Todos tenemos las mismas 24 horas del día para trabajar, pero ¿cómo aprovechar al máximo ese tiempo para obtener resultados que ahorren tiempo real?

No se trata de trabajar más duro, ya que eso solo llegará hasta cierto punto, sino de cómo planifica y estructura su tiempo y luego cómo maximiza el tiempo que ha planeado.

La clave de estos consejos de administración del tiempo es no hacerlos una vez, sino repetirlos una y otra vez hasta que se conviertan en hábitos. Aquí es cuando los que te rodean pensarán que tienes más de 24 horas al día.

1. Planifique su semana cuando esté más organizado

Uno de los consejos más importantes para la gestión del tiempo es planificar su semana.

Hacer esta tarea a la misma hora cada semana, no solo crea un hábito para ahorrar tiempo, sino que puede tener un impacto positivo en su mentalidad y bienestar.

Dejame explicar.

Al planificar su semana, se está haciendo una serie de pequeñas promesas positivas. Cada vez que cumple y cumple estas promesas, aumenta su confianza y se sentirá mejor consigo mismo a medida que haga más cosas.

Este enfoque le ahorra tiempo mientras realiza la planificación cuando se encuentra en un estado mental concentrado mientras planifica lo que es importante para usted. Durante la semana, entonces está menos tentado a hacer otra cosa durante uno de esos espacios planificados previamente, ya que puede recordar que lo planeé por una razón.

Así que planifique su semana y cumpla las promesas que se hizo a sí mismo para ver resultados reales que le ahorran tiempo.

2. Planifique el siguiente día laboral para una noche relajada

Si tiene dificultades para cerrar después de la jornada laboral, este enfoque ayuda a relajar la mente y le permite disfrutar de la noche sin la preocupación del trabajo.

Todo lo que necesita es de 5 a 10 minutos cada día y un bloc de notas. Es rápido y tiene considerables beneficios para la forma en que administra su tiempo.

Al final de cada día, escriba alrededor de diez tareas que desee completar al día siguiente.

A continuación, seleccione una de esas tareas que debe completar sin importar qué y márquela con un H de alto .

Luego añade M de medio a cinco o más tareas. Estas son las tareas que debe completar, pero si no puede terminarlas todas, será manejable.

Las tareas restantes se marcan con un 'L' para bajo . Es bueno tenerlos, además de que deberían ser tareas fáciles.

Con sus tareas del día siguiente planificadas, puede dejar el trabajo con todas esas tareas molestas en su cabeza escritas y listas para que las aborde el día siguiente.Publicidad

3. Controle su día para que no lo controle a usted

Planificar su día es el consejo de administración del tiempo más impactante que puede hacer. Le permite controlar su día en lugar de dejar que el día lo controle a usted.

Este enfoque es sencillo y, además, tiene la flexibilidad para cuando su día de trabajo no sale según lo planeado.

¡Coge un lápiz y una libreta!

En su bloc de notas, divida el día en segmentos de 30 minutos, 09:30, 10:00, etc. Agréguelos línea por línea con una línea o dos entre cada una.

Ahora mire su diario de trabajo y agregue cualquier cosa que esté arreglada, como reuniones.

A continuación, tome sus tareas finales de alta prioridad y agréguelas a sus segmentos de 30 minutos.

Si todavía tiene espacios de tiempo libre, no los deje vacíos.

Si tiene dificultades para motivarse una mañana, intente esto:

Elija algunas tareas fáciles y rápidas y hágalas primero, no se preocupe si está posponiendo las tareas más difíciles. Hacer primero las tareas fáciles te dará el impulso y la mentalidad adecuada para luego abordar las cosas difíciles.

4. Maneje sabiamente a los compañeros de trabajo que distraen

No importa qué tan bien planifique su semana, día o incluso la próxima hora si está continuamente distraído. Distracciones resultan en la pérdida de concentración y son la puerta a la postergación.

Este consejo de gestión del tiempo se trata de crear el entorno de trabajo adecuado, de modo que pueda maximizar el tiempo que tiene para ser lo más productivo posible.

