Mientras se sienta a leer este artículo, supongo que ha experimentado distracciones en el trabajo al menos una vez hoy, probablemente más de una vez.

Lo más probable es que te interrumpan antes de que termines de leer este artículo.

La simple verdad es que todos enfrentamos distracciones en el trabajo todos los días y, por lo general, cada hora, algo o alguien puede distraerlo.

Con tantas reuniones a las que asistir, conversaciones o visitas de compañeros de trabajo, llamadas, correos electrónicos, notificaciones sociales y muchas otras interrupciones, a menudo puede parecer un verdadero desafío mantenerse productivo y hacer las cosas importantes.

Las distracciones reducen nuestra productividad y energía.

Afectan nuestra capacidad para concentrarnos y ceñirnos a los proyectos o tareas el tiempo suficiente para llevarlos a cabo.

Si piensa en su semana laboral, estoy seguro de que puede enumerar de 5 a 10 cosas o personas que han creado distracciones en el trabajo.

Pero, ¿cuántas de esas distracciones son autoinfligidas y cuántas son el resultado de su entorno de trabajo?

Tabla de contenido

1. ¿Por qué debería deshacerse de las distracciones en el trabajo?
2. 7 distracciones comunes en el trabajo (y cómo abordarlas)
3. Línea de fondo
4. Más sobre mantenerse enfocado

¿Por qué debería deshacerse de las distracciones en el trabajo?

Casi 3 de cada 4 trabajadores (70%) admiten que se sienten distraídos en el trabajo, y el 16% de las personas afirma que casi siempre están distraídos.^[1]

El impacto de las distracciones en el lugar de trabajo, según el informe, incluyó:

• El 54% dijo que no se está desempeñando tan bien como debería
• El 50% dijo que son significativamente menos productivos
• El 20% dijo que no puede alcanzar su máximo potencial y avanzar en su carrera.

La misma encuesta de Udemy citó los principales beneficios de reducir la distracción en el lugar de trabajo de los entrevistados:

• El 75% dijo que hago más cosas y soy más productivo
• El 57% dijo que estoy motivado para hacer mi mejor esfuerzo
• El 51% dijo que tengo más confianza en mi capacidad para hacer bien mi trabajo.
• 49% dijo que soy más feliz en el trabajo
• 44% afirmó que entrego trabajo de mayor calidad

Las principales distracciones identificadas por Udemy for Business en su encuesta incluyeron a los compañeros de trabajo locuaces (citados por el 80% de los trabajadores encuestados) y el ruido de la oficina (70%).

El 60% de los encuestados culpó a las reuniones de la baja productividad, mientras que el 58% dijo que, aunque no necesitan las redes sociales para hacer su trabajo, no podrían pasar la jornada laboral sin consultar plataformas como Facebook, Twitter y Instagram.

7 distracciones comunes en el trabajo (y cómo abordarlas)

Una encuesta de 2016 a 2.000 gerentes de recursos humanos y de contratación de EE. UU. Realizada por CareerBuilder mostró que los principales culpables de las distracciones eran los teléfonos inteligentes (55%), Internet (41%), los chismes (37%), las redes sociales (37%) y los compañeros de trabajo que pasaban por allí. (27%), pausas para fumar o refrigerios (27%), correo electrónico (26%), reuniones (24%) y compañeros de trabajo ruidosos (20%).^[2]

Casi tres cuartas partes de los empleadores encuestados por CareerBuilder dijeron que se perdían dos o más horas al día en productividad debido a distracciones en el lugar de trabajo, y casi la mitad (43%) estimaba que perdían tres o más horas al día.

Una encuesta de 2000 personas realizada por el servicio de gestión financiera Think Money en el Reino Unido informó que un tercio de los empleados se distraen en el trabajo hasta tres horas al día.^[3]

Por lo tanto, imagínese si ha tenido menos distracciones en el trabajo y pudo aumentar su concentración y hacer más de su mejor trabajo.

Con estas encuestas sobre las distracciones en el lugar de trabajo en mente, identifiqué las 7 distracciones principales a las que probablemente se enfrenta en este momento y algunas estrategias prácticas que lo ayudarán a superarlas y aumentar su productividad y creatividad:

1. Compañeros de trabajo parlanchines

Establecer relaciones con su equipo y sus colegas en el trabajo es esencial.

