Mi cerebro funciona en modo overdrive el 99% del tiempo. Es como si tuviera una sexta marcha más allá de mi alcance en la que se desliza automáticamente, sin que yo lo desee en esa dirección. Soy muy sensible a los estímulos en mi entorno y encuentro que la mayoría de los eventos, personas y discusiones despiertan una miríada de ideas dentro de mí. Mi cerebro corre con estos conceptos, construye piernas sobre ellos y, antes de que me dé cuenta, un plan completamente desarrollado y accionable se está haciendo en casa. Si esta loca red de ideas no está contenida o canalizada, mi productividad cae en picada y lucho por volver a un lugar de concentración y tiempo de trabajo dirigido. He aprendido a desarrollar un sistema que me ayuda no solo a gestionar el flujo de ideas, sino también a mantenerme enfocado para sacar el trabajo crítico por la puerta.

La lista maestra es la parte más importante del sistema que he desarrollado:

La lista maestra ha llegado a definir mi vida laboral diaria. De hecho, ha llegado a formar la columna vertebral de mi semana. La lista maestra es la lista de todas las listas, la lista que une todas las demás listas más pequeñas. Es el lugar de consolidación donde su cerebro puede deshacerse de su ser sobreestimulado y multitarea y tomar una taza de té.Publicidad

Una lista maestra debe ser:

• Accesible en todo momento
• De fácil acceso
• Fácil de editar

Piensa: ¿Qué objeto está siempre conmigo? En la mayoría de los casos, será un diario o un teléfono móvil. Mi preferencia es una lista digital en un dispositivo móvil, ya que los cuadernos y agendas a menudo se quedan en los escritorios, en los cajones, junto a las camas y en los vehículos. Su móvil tiende a estar con usted la mayor parte de cada día.

Utilizo mi Lista maestra de la siguiente manera: Publicidad

• Agrego todos los elementos posibles en mi vida que necesitan ser hechos en él (sí, es una lista larga).
• Para aclarar mi mente, anoto elementos de 'tareas pendientes' sistemáticamente de acuerdo con el trabajo, la empresa, los clientes, la familia, la relación, las amistades, el hogar, el estado físico, la administración, los pasatiempos y los viajes.
• Todos los domingos por la noche o los lunes por la mañana, antes de hacer cualquier otra cosa, saco mi lista maestra y determino en qué 10 elementos relacionados con el trabajo y los negocios me voy a concentrar durante esa semana.
• Luego creo una nueva lista de 'tareas pendientes' específicamente para esa semana y transfiero estos elementos a ella.
• Priorizo ​​estos elementos de acuerdo con su valor de ingresos, cuanto más cerca están de la generación de ingresos, mayor prioridad tienen.
• Luego transfiero otros cinco elementos administrativos o personales de la lista maestra a mi lista semanal.
• Todos los viernes reviso mi lista para continuar o marcar como completos los elementos que se hicieron.

Soy dueño de un negocio, por lo que las ventas y los ingresos son muy importantes para mí. Si trabaja como director creativo en una agencia de publicidad, otras actividades como reuniones informativas para clientes, breves reseñas, búsqueda de proveedores de obras de arte y gestión de equipos serán las funciones principales dentro de su semana laboral. Estas funciones laborales básicas son las que deberían ser prioridades en su lista, sin importar cuál sea su vocación. Para determinar cuáles son sus funciones laborales básicas, pregunte: ¿Para qué me contrataron? y ¿por qué estoy aquí? Haga de sus funciones básicas la máxima prioridad en su semana laboral. Después de esto, puede completar la semana con elementos periféricos de 'tareas pendientes' que importan pero que no son fundamentales para su trabajo principal.

Elijo transferir 10 artículos al comienzo de cada semana porque he descubierto que este es mi espacio de productividad óptimo. Si completo dos tareas muy críticas para el día que generan ingresos y luego atiendo asuntos menos urgentes, puedo generar un buen flujo de ingresos y aún así experimentar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Deberá analizar sus propios ritmos para ver cuál es su espacio óptimo. Esto lleva tiempo, pero pronto se vuelve muy evidente cuando completa su 'lista de tareas' para el martes o solo llega a tres elementos de los 20 que enumeró cada semana.

He descubierto muchos beneficios al utilizar este sistema. Los beneficios relacionados específicamente con la productividad incluyen: Publicidad

• Puedo vaciar mi mente de todo lo que está zumbando dentro de ella.
• Puedo concentrarme en lo que realmente importa en un día en particular sin hacer hincapié en que olvidaré algo.
• Siempre esta conmigo
• Se sincroniza con todos mis dispositivos electrónicos cuando lo actualizo en un dispositivo
• Puedo compartirlo fácilmente con otras personas que necesitan estar al día con una lista en particular.
• Puedo asignar listas a autónomos y empleados con los que estoy trabajando
• Puedo crear varias listas en un solo lugar sin perder ninguna de ellas
• Puedo respaldar mis listas
• Puedo compartir listas interesantes con blogs y personas de Twitter que destacan listas interesantes
• Puedo usar una herramienta como idonethis.com para ver visualmente durante un año cuántos elementos en promedio tacho todos los días, cuáles son mis días más productivos y cuáles son mis días menos productivos.
• Puedo ver las nubes de palabras en idonethis de mis listas para ver qué actividades dominan sobre otras.

Utilizo dos herramientas para administrar mi Lista maestra:

1. Wunderlist : Esta es una aplicación para iPhone que le permite crear, compartir y administrar listas muy fácilmente.
2. idonethis : Esta es una herramienta de responsabilidad que le envía un correo electrónico al final de cada día, preguntándole qué hizo ese día. Decidí usarlo para mantenerme responsable. Espero responder al correo electrónico con todos los elementos que marqué de mi lista para ese día en particular.

La implementación de este sistema no ha sido algo natural para mí, pero he aumentado mi productividad (que sigo usando Tiempo de rescate ) en un 34 por ciento hasta la fecha. Eso se ha reflejado en mis ingresos que también han aumentado en aproximadamente un 30% desde que deliberadamente me he centrado más en las ventas. Me parece que tengo que recordarme a mí mismo que debo volver a Wunderlist y hacer esto. Mi inclinación natural es volver a las notas adhesivas, los trozos de papeles y los diarios que simplemente ascienden a demasiados planes y ninguna acción. Sin embargo, me recuerdo a mí mismo que de esta manera, felizmente estoy avanzando diez pasos cada semana.

Cuéntanos sobre tus listas. ¿Los utiliza y, de ser así, cómo los gestiona? ( Ed: Estamos construyendo Listable para ayudarte a crear listas) Publicidad

Crédito de la foto destacada: Joven mujer oscura escribiendo en el Bloc de notas a través de Shutterstock