El libro de Nir Eyal Indistractable explica que si quiere volverse genuinamente productivo, debe volverse indistinguible. Una de las mayores distracciones en el lugar de trabajo son a menudo nuestros compañeros de trabajo.

Para los colegas que más lo distraen, simplemente pregúnteles al comienzo de cada día, ¿hay algo que necesiten de usted? Al hacer esto, los hace planificar sin que se den cuenta, pero es en sus términos. Esto reduce las posibilidades de una solicitud aleatoria más adelante en el día.

5. Maneje los correos electrónicos según sus condiciones

A veces, administrar su bandeja de entrada puede parecer un trabajo de tiempo completo. ¡También puede caer en la trampa de sentir que ha hecho mucho porque envió muchos correos electrónicos o llegó a la mística bandeja de entrada cero!

Aunque enviar algunos correos electrónicos puede ser satisfactorio, el problema es que los correos electrónicos también se utilizan como una forma de postergación, ya que son una tarea alternativa fácil cuando no te apetece trabajar en algo difícil.

Entonces, ¿qué haces para detener estas distracciones y reducir el estrés causado por el correo electrónico?Publicidad

Usted planifica cuándo quiere leer y responder sus correos electrónicos, por lo que tiene el control.

Un estudio de la Universidad de Columbia Británica reveló que solo debe revisar sus correos electrónicos tres veces al día y, al hacerlo, reduce el estrés.^[1]

Por lo tanto, al comienzo de cada día, planifique cuándo revisará su correo electrónico. La frecuencia con la que revisa su correo electrónico depende de su trabajo, pero menos es más e idealmente no más de tres.

Este enfoque aún te mantiene en control de tu bandeja de entrada, pero lo haces en el momento que te conviene.

6. Elimine las distracciones electrónicas y esté presente

¿Cuántas veces en el trabajo ves a alguien distraído por una notificación en su móvil o portátil?

Las notificaciones de dispositivos móviles y portátiles nos distraen todos los días, pero también se han convertido en una distracción aceptable.

En la mayoría de los trabajos, no es necesario que reaccione de inmediato a una notificación, incluso cuando lo consideremos necesario. Es un hábito creado por la tecnología.

No tiene por qué ser así.

Revise todas las configuraciones de notificación en su dispositivo móvil y computadora portátil y solo deje activadas las críticas. En la mayoría de los casos, esto debería ser solo llamadas telefónicas.

Al desactivar estas notificaciones, revisa los correos electrónicos, mensajería, etc. en los momentos que le convengan, no cuando lleguen.

También puede desactivar el recuento de números que aparece en aplicaciones móviles y de escritorio. No necesita saber cuántos correos electrónicos tiene en su bandeja de entrada al mismo tiempo, especialmente si ha planeado cuándo revisar sus correos electrónicos.

Si deja esta función de insignia activada, crea una distracción molesta que lo alejará de su trabajo y afectará su tiempo.

Pruébelo durante unos días y vea el impacto positivo que tendrá en su gestión del tiempo. Los que te rodean también verán el cambio, ya que estarás mucho más presente en casa y en el trabajo.

7. Presione el temporizador y profundice con su enfoque

Por lo general, detener una tarea ocurre cuando la ha terminado, ha perdido el interés o se ha distraído. Tarda una media de 23 minutos en volver a concentrarse cuando ha estado distraído, por lo que debe hacer todo lo posible para permanecer en ese estado de concentración.^[2]

Desafortunadamente, la pérdida de interés y la distracción son los resultados más probables de las luchas por la administración del tiempo, por lo que configurar un temporizador puede marcar la diferencia.

Al configurar un temporizador, te prometes a ti mismo que no te distraerás ni trabajarás en nada más hasta que el temporizador termine. Esta pequeña promesa puede tener un impacto considerable en la gestión del tiempo.Publicidad

Puede probar diferentes períodos de tiempo para ver qué funciona para usted, por ejemplo, 25 minutos si usa el Técnica de tomate . Puede que 25 minutos no parezcan largos, pero si permanece completamente concentrado durante 25 minutos, se sorprenderá de lo mucho que puede hacer.^[3]

8. Descubra en qué no debería dedicar su tiempo

Todos los días, dedicamos tiempo a cosas que nos impiden hacer lo que deberíamos hacer, ya sean distracciones como las redes sociales, el correo electrónico o tareas que preferiríamos no hacer, como la compra semanal o la plancha.