Las conversaciones diarias son importantes para crear una cultura y un ambiente amistosos y de colaboración dentro de la oficina, pero es fácil quedar atrapado en conversaciones y chismes interminables.Publicidad

Si su puerta está siempre abierta, es muy fácil que alguien asome la cabeza en la oficina para hacer preguntas, lo que lo aleja de su trabajo productivo.

Cómo mantenerse concentrado y disminuir la distracción

Si tiene problemas con los miembros del equipo que conversan constantemente o distraen, intente tener una conversación discreta con ellos sobre el impacto que está teniendo en su día.

Alternativamente, cierre la puerta de su oficina si tiene una. Otro método a utilizar si necesita estar enfocado y concentrado es ponerse un par de auriculares (si su oficina lo permite).

2. Ruido de oficina

Una investigación realizada por Kim y de Dear en la Universidad de Sydney reveló que el 30 por ciento de los trabajadores en cubículos y alrededor del 25 por ciento en oficinas sin tabiques estaban descontentos con los niveles de ruido en el trabajo.^[4]

La investigación de Ipsos y el equipo de Workspace Futures de Steelcase muestra que el 85% de las personas están insatisfechas con su entorno de trabajo y no pueden concentrarse. De los encuestados, el 95% dijo que trabajar de forma privada era importante para ellos, pero solo el 41% dijo que podía hacerlo, y el 31% tuvo que dejar la oficina para terminar el trabajo.^[5]

Se encuestó a más de 10,000 trabajadores en 14 países, y los hallazgos clave también mostraron que:

• Los trabajadores de oficina pierden 86 minutos al día debido a las distracciones
• Muchos empleados están desmotivados, son improductivos y están demasiado estresados.
• Tienen poca capacidad para pensar y trabajar de forma creativa y constructiva.

Si trabaja en una oficina grande o pequeña, estoy seguro de que ha experimentado que las oficinas pueden ser muy ruidosas, ya sean conversaciones, llamadas telefónicas, música u otros ruidos.

Cómo mantenerse concentrado y disminuir la distracción

Si tiene una oficina, lo más simple que puede hacer es cerrar la puerta para que pueda tener algo de privacidad y un momento de tranquilidad y concentración.

Cuando tienes compañeros de trabajo que sabes que están creando mucho ruido, ¿puedes acercarte a ellos y tener una conversación tranquila sobre cómo sus acciones están afectando tu capacidad de concentración? ¿Tienes que trabajar desde tu escritorio?

Si tiene un proyecto específico en el que necesita trabajar donde necesita un tiempo tranquilo e ininterrumpido, explore el trabajo desde un espacio tranquilo dentro de su edificio.

Las alternativas incluyen trabajar desde casa (si es posible) o desde otro lugar, como un parque o un café.

Siempre habrá ruido en una oficina y la mayoría de las veces será soportable, pero de vez en cuando necesita cambiar su entorno para realizar su trabajo más importante.

3. Consumo de correo electrónico

Según Tim Ferriss, necesitamos t:

limitar el consumo y la producción de correo electrónico. Esta es la mayor interrupción del mundo moderno.

Todos sabemos lo molesto que puede ser el correo electrónico.

En un día típico, ¿cuántos correos electrónicos recibe y envía?

¿Te suena familiar?

Está trabajando en un proyecto importante y recibe una notificación de que ha recibido un mensaje de correo electrónico.

Ahora tienes dos opciones.

Puede detener lo que está haciendo y dejar de concentrarse y leer el correo electrónico, o puede concentrarse y mirar el correo electrónico más tarde.Publicidad

Mucha gente pasa todo el día así. Están completamente comprometidos con el trabajo en algo importante y luego aparece una notificación por correo electrónico.

Detiene lo que está haciendo, cambia a su bandeja de entrada y lee el correo electrónico, a menudo un correo electrónico que es completamente irrelevante y no contribuye en nada a sus prioridades actuales.

Estos correos electrónicos pueden crear una sensación constante de ajetreo y, a menudo, resultarán en proyectos sin terminar al final del día.

Esto, a su vez, puede crear la sensación de que en realidad no hemos tenido un día productivo.

