Las reuniones efectivas son una de las formas de discutir y resolver problemas, no solo en una empresa sino en cualquier organización. Ya sea el jefe o los empleados, cualquiera puede contribuir y hablar.

Aunque las reuniones son herramientas necesarias para la productividad, algunas reuniones simplemente no funcionan y terminan perdiendo el tiempo y la energía de todos.

Existen métodos y elementos simplificados para llevar a cabo una reunión eficiente y eficaz, diez de los cuales se presentarán aquí.

1. Defina un propósito claro para la reunión

Antes de convocar una reunión, primero debe preguntar:

Por que y ¿para qué?

Una reunión solo será efectiva si su propósito y objetivos son claros, ya sea para resolver una disputa entre empleados o discutir una crisis de la empresa. Esto también implica alcanzar un determinado resultado, y este resultado probablemente esté relacionado con el propósito.

Se debe planificar un propósito claro antes de enviar las invitaciones a las personas involucradas. Asegúrese de saber exactamente por qué se reunirá y el resultado esperado.

2. Invite solo a las personas necesarias

Tener solo a las personas necesarias como participantes de la reunión es otro paso hacia una reunión eficaz.Publicidad

¿El propósito de la reunión tiene algo que ver con la seguridad de la red de la empresa? Invite al jefe del departamento de TI.

¿El propósito de la reunión tiene algo que ver con el futuro de la empresa? Invite a su jefe y a los empleados involucrados.

Solo las personas que están directamente relacionadas con el resultado esperado deben asistir a la reunión.De esa forma, no perderá el tiempo ni la productividad de otras personas. Esto también mantendrá los números lo más bajos posible, lo que significa menos interrupciones y distracciones.

3. Aprobar un cronograma final

Cuando esté trabajando para realizar reuniones efectivas, cree una agenda para la reunión. Esto debe incluir elementos de acción, lugar, hora de inicio y finalización y las personas involucradas. Luego, envíe el memorando a las personas necesarias por correo electrónico o colóquelo en su escritorio.

No espere a las personas que lleguen tarde y asegúrese de que la reunión comienza a tiempo .Puede que esto no sea fácil al principio, especialmente si eres del tipo indulgente. Pero se dará cuenta de que esto es importante no solo para usted, sino también para otras personas.

Las personas se sentirán más cómodas con una reunión si se les presenta la agenda. Esto también reducirá asuntos triviales, como introducciones innecesarias o la inserción de preguntas aleatorias.

4 . Cree una regla contra los teléfonos inteligentes o tabletas

Es difícil competir por la atención de las personas, especialmente cuando usan sus teléfonos o tabletas.

La multitarea ya es problemática en sí misma, pero es peor cuando tienes que competir con dispositivos especialmente diseñados para captar la atención de las personas. La investigación muestra que la multitarea entre diferentes medios da como resultado un procesamiento de información más deficiente y un rendimiento y productividad más bajos.Publicidad

En un estudio, los resultados mostraron que las personas que realizan múltiples tareas en los medios pesados ​​son más susceptibles a la interferencia de estímulos ambientales irrelevantes y de representaciones irrelevantes en la memoria.^[1].

Para asegurarse de que los asistentes a la reunión se centren en la agenda, prohíba el uso de teléfonos inteligentes y tabletas para que cada participante se concentre en la tarea en cuestión.

5. Asignar un moderador

Aunque sea usted quien planifique la reunión, esto no significa que también sea el moderador.

Debes pensar si eres la persona más indicada para moderar la reunión o si alguien más podría hacerlo mejor. Esto probablemente dependerá del tema. No dude en asignar a otras personas calificadas para que sean el moderador si cree que es mejor para la productividad.^[2].

Por supuesto, el moderador debe ser alguien que sepa cómo llevar a cabo reuniones efectivas. El moderador también debe actuar como cronometrador y observar el flujo correcto de la reunión, asegurándose de que la agenda esté bien encaminada. Lo más probable es que la reunión tenga más éxito de esta manera.