Todas estas actividades que consumen mucho tiempo pueden parecer triviales, pero todas se suman cuando se trata de la gestión del tiempo.

Puede estar pensando, tengo que hacer esto, pero hay una técnica llamada Lista de cosas que no debe hacer que puede ayudar.

No se trata solo de detener por completo las tareas que no tienen ningún impacto. También puede tratarse de automatizar o delegando la tarea .

Entonces, ¿cómo se crea una lista de cosas que no debe hacer?

Primero, dedica 10 minutos a escribir todas las cosas que realmente no te sirven o que no te ayudan a llegar a donde realmente quieres estar (por ejemplo, ver televisión, redes sociales, comprar alimentos, limpiar la casa).

A continuación, coloque cada uno bajo el título de automatizar, delegar o eliminar.

Automatizar podría ser para su tienda semanal, ahora utiliza una empresa que entrega los ingredientes y recetas a su puerta.

El delegado podría conseguir un limpiador para su casa todas las semanas.

Eliminar podría ser dejar de encender el televisor tan pronto como regrese del trabajo.

Una vez que haya creado su lista de cosas que no debe hacer, asegúrese de repetir el proceso una vez al mes.

Cada mes recuperarás horas que no sabías que tenías.

9. Ordene su cerebro para maximizar su concentración

Nuestro cerebro procesa miles de pensamientos todos los días; frustrantemente, muchas de ellas son acciones que no podemos completar en ese momento.

Tener una mente desordenada afecta nuestra gestión del tiempo, ya que no podemos concentrarnos con estas acciones sobresalientes en nuestra cabeza.

Aquí hay una forma sencilla de ordenar su mente:Publicidad

Lleve consigo un pequeño bloc de notas y un bolígrafo a todas partes. Debe ser lo suficientemente pequeño como para caber en su bolsillo o bolso y debe ser de fácil acceso. Cada vez que se te ocurra un pensamiento o una acción cuando estás fuera de casa, escríbelo.

Esto podría ser una idea, algo inspirador, una acción para cuando llegues a casa, cualquier cosa.

Luego, todo lo que necesita hacer es programar a tiempo para asegurarse de tomar todas esas notas. Cada pocos días es suficiente.

Al capturar las tareas en papel en lugar de dejar que se acumulen en tu cerebro, eres libre de trabajar en lo que es importante en ese momento en un estado concentrado.

10.Haz promesas a los demás

Si te hicieras una promesa a ti mismo oa un amigo, ¿cuál crees que es más probable que mantengas?

En la mayoría de los casos, será esa promesa que se le hizo al amigo.

Puede usar esto a su favor compartiendo un compromiso que tiene para completar una tarea o proyecto con un amigo.

Dígale a su amigo lo que quiere lograr, por qué y cuándo. Luego, pídales que se comuniquen con usted en varios puntos hasta que usted dijo que completaría el proyecto.

Mientras trabaja en el proyecto, tendrá esa promesa que le hizo a su amigo en el fondo de su mente. Esa promesa que hizo será el motor para concentrarse y aprovechar al máximo el tiempo que tiene para completar ese proyecto.

La línea de fondo

Todos estos consejos requieren nada más que un poco de su tiempo cada día, pero el tiempo que ahorra al usar estos enfoques será significativo.

Pon recordatorios en tu diario para tener estos consejos en mente, ya que una vez que comiences a practicarlos con regularidad, se convertirán en hábitos.

Se pueden usar de forma independiente, pero son mucho más poderosos cuando se usan juntos.

Con el tiempo, los que te rodean te preguntarán cómo encuentras el tiempo para lograr tanto en un día.

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Crédito de la foto destacada: Valentin Antonucci a través de unsplash.com

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