Cómo mantenerse concentrado y disminuir la distracción

Bloqueo de tiempo

Reserve una cantidad específica de tiempo ininterrumpido para trabajar en un proyecto o tarea. Comprométase a no mirar correos electrónicos (o responder llamadas telefónicas) durante este período de tiempo.

Basándome en el consejo de Tim, he decidido revisar el correo electrónico solo dos veces al día. Ya está teniendo un impacto enorme. Esto es lo que sugiero:

Trabajar en modo fuera de línea

Configura tu computadora o laptop en modo sin conexión y deja que los mensajes de correo electrónico se acumulen en tu bandeja de entrada hasta que estés listo para responderlos.

En lugar de ver y responder correos electrónicos uno por uno, deje que se acumulen y luego reserve un tiempo específico para procesar y responder a los correos electrónicos.

Responder por lotes de correo electrónico llevará menos tiempo que responderlos uno por uno, y le permite mantenerse concentrado en el proyecto en cuestión sin distraerse.

Revise el correo electrónico a determinadas horas del día

Este método ha sido introducido por varios de mis clientes de coaching empresarial y les ha ayudado a liberar tiempo y mantenerse más concentrados.

Sus circunstancias laborales serán diferentes, por lo que es importante encontrar un proceso que funcione para usted y otros miembros de su equipo.

Un método es tener dos momentos específicos al día para revisar sus correos electrónicos, otro tal vez tres veces al día: por la mañana, a la hora del almuerzo y en la hora antes de irse para asegurarse de estar al día.

Si decide implementar esta técnica, sería aconsejable crear un mensaje de fuera de la oficina.

No revise el correo electrónico a primera hora

Esta técnica puede ser difícil de implementar dependiendo de sus circunstancias, pero si puede, será mucho más productivo. Este es el por qué .

En lugar de consultar el correo electrónico a primera hora, en lugar de eso, dedique este precioso tiempo en el que esté más lleno de energía y concentrado en trabajar en una o dos de las principales prioridades del día.

4. Uso de teléfonos inteligentes (y otros dispositivos)

Mirar continuamente su teléfono interrumpe el flujo de trabajo y el enfoque.Publicidad

Según una investigación reciente de Deloitte, la persona promedio revisa su teléfono inteligente 47 veces al día.^[6]

Si usa un promedio de 47 veces al día y trabaja una jornada laboral de 8 horas, eso significa que puede estar revisando su teléfono casi 6 veces por hora.

Eso es suficiente para distraer a cualquiera.

Todos sabemos que los teléfonos inteligentes y otros dispositivos nos interrumpen con frecuencia y desvían nuestra atención del proyecto o tarea en la que estamos trabajando.

Es fácil tomar un descanso con frecuencia de nuestras tareas importantes para revisar nuestros teléfonos, relojes y otros dispositivos.

Cómo mantenerse concentrado y disminuir la distracción

Mueva su teléfono a otra parte

Es muy tentador revisar nuestros teléfonos, incluso si estamos trabajando en un proyecto importante.

¿La solución? Pon tu teléfono en un cajón o muévelo fuera del alcance de tu brazo para que no tengas la tentación de echar un vistazo rápido.

Desactivar las notificaciones

Desactive todas las notificaciones que no requieran atención inmediata, especialmente las notificaciones de redes sociales. Esto incluye el correo electrónico si también lo tiene configurado en su teléfono.

Si algunas notificaciones realmente importan, hazlas en silencio y ocúltalas de tu pantalla de bloqueo.

5. Social Media

¿Cuánto tiempo pasas en las redes sociales en el trabajo? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest… La lista de aplicaciones y sitios web que se unen para reclamar gran parte de nuestra atención es casi interminable.

Existe un flujo constante de información disponible, de nuestros amigos y colegas, de los medios de comunicación y de nuestras empresas. Algunos de sus colegas probablemente estén revisando sus redes sociales en este momento mientras lee este artículo.

En una charla TED de Cal Newport, autor de Trabajo profundo , él dijo ir a las redes sociales es como ir al casino .

Estás anticipando recibir Me gusta y sales de eso. Vuelve a pensar, obtendré la recompensa la próxima vez. Recibiré la recompensa la próxima vez. Recibiré la recompensa la próxima vez. Y simplemente se sienta esperando a que llegue una notificación para poder regresar.

