Si visita Lifehack con regularidad, estoy seguro de que ha notado la serie Getting Things Done que se ha presentado aquí últimamente. En las últimas semanas he estado discutiendo la metodología en sí y cómo usarla en sus esfuerzos diarios (tanto en el trabajo como en los proyectos personales).

Lo que no hice, sin embargo, fue indicarte herramientas específicas que puedes usar para hacer tu vida GTD más fácil. Bueno, eso es exactamente lo que voy a hacer hoy.

Permítanme recordarles que hay 7 elementos principales de GTD: Lista de proyectos, Lista de próximas tareas, Lista futuro / Quizás, Calendario, Lista de espera, Archivos de recursos y el elemento intangible: confianza.

Cada uno de estos se puede manejar con las herramientas más simples posibles: lápiz y papel. Pero dado que vivimos en el siglo XXI, probablemente no sea la forma más eficaz de hacerlo para algunas personas.

Lo que sigue es una lista de excelentes herramientas que son compatibles con GTD desde el principio o que se pueden ajustar fácilmente para adaptarse a la forma de trabajo de GTD.

Tu bandeja de entrada

Como dije en una de las publicaciones de la serie GTD (Your Daily Graph of Activity), la mayoría de las personas suelen comenzar su trabajo en sus bandejas de entrada.

No es necesario que estas bandejas de entrada sean bandejas de entrada reales (correo electrónico o casillas de correo tradicionales). Como se define en GTD, una bandeja de entrada es simplemente el lugar donde aterrizan todas las cosas entrantes. Esto nos da muchas posibilidades con respecto a las herramientas o software reales que queremos usar para nuestras bandejas de entrada.

Algunas herramientas y software que tienden a funcionar mejor son:Publicidad

1. Todos los programas de correo electrónico

Esto es obvio, pero las soluciones más simples suelen ser las mejores. Su software de correo electrónico (no importa lo que use) está perfectamente configurado para ser utilizado como una bandeja de entrada para algunas cosas entrantes porque ... bueno, simplemente tiene una bandeja de entrada, y cada correo electrónico que recibe está esperando allí para que lo lea. .

Sin embargo, una cosa importante para recordar es que cuando se trata de nuevos correos electrónicos, debe actuar inmediatamente.

Pero, ¿qué hacer cuando se encuentra con una nueva solicitud que no se ha enviado por correo electrónico? Aquí es donde entran en juego otras herramientas.

2. Recuerda la leche

Recuerda la leche(o RTM) es una gran herramienta y tiene muchas más aplicaciones GTD que simplemente actuar como una bandeja de entrada.

En primer lugar, RTM es esencialmente una aplicación de lista de tareas pendientes. Está disponible en línea (para todos los sistemas operativos) y también tiene muchas versiones para otras plataformas (iPhone, iPad, Android).

Sin embargo, llamarlo simplemente una aplicación de lista de tareas es quedarse corto. Se puede utilizar para cualquier tipo de actividad en la que las listas de cosas sean útiles.

Por ejemplo, dado que hay una versión para iPhone, puede usarla como lista de compras cuando está comprando o como un simple bloc de notas que puede usar mientras viaja para que no se le escape ninguna idea brillante. O puede usarlo como una bandeja de entrada adicional. Siempre que se encuentre con una nueva solicitud que no haya sido enviada por correo electrónico, puede ponerla en una lista separada dentro de RTM (preferiblemente una bandeja de entrada con nombre).Publicidad

Volviendo al propio RTM. La herramienta es muy fácil de usar. Admite múltiples listas, cuatro niveles de prioridades, etiquetas, muchas atajos de teclado (hacen que trabajar con RTM sea rápido como un rayo una vez que los dominas), fuentes RSS, fuentes iCal, recordatorios y más.

Lista de proyectos

A menudo, la Lista de proyectos es una pieza bastante extensa de bienes raíces de GTD ... por así decirlo. Debe estar perfectamente organizado para que cada proyecto sea fácil de entender y fácil de trabajar.

Para mí, solo hay una forma de hacer esto correctamente: usando mapas mentales.

Solo para recordarle (cortesía de Wikipedia), un mapa mental es un diagrama que se utiliza para representar palabras, ideas, tareas u otros elementos vinculados y organizados en torno a una idea o palabra clave central. O en un lenguaje sencillo: es la mejor manera de darle a sus pensamientos una forma física (en este caso, creando una representación digital de sus pensamientos).

La mayoría de los proyectos están semiorganizados en torno a muchos pensamientos diferentes que tienen sentido todos juntos, pero son difíciles de incluir en una lista o documento de texto tradicional. Los mapas mentales, sin embargo, pueden manejar esta situación excepcionalmente bien. Es por eso que los mapas mentales son perfectos para manejar su Lista de proyectos.

