Solo recuerde que usted y su estilo de gestión contribuyen directamente a la productividad de sus empleados.

5. Utilice una escala de calificaciones

Tener objetivos claros y concisos para los empleados individuales es una parte crucial de cualquier intento de aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Una vez que haya establecido las metas u objetivos, es importante que sus empleados reciban comentarios periódicos sobre su progreso.

El uso de una escala de calificaciones es una buena forma de proporcionar una representación visual estandarizada del progreso. El uso de una escala del 1 al 5 o del 1 al 10 es una buena forma de dar comentarios claros y concisos de forma individual.Publicidad

También es una buena forma de realizar un seguimiento del progreso y el crecimiento a largo plazo en las áreas que necesitan mejoras.

6. Contratar compradores misteriosos

Esto es especialmente útil en operaciones minoristas donde el servicio al cliente es fundamental. Un comprador misterioso puede dar comentarios basados ​​en lo que probablemente experimentará un cliente típico.

Puede contratar a su propio comprador o hay empresas que se lo proporcionarán. Independientemente de la ruta que elija, es importante que los compradores misteriosos tengan una lista de verificación estandarizada para su evaluación.

Puede solicitar evaluaciones de la amabilidad de sus empleados, el tiempo que tardó en saludar al comprador, el conocimiento de los empleados sobre los productos o servicios y casi cualquier otra cosa que sea importante para una operación minorista.

7. Ofrecer formularios de comentarios

El uso de un formulario de comentarios es una excelente manera de obtener comentarios directos de los clientes existentes. Hay solo un par de cosas a tener en cuenta al usar formularios de comentarios.

Primero, mantenga el formulario corto, de 2 a 3 preguntas como máximo, con un espacio para comentarios adicionales. Pedirle a la gente que complete un formulario largo con muchas preguntas reducirá significativamente la cantidad de información que recibe.

En segundo lugar, tenga en cuenta que es mucho más probable que los clientes envíen formularios de comentarios cuando no están satisfechos o tienen una queja que cuando están satisfechos.

Puede contrarrestar esta tendencia pidiendo a todos que respondan la encuesta al final de su interacción. Esto aumentará el cumplimiento y le brindará una gama más amplia de experiencias de clientes, lo que le ayudará a medida que aprende a medir la productividad.

8. Seguimiento de la rentabilidad

Esta es una excelente métrica, especialmente si sus empleados tienen cierta discreción sobre sus presupuestos. Puede realizar un seguimiento de cuánto gasta cada persona y cómo lo gasta en función de su productividad.

Nuevamente, este es fácil de conectar a la ecuación: Productividad = cantidad de dinero aportada ÷ cantidad de dinero gastada .

Tener esta información es muy útil para pronosticar gastos y estimar presupuestos.

9. Utilice autoevaluaciones

Pedirle a su personal que haga autoevaluaciones puede ser beneficioso para todos. Los estudios han demostrado que cuando los empleados sienten que están involucrados y sus aportes se toman en serio, la moral mejora. Y como todos sabemos, alto la moral de los empleados se traduce en una mayor productividad .Publicidad

El uso de autoevaluaciones también es una buena manera de asegurarse de que los objetivos de los empleados y los empleadores estén alineados.

10. Supervisar la gestión del tiempo

Este es el asesino número uno de la productividad en el lugar de trabajo. El tiempo dedicado a navegar por Internet, jugar, consultar el correo electrónico y realizar llamadas personales contribuyen a reducir la productividad.^[1].

El truco consiste en limitar estas actividades sin volverse autoritario y sin afectar la moral. Los estudios han demostrado que la mayoría de las personas se adhieren a las reglas que consideran justas y se aplican a todos por igual.

Si bien lo ideal es que pensemos que ninguna de estas actividades debe realizarse en el horario de la empresa, es casi seguro que los empleados tengan una opinión diferente. Desde el punto de vista de la productividad, es mejor tener políticas y reglas que se consideren justas para ambas partes a medida que aprende a medir la productividad.

11. Analizar la adquisición de nuevos clientes

Todos hemos escuchado la frase que dice que es más caro conseguir un nuevo cliente que mantener uno existente. Y si bien eso es muy cierto, para que su negocio siga creciendo, necesitará agregar nuevos clientes continuamente.