Cómo mantenerse concentrado y disminuir la distracción

Al igual que el uso de su teléfono inteligente y el correo electrónico, intente establecer marcos de tiempo o parámetros específicos cuando revise las redes sociales.

Asegúrese de que todas las notificaciones estén desactivadas cuando tenga que dedicar tiempo concentrado y productivo a una tarea o proyecto específico.

Eche un vistazo a este artículo para obtener más información: 9 pasos para desconectarse de las redes sociales y volver a conectarse con la vida

6. Reuniones

Durante una semana ocupada, lo último que quiere un líder o gerente es una o dos horas perdidas en una reunión improductiva.

Si les preguntara cuál sería la forma más eficiente de ser ineficaces, estoy seguro de que muchos de ustedes dirían que son malas reuniones.Publicidad

Las reuniones de hoy consumen más horas de trabajo que nunca. La mayoría de los empleados asiste a 62 reuniones al mes, pero la mitad de ellas se considera una pérdida de tiempo.

En general, se pasan 31 horas en reuniones improductivas durante un mes promedio, con el 91 por ciento de los empleados culpables de soñar despiertos, mientras que el 39 por ciento ha admitido haberse quedado dormido.^[7]

Cómo mantenerse concentrado y reducir las distracciones

Para que las reuniones sean productivas y valiosas, es esencial que cada reunión tenga una agenda y un líder claros.

He escrito más sobre cómo tener una reunión productiva en el artículo: Cómo liderar reuniones de equipo de la manera más productiva

7. Multitarea

Todos tenemos que realizar múltiples tareas en ocasiones, pero cuanto menos lo hagamos, mejor.

La multitarea reduce la productividad y la creatividad. En un artículo para Harvard Business Review, Peter Bregman señala que nuestra productividad disminuye en un 40% cuando intentamos concentrarnos en varias cosas a la vez.^[8].

Se tarda un promedio de unos 25 minutos (23 minutos y 15 segundos, para ser exactos) para volver a la tarea original después de una interrupción, según Gloria Mark.^[9]

La multitarea nos ralentiza y reduce el enfoque, la energía y la productividad. Nuestros cerebros simplemente no pueden manejar eficazmente el trabajo en tareas simultáneamente.

Cómo mantenerse concentrado y disminuir la distracción

Trabaja en bloques de tiempo. Minimiza la cantidad de distracción que se coloca en nuestras vidas cada vez más conectadas. No solo nos protege de las distracciones de los demás, sino también de nuestras distracciones autoinfligidas.

Bloquear el tiempo es reservar una cantidad de tiempo intencional para proyectos o tareas específicos y hacer un esfuerzo intencional para no permitir que las distracciones o interjecciones de otros rompan ese enfoque.

Después de que termine ese bloque de tiempo, tómese un descanso planificado y luego comience el siguiente bloque de tiempo enfocado. Cada bloque de tiempo enfocado se dedica a una tarea / proyecto o conjunto de tareas similares.

Utilizo el método 60-60-30 para bloquear el tiempo:

Trabaje durante 50 minutos y tómese un descanso de 10 minutos. Trabaje durante 50 minutos más y tómese otro descanso de 10 minutos. Luego, tómate 30 minutos para recargarte, lo que podría significar almorzar, salir a caminar, etc.

Utilizar el Técnica de tomate para ayudarte a trabajar en bloques de tiempo.

Línea de fondo

Las distracciones en el lugar de trabajo nunca desaparecerán. Para utilizar nuestro tiempo de manera eficaz y aumentar la productividad y la creatividad, es fundamental que comprendamos qué nos distrae y creemos los sistemas para detenerlo.

Estoy seguro de que puede identificarse con al menos una de las distracciones destacadas en este artículo.

Con suerte, algunos de los equipos lo ayudarán a vencer las distracciones en el trabajo y lo harán más efectivo y productivo.

Más sobre mantenerse enfocado

• Cómo detener la multitarea y ser mucho más productivo
• Cómo ser productivo en el trabajo: 9 reglas básicas
• 10 software de productividad más inteligente para mejorar el rendimiento de su trabajo
• Los 30 mejores libros sobre productividad que debe leer para aumentar su productividad

Crédito de la foto destacada: Sistema de gestión de visitantes Proxyclick a través de unsplash.com

Referencia