6. Tenga menos y mejores reuniones

En lugar de convocar una reunión cada vez que haya un problema o una disputa en la empresa, busque otras formas de resolver esos problemas.

Hay muchas alternativas a las reuniones que son más efectivas y eficientes que tener reuniones subóptimas. Enviar un correo electrónico o hablar con las personas responsables son solo algunas de las formas en las que puede optar por no participar en las reuniones.

Puede encontrar más ideas sobre alternativas a las reuniones en este artículo.Publicidad

Si llama a la menor cantidad de reuniones posible, los participantes estarán más entusiasmados con la asistencia. Debe garantizar la calidad de sus reuniones y puede hacerlo evitando las innecesarias.

7. Separe el tiempo para comer de la hora de la reunión

Hacer otras cosas durante una reunión disminuirá la atención de todos, y esto incluye comer. Puede ser una buena idea declarar la hora de comer entre treinta minutos y una hora antes de la hora de la reunión. Esto asegurará que la gente no coma durante la reunión, lo que evitará más distracciones.

Durante la comida o la hora de comer, todos pueden comer y charlar. Pero durante la reunión, todos deben concentrarse en la agenda en cuestión y hacer una lluvia de ideas juntos.

De esta manera, puede seguir su plan, dedicar su atención a cumplir con el propósito de la reunión y administrar su tiempo sabiamente.

8. Revisar las decisiones de la reunión.

Durante los últimos cinco a diez minutos de la reunión, repase las decisiones tomadas y las acciones tomadas. Se debe lograr un entendimiento claro entre los participantes y el propósito de la reunión antes de que todos se vayan. Esto asegura que todos tengan sus consultas satisfechas y sus contribuciones incluidas.

También ofrece una oportunidad para que cualquier persona exprese sus dudas o preguntas finales, o para compartir información que sea relevante para las decisiones, lo cual es clave para reuniones efectivas.

El moderador debe aclarar cualquier desacuerdo entre los participantes antes del final de la reunión, y deben encontrar soluciones concisas a sus problemas. Es importante que todos asimilen lo que se discutió en la reunión.

9. Envíe una nota de seguimiento a cada participante

La tinta más tenue es más poderosa que el recuerdo más fuerte. -Proverbio chino

Cada participante tiene sus propios problemas fuera de la reunión. Es por eso que algunas personas a menudo olvidan algunas cosas, incluso si son importantes. Para asegurarse de que las personas recuerden lo que se discutió en la reunión, envíe una nota de seguimiento por correo electrónico o déjela en su escritorio.

Debe ser breve y conciso, cubriendo lo que se discutió y las conclusiones a las que se llegó. También puede incluir un rápido agradecimiento por su participación.

10. Envíe una hoja de evaluación

Debemos admitir que no a todo el mundo le encanta la idea de las reuniones. Para esas personas, debemos encontrar formas de asegurarnos de que se sientan cómodas siempre que se incluyan en una reunión.

Algunos de ellos no dirán cuáles son los problemas si se les pregunta directamente, por lo que una hoja de evaluación es una herramienta útil para obtener sus comentarios.

Consulte este artículo para obtener más información sobre por qué los comentarios son tan importantes.

Verifique la retroalimentación de los participantes, incorpore las solicitudes de los participantes en la próxima reunión y cambie cualquier proceso que cause malestar.Para organizar reuniones efectivas, es fundamental asegurarse de que las personas se sientan cómodas.

Pensamientos finales

Las reuniones son importantes, pero no significa que siempre sean productivas. Es importante aprender primero cómo llevar a cabo reuniones exitosas antes de esperar que todo salga bien.

Recuerde que una reunión eficaz es un proceso en el que todos deben cooperar.Publicidad

Estos 10 simples consejos sobre cómo llevar a cabo reuniones efectivas seguramente lo ayudarán a convertirse en un mejor líder y compañero de equipo. Ahora incorpore estos consejos a su rutina diaria de reuniones y deje que fluya la productividad.

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