Saber cómo medir la productividad a través de la adquisición de nuevos clientes asegurará que sus dólares de marketing se gasten de la manera más eficiente posible. Esta es otra métrica que es fácil de incorporar a la fórmula: Productividad = número de nuevos clientes ÷ cantidad de dinero gastado para adquirir esos clientes .

Por ejemplo, si ejecuta cualquier tipo de campaña publicitaria, puede comparar los resultados y basar su gasto futuro en consecuencia.

Supongamos que su presupuesto publicitario total es de $ 3,000. Pones $ 2,000 en anuncios de televisión, $ 700 en anuncios de radio y $ 300 en anuncios impresos. Cuando realiza un seguimiento de los resultados, descubre que su anuncio de televisión generó 50 nuevos clientes, su anuncio de radio generó 15 nuevos clientes y su anuncio impreso generó 9 nuevos clientes.

Introduzcamos esos números en nuestra ecuación. La televisión produjo 50 nuevos clientes a un costo de $ 2,000 (50 ÷ 2000 = .025, o una tasa de productividad del 2.5%). Los anuncios de radio produjeron 15 nuevos clientes y costaron $ 700 (15 ÷ 700 = .022, o una tasa de productividad del 2,2%). Los anuncios impresos atrajeron a 9 nuevos clientes y costaron $ 300 (9 ÷ 300 = .03, o un 3% de retorno de la productividad).

A partir de este análisis, está claro que obtendría el mayor beneficio de su inversión publicitaria utilizando anuncios impresos.

12. Utilice la retroalimentación de los compañeros

Esto es especialmente útil cuando se trata de personas que trabajan en equipos o grupos. Si bien las autoevaluaciones pueden ser muy útiles, la persona promedio es notoriamente mala para evaluar sus propias habilidades.Publicidad

Pregúntele a una sala llena de gente cuántos se consideran un conductor superior al promedio y verá que el 70% de las manos se levantan^[2]! Ahora sabemos claramente que, en realidad, alrededor del 25% de los conductores están por debajo del promedio, el 25% están por encima del promedio y el 50% están en el promedio.

¿Están mintiendo todas estas personas? No, simplemente no tienen una evaluación precisa de sus propias habilidades.

Lo mismo ocurre en el lugar de trabajo. El uso de la retroalimentación de los compañeros a menudo proporcionará una evaluación más precisa de la capacidad de una persona que una autoevaluación.

13. Fomente la innovación y no penalice el fracaso

Cuando se trata de productividad, fomentar la participación de los empleados y adoptar sus ideas puede ser una excelente manera de impulsar la productividad. Solo asegúrese de que cualquier cambio que adopte se traduzca en una mayor productividad.

Supongamos que alguien se acerca a usted para solicitarle un presupuesto de entretenimiento para que pueda invitar a los clientes potenciales a jugar al golf oa cenar. Al utilizar métricas de productividad simples, puede producir fácilmente un análisis de costo-beneficio y expandir el programa al resto del equipo de ventas o terminarlo por completo.

De cualquier manera, ha adquirido un conocimiento valioso y ha elevado la moral al incluir a los empleados en el proceso de toma de decisiones .

14. Utilice un evaluador externo

El uso de un evaluador externo es el pináculo de las evaluaciones objetivas. Las empresas que brindan evaluaciones profesionales utilizan personal altamente capacitado que incluso se especializa en industrias específicas.

Diseñarán un análisis completo del nivel de productividad de su negocio. En su informe final, ofrecerán sugerencias y recomendaciones sobre cómo mejorar la productividad.

Si bien los beneficios de una evaluación profesional son muchos, sus costos los hacen prohibitivos para la mayoría de las empresas.

Pensamientos finales

Estas son solo algunas de las cosas que puede hacer cuando aprende a medir la productividad. Algunos pueden funcionar para su situación particular y otros no.

Lo más importante que debe recordar al decidir cómo realizar un seguimiento de la productividad es elegir un método coherente con sus objetivos. Una vez que haya decidido eso, es solo una cuestión de monitorear continuamente su progreso, hacer ajustes menores y analizar los resultados de esos ajustes.

El mundo de los negocios está cambiando rápidamente y tener las herramientas adecuadas para rastrear y monitorear su productividad puede brindarle una ventaja sobre la competencia.Publicidad

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Crédito de la foto destacada: William Iven a través de unsplash.com

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