Es seguro decir que todas las empresas desean administrar sus oficinas de la manera más eficiente posible. Es decir, la idea es ofrecer la mayoría y los mejores productos y servicios al menor costo. Un error que suelen cometer los administradores es confundir calidad con cantidad.

Ya sea que se haya enfrentado a la tarea de mejorar la eficiencia general de una empresa o si solo desea ver dónde puede mejorar, los siguientes consejos seguramente lo ayudarán. A continuación, presentamos varias formas de optimizar la eficiencia de cualquier empresa y mejorar la calidad.

1. Promover una cultura de comunicación abierta

Si su empresa ha implementado una política de puertas abiertas, ya está apuntando en la dirección correcta. Este es un gran comienzo, pero piense en dar un paso más. Con demasiada frecuencia, las políticas de puertas abiertas terminan siendo entradas huecas y poco utilizadas en los manuales de los empleados. Por lo general, estos se desnatan en el mejor de los casos el primer día de trabajo. Cree una cultura de verdadera comunicación abierta, y la productividad mejorará como resultado de una moral de oficina más positiva.

Fomente la comunicación, la colaboración y la retroalimentación entre departamentos, así como entre la gerencia y el personal. Esto animará el flujo de ideas, lo que resultará en un equipo más productivo en general.Publicidad

2. Implementar dispositivos móviles inteligentes

Los teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos inteligentes son un paso excepcionalmente eficaz para mejorar la productividad. Proporcione al personal de ventas teléfonos inteligentes para ayudarlos a mantenerse en contacto con la oficina por teléfono y correo electrónico mientras realizan llamadas de ventas. Las tabletas les brindan la capacidad de crear y modificar presentaciones sobre la marcha, y hay innumerables aplicaciones disponibles en ambos dispositivos que están diseñadas para mejorar la productividad al ayudar a combinar y priorizar tareas.

Cuando implementa un sistema de gestión de dispositivos móviles inteligentes , pondrá a su empresa en la vía rápida hacia procedimientos más efectivos. Esto (a su vez) traerá una experiencia de mejor calidad tanto para los clientes como para los empleados, lo que resultará en un resultado final más sólido.

3. Acepte los comentarios

Tus empleados tienen opiniones. Anime a toda la empresa a aceptar la retroalimentación, tanto positiva como negativa, creando una salida para ella. Es una buena idea designar un centro general en el edificio para que el personal se comunique y haga sugerencias sobre la empresa. Muchos optan por hacer esto a través de un sitio web específico centrado en temas de recursos humanos, que sirve como una ventanilla única para los problemas y actualizaciones relacionados con el trabajo.

Para las empresas emergentes y las pequeñas empresas, un enfoque más personal y asequible para esto es celebrar reuniones semanales o mensuales para compartir ideas. También puede utilizar un tablero de anuncios en una parte central de la oficina como lugar para compartir ideas.Publicidad

4. Obtenga una actualización tecnológica

Eche un vistazo a su oficina principal. ¿Están sus empleados escribiendo en monitores de hace 10 años conectados a computadoras anticuadas? Sin duda, parecerá un costo importante a primera vista, pero la actualización periódica de las computadoras y el software de los empleados es una necesidad absoluta. Teniendo en cuenta que el factor más básico de productividad es la velocidad, lo primero que debe mejorar debe ser equipar las computadoras de oficina con el software y el hardware más eficientemente ejecutados.

Es posible que pueda arreglárselas con una simple actualización del disco duro o un aumento de RAM, pero esas computadoras necesitarán un mantenimiento regular y una atención en profundidad cada pocos años. Si han sido más de seis, es hora de actualizar el sistema por completo.

5. Consultar estándares ergonómicos

¿Ha analizado los espacios de trabajo de los empleados en busca de estándares ergonómicos? Sin duda, le conviene repasar los estándares ergonómicos y educar al personal sobre los conceptos básicos . Traiga a un profesional y organice un seminario para completarlos sobre los estándares. Si eso no está en el presupuesto, infórmese sobre los puntos clave y asegúrese de que se cuide el alma de su empresa en este aspecto.Publicidad

Suministrar al personal equipo de oficina que cumpla con estos estándares, como sillas, reposapiés y teclados. No mire esto como un gasto; más bien, es una inversión que probablemente producirá retornos rentables a través de una mayor productividad de los empleados y una reducción de las reclamaciones de compensación para trabajadores.

6. Optimice los esfuerzos de marketing en redes sociales

Las redes sociales están demostrando ser una de las herramientas de marketing más viables disponibles en estos días. Sin duda, es un tema candente y uno que no debe ignorarse. Utilizar estas plataformas para promocionar su negocio es extremadamente importante, pero realmente no debería ser una preocupación importante en cuanto al tiempo. Unas pocas horas cada semana deberían ser suficientes para mantener adecuadamente las cuentas de redes sociales de una empresa promedio.

Hágase un favor e insta a su coordinador de redes sociales a utilizar racionalización de aplicaciones como HootSuite, Sprout Social y MarketMeSuite. Estos programas combinan cuentas de redes sociales en un panel conveniente, lo que facilita el control y la publicación en cada una de manera oportuna.

7. Analizar los procesos de los empleados

Realice una encuesta a sus empleados actuales para medir su eficiencia general. Haga que los supervisores directos pasen una hora aproximadamente con cada departamento para determinar cómo cada equipo maneja las tareas individuales. Luego, reúnase con estos supervisores para comparar notas y discutir si existe una forma más rápida y eficiente de hacer las cosas.Publicidad

Esta actividad se verá reforzada en gran medida por el aumento de las prácticas de comunicación mencionadas anteriormente. Cuando todos colaboran así, se hace más trabajo. Como beneficio adicional, existe un mayor sentido de propiedad cuando los empleados pueden participar en la modificación de procedimientos.

8. Establezca metas alcanzables

Una vez que se hayan realizado todos estos ajustes y cambios, es hora de establecer algunos objetivos realistas. Establezca objetivos generales y amplios para toda la empresa y luego trabaje con los jefes de departamento para decidir qué objetivos establecer para cada departamento y, finalmente, para cada empleado.

Establecer metas realistas y tangibles de esta manera proporcionará una motivación muy necesaria. Para cerrar el círculo de todo este proceso, una vez que se cumplan estos objetivos, planifique una actividad para toda la empresa, como una comida compartida, donde todos puedan relajarse y disfrutar de la compañía de los demás, mientras celebran su éxito.

Sin duda, la tarea de mejorar la eficiencia de una empresa puede resultar abrumadora. No se deje intimidar por la enormidad de la situación. Por el contrario, considere esto como una oportunidad para hacer de su empresa una en la que cualquiera desearía trabajar y, al mismo tiempo, hacerla más eficiente.