POR QUÉ LAS LISTAS DE TAREAS PENDIENTES NO FUNCIONAN (Y CÓMO CAMBIAR ESO)

¿Con qué frecuencia se siente abrumado y desorganizado en la vida, ya sea en el trabajo o en casa? Todos parecemos tener problemas con la administración del tiempo en alguna área de nuestra vida; una de las frases más comunes además de te amo es no tengo tiempo. Todo el mundo sugiere trabajar a partir de una lista de tareas pendientes para empezar a organizar mejor su vida, pero ¿por qué estas listas también tienen una connotación negativa?

Supongamos que tiene un fuerte deseo de darle la vuelta a esta situación con todas sus buenas intenciones; luego puede sacar un papel y un bolígrafo para comenzar a abordar este lío intangible con una lista de tareas pendientes. Lo que suele suceder es que o te abrumas mucho al ver todo en tu lista, lo que te hace sentir peor que antes, o haces la lista pero estás completamente atascado en cómo ejecutarlo de manera efectiva.

Las listas de tareas pueden funcionar para usted, pero si no las está usando de manera efectiva, en realidad pueden hacer que se sienta más desilusionado y estresado que antes. Piense en un sistema de archivo: el concepto es bueno, pero si simplemente archiva documentos sin estructura ni sistema, el sistema de archivo tendrá un efecto adverso. Lo mismo ocurre con las listas de tareas pendientes: puede armar una, pero si no lo hace bien, es un ejercicio infructuoso.

¿Por qué algunas personas encuentran que las listas generales de tareas pendientes no funcionan?

La mayoría de las personas descubren que las listas generales de tareas pendientes no funcionan porque:Publicidad

Se sienten tan abrumados con solo mirar todas las cosas que necesitan hacer.
No saben cómo priorizar los elementos de la lista.
Sienten que están agregando continuamente a su lista, pero no reduciéndola.
Existe una sensación de confusión al ver las tareas del hogar mezcladas con las del trabajo.

Beneficios de usar una lista de tareas pendientes

Sin embargo, existen muchas ventajas al trabajar con una lista de tareas pendientes:

Tienes claridad sobre lo que necesitas hacer.
Se sentirá menos estresado porque todo lo que tiene que hacer está escrito y fuera de su mente.
Te ayuda a priorizar tus acciones.
No pasas por alto tantas tareas y olvidas nada.
Te sientes más organizado.
Te ayuda con la planificación.

4 reglas de oro para hacer que una lista de tareas pendientes funcione

Aquí están mis reglas de oro para hacer que una lista de tareas funcione:

1. Categorizar

Los estudios han demostrado que su cerebro se abruma cuando ve una lista de 7 u 8 opciones; quiere cerrar.^[1]Por esta razón, necesita trabajar desde diferentes listas. Sepárelos en diferentes categorías y no tenga más de 7 u 8 tareas en cada uno.

Puede que le funcione bien tener una lista de proyectos, una lista de seguimiento y una lista para no olvidar; sabrá qué funcionará mejor para usted, ya que estos títulos serán diferentes para todos.Publicidad

2. Agregar estimaciones

No solo necesita saber lo que se debe hacer, sino también cuánto tiempo tomará para planificar de manera efectiva.

Imagine que en su lista tiene una tarea que tomará 30 minutos, otra que podría tomar 1 hora y otra que podría tomar 4 horas. Necesita saber el momento en que observa la tarea; de lo contrario, socavará su planificación, así que agregue una columna adicional a su lista e incluya su estimación de cuánto tiempo cree que tomará la tarea, ¡y sea realista!

Consejo: Si le resulta un desafío estimar con precisión, comience por desarrollar esta habilidad a diario. Calcule cuánto tiempo le llevará prepararse, cocinar la cena, salir a caminar, etc., y luego compararlo con el tiempo real que le llevó. Comenzará a ser más preciso en sus estimaciones.

3. Priorizar

Para seleccionar de manera efectiva en qué debe trabajar, debe tener en cuenta: prioridad, secuencia y tiempo estimado. Agregue otra columna a su lista de prioridad. Divida sus tareas en cuatro categorías:Publicidad

Importante y urgente
No urgente pero importante
No importante pero urgente
No es importante ni urgente

Desea trabajar en tareas que son urgentes e importantes, por supuesto, pero también, seleccionar algunas tareas que son importantes y no urgentes. ¿Por qué? Debido a que estas tareas normalmente están relacionadas con objetivos a largo plazo, y cuando solo trabaja en tareas que son urgentes e importantes, sentirá que su día se dedica a apagar incendios. Terminará descuidando otras áreas importantes que a menudo terminan teniendo consecuencias negativas.

La mayor parte de su tiempo debe dedicarse a las dos primeras categorías.

4. Revisión

Para que esta lista funcione eficazmente para usted, debe convertirse en una herramienta diaria que utilice para administrar su tiempo y la revise con regularidad. No tiene sentido tener solo la lista para registrar todo lo que necesita hacer, pero no la utiliza como parte de su plan de administración del tiempo más grande.

Por ejemplo: al final de cada semana, revise la lista y úsela para planificar la próxima semana. Seleccione en qué desea trabajar teniendo en cuenta la prioridad, el tiempo y la secuencia y luego programe estos elementos en su calendario. Regla de oro en la planificación: no programe más del 75% de su tiempo.Publicidad

Línea de fondo

Así que tome un lápiz y papel y dése el regalo de una mente tranquila y clara descargando todo lo que hay allí y en una lista, ya que ahora tiene todas las herramientas que necesita para que funcione. El conocimiento es inútil a menos que se aplique; ¿cuánto desea tener más tiempo?

¡Por tu éxito!