Nuestro objetivo es hacer las cosas más rápido y mejor aquí en Lifehack. Y parte de hacer las cosas más rápido y mejor es tener un sólido sistema de productividad personal que utilice a diario.

Este sistema puede ser casi cualquier cosa que le ayude a superar su montaña de proyectos o tareas, y le ayude a acercarse a sus metas en la vida. Ya sea en papel o píxeles, realmente no importa. Pero, dado que está leyendo Lifehack, debo asumir que los píxeles y los dispositivos tecnológicos son una parte importante de su flujo de trabajo.

Definición del sistema de productividad personal

Un sistema de productividad personal (al menos la definición que utilizará este artículo) es un conjunto de flujos de trabajo y herramientas que permiten a una persona realizar su trabajo de manera óptima.

Flujos de trabajo puede ser cómo importa y maneja sus fotos desde su cámara, cómo escribe y crea publicaciones de blog, cómo implementa código compilado en un servidor, etc.Publicidad

Instrumentos son cosas como planificadores, administradores de tareas, calendarios, entornos de desarrollo, aplicaciones, etc.

Cuando la automatización es mala

Puede estar pensando que cuanto más automaticemos nuestros sistemas, más haremos. Este es principalmente el caso, pero hay un gran problema cuando se trata de la automatización de cualquier cosa.

La automatización es algo malo para su sistema de productividad personal cuando no comprende inherentemente el proceso de algo.

Tomemos como ejemplo el pago de sus facturas. Esto puede parecer muy obvio, pero si no puede ceñirse a un presupuesto mensual y tiene problemas para encontrar el dinero para realizar los pagos a tiempo, automatizar el pago de su factura todos los meses es completamente inútil y puede ser peligroso para sus finanzas personales.Publicidad

Otro ejemplo es el uso de una herramienta de productividad para indicarle qué tareas son importantes y qué hacer a continuación. Si no ha dado un paso atrás y no ha descubierto cómo deberían funcionar sus sistemas de productividad en conjunto, este tipo de automatización probablemente le impedirá hacer las cosas.

Solo puede automatizar algo en su sistema de productividad personal que haya administrado durante un tiempo. Si intenta automatizar cosas que aún no se administran bien, probablemente se sentirá un poco fuera de control y tendrá una mayor sensación de abrumador.

Otra cosa para recordar es que algunas cosas siempre las debe hacer usted mismo, como responder a correos electrónicos importantes y comunicarse con los demás. La automatización de estas cosas puede mostrarles a sus compañeros de trabajo y colegas que no le importa lo suficiente como para comunicarse.

Cuando la automatización es buena

Por otro lado, la automatización es una gran cosa para su sistema de productividad personal cuando comprende el proceso de algo y luego puede realizar los pasos automáticamente. Cuando sabe cómo administrar algo de manera eficaz y comprende el proceso paso a paso de una parte de su sistema, probablemente sea un buen momento para automatizarlo.Publicidad

Tengo varios flujos de trabajo que introduje en el último año que me quitan parte del trabajo sin sentido para que pueda ser más creativo y no tener que preocuparme por los detalles de algo.

En mi Mac utilizo una combinación de flujos de trabajo de Automator, fragmentos de TextExpander y ahora atajos de Keyboard Maestro para hacer cosas como retocar automáticamente fotos importadas desde mi iPhone 4S o abrir todas las aplicaciones y sitios web necesarios para una reunión semanal en la vanguardia de mi escritorio escribiendo algunas teclas. Una vez que se abre a la automatización de algunos de sus procesos, comienza a ver otras partes de su sistema que pueden beneficiarse de la automatización.

Una vez más; nada de esto funciona a menos que comprenda sus procesos y sepa qué herramientas puede usar para hacerlos automáticamente.

Los tres pasos para determinar si algo está listo para la automatización

Si su flujo de trabajo pasa por estos tres pasos, entonces automatice, bebé:Publicidad

1. Puede realizar este proceso mientras duerme y no requiere su atención completa, si es que la necesita. Puede (y ha sido) gestionado de alguna forma antes de automatizarlo.
2. El proceso lleva mucho tiempo.
3. El proceso no requiere delicadeza humana (es decir, comunicarse y responder a algo personalmente)

Automatizar sus sistemas de productividad personal puede ser excelente para usted a largo plazo si es cuidadoso y consciente de lo que está haciendo. Sin embargo, primero debe comprender los procesos que está tratando de automatizar antes de automatizarlos. No se quede atascado pensando que cualquier cosa debería automatizarse en su vida, porque probablemente no debería hacerlo.

Elija y elija estos procesos con prudencia y encontrará que los que ocupan la mayor parte de su tiempo son los mejores para automatizar. ¿Qué ha automatizado en su sistema de productividad personal?

Crédito de la foto destacada: Bram Naves vía unsplash.com