3. FreeMind

Cuando se trata de mapas mentales digitalmente (en una computadora), hay muchas herramientas que pueden hacerlo posible. Sin embargo, hay uno que realmente vale la pena echarle un vistazo. Se llama Mente libre .

El nombre da una buena pista de que la herramienta es gratuita, y eso es bueno. Pero hay más buenas noticias: hay versiones disponibles para las plataformas y sistemas operativos más populares. No solo eso, sino que también puede descargar binarios (FreeMind es un verdadero proyecto de código abierto).

Pero la mejor noticia de todas es la siguiente: FreeMind es la herramienta más fácil de usar, más rápida y más pequeña (en términos de memoria y espacio en disco utilizado) disponible. En esencia, esta es la mejor herramienta disponible para mapas mentales.Publicidad

( Si prefiere las herramientas en línea para tratar con archivos locales en su computadora, puede consultar MindMeister . También parece bastante impresionante. Proporciona toda la funcionalidad importante para los mapas mentales y tiene muchas cosas adicionales, como la capacidad de incluir archivos adjuntos, imágenes, PDF y otros archivos. Pero no es gratis. El plan menos costoso disponible es de $ 4.99 por mes).

Lista de tareas siguientes, lista futura / tal vez, lista de espera

Sus listas, con la Lista de tareas siguientes a la cabeza, es el lugar donde pasa la mayor parte del tiempo cuando trabaja con GTD. Por lo tanto, deben ser fácilmente accesibles y fáciles de trabajar. Poder acceder a ellos en línea desde cualquier computadora y sistema operativo también es algo bueno.

Aquí es donde Recuerda la leche entra en juego una vez más. He descrito RTM en detalle anteriormente en esta publicación, por lo que estoy seguro de que ve su valor cuando se trata de trabajar con todo tipo de listas.

Un beneficio adicional de usar una sola herramienta para todas sus listas es que no tiene que jugar con miles de nombres de inicio de sesión y archivos locales diferentes. La forma más eficaz de evitarlo es centrarse siempre en un número mínimo de herramientas y adaptarlas a sus hábitos de trabajo.

Calendario

Esto es simple y estoy seguro de que puede verlo venir ...

4. Calendario de Google

No creo que tenga que convencerte de por qué calendario de Google es genial. Estoy seguro de que ya se ha registrado para ello (o para una herramienta / solución similar).

Las características más importantes de una herramienta de calendario GTD son:

• Disponible desde cualquier computadora (con acceso a Internet)
• Admite recordatorios
• Admite varios calendarios para un solo usuario
• Admite compartir eventos con otros usuarios
• Apoya eventos en curso

Y Google Calendar los tiene todos cubiertos. Además, hay muchas aplicaciones disponibles para todas las plataformas móviles.Publicidad

Archivos de recursos / referencia

La única dificultad con los archivos de recursos es que deben estar bastante bien organizados, ser accesibles y preferiblemente disponibles desde cualquier computadora con acceso a Internet.

Esto se puede hacer implementando dos cosas.

1. Primero, cree un directorio / carpeta en algún lugar del disco duro de su computadora. Este directorio contendrá todos sus recursos, cosas que pueden resultar útiles como referencia cuando trabaje en sus proyectos. Es su trabajo organizar bien este directorio y hacerlo lo más fácil de entender posible.
2. A continuación, conéctelo a Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox es una herramienta que te permite sincronizar tus datos entre varios dispositivos que usas, pero también es excelente para acceder a tu contenido en línea directamente a través del sitio web de Dropbox.

Todo esto lo hace perfecto para actuar como una base de archivos de referencia GTD. No solo puede sincronizar sus archivos en cada máquina que usa, sino que también obtiene una copia de seguridad en línea para que pueda dejar de preocuparse por que sus cosas desaparezcan de la noche a la mañana después de un mal funcionamiento del disco duro.

Si solo está usando Dropbox para almacenar los datos más esenciales, puede optar por su plan gratuito (hasta 2 GB de espacio en disco disponible, aunque puede obtener espacio en el lodo invitando a otros al servicio). Más tarde, puede actualizar fácilmente su cuenta a Dic 50 , donde obtienes 50GB por un modesto pago de $ 9.99 por mes.

Conclusión

Como puede ver, solo necesita 5 herramientas para implementar GTD por completo en su vida. (Por cierto, cada software de correo electrónico cuenta como uno). Y esto es bueno porque cuantas menos herramientas uses, más fácil será mantener tu juego unido y hacer que funcionen para ti. Si comienza a utilizar demasiadas herramientas, se convierten en una carga en lugar de un refuerzo de la eficacia y la productividad.

¿Qué herramientas utiliza como parte de su enfoque GTD? Compártelos en los comentarios a continuación.

(Autor de la foto: Juego sucio de herramientas manuales a través de Shutterstock) Publicidad