Una caja de zapatos llena de recibos parece ser la norma para la mayoría de nosotros, administremos o no nuestro dinero en línea. Cada vez que hacemos una compra, guardamos los recibos en carteras, bolsillos o carteras. Los llevamos a casa, a veces los clasificamos y los colocamos en una caja de zapatos. A partir de ahí, los ignoramos hasta el momento de la declaración de impuestos, a menudo incluso más. Pero en realidad no necesitamos la mayoría de los recibos. Si bien es posible que debamos conservar algunos para impuestos o registros, la gran mayoría puede estar fuera de su casa en una semana. Publicidad

Guardianes a corto plazo

Los recibos tienden a clasificarse en dos categorías: los que debe conservar al menos el tiempo suficiente para verificarlos con sus compras cuando llegue a casa y los que debe conservar por un poco más de tiempo. Los custodios a corto plazo pueden desecharse tan pronto como se haya encargado de verificarlos. Tiendo a triturar este tipo de recibos, pero muchos no tienen ningún tipo de información de la que realmente deba preocuparse.Publicidad

• Recibos de efectivo: si realiza un seguimiento de dónde gasta su efectivo (en lugar de usar una tarjeta de débito o crédito), es posible que deba anotar cualquier recibo de gasto en efectivo en su software de administración de dinero. Después de eso, puedes deshacerte de él.
• Recibos de ropa: una vez que se ha puesto un traje y se ha quitado las etiquetas, generalmente puede deshacerse del recibo.
• Recibos de restaurantes: en general, vale la pena guardar los recibos de los restaurantes al menos el tiempo suficiente para compararlos con el extracto de su tarjeta si dejó una propina en la tarjeta. Existe la posibilidad de que la sugerencia se modifique o se lea mal, y necesitará su recibo para disputarla. Si todo está bien y su comida no fue un gasto comercial, puede tirar el recibo a la basura.

Existe una escuela de pensamiento que dice que debe guardar un recibo hasta que se deshaga de todo lo que compró; por ejemplo, debe conservar un recibo de la tienda de comestibles hasta que termine su galón de leche. Esto se debe a que puede obtener reembolsos en muchas situaciones (como retiradas del mercado) o es posible que deba retirar el artículo. Depende de su elección personal cuánto tiempo desea conservar los recibos de cosas como comestibles y gasolina, pero en general, menos de un mes parece una buena opción. De lo contrario, sin embargo, la mayoría de los gastos personales ni siquiera son a corto plazo. Es posible que su recibo de la compra ni siquiera tenga que salir de la puerta de la tienda con usted.Publicidad

Guardianes a largo plazo

Es posible que deba conservar algunos recibos durante más tiempo que el mes que tarda en llegar el extracto de su tarjeta. Los recibos se pueden usar como prueba de una lista completa de cosas diferentes, desde deducciones de impuestos hasta garantías, por lo que deberá conservar algunos recibos. Conozco a muchas personas que escanean estos importantes recibos para asegurarse de tenerlos a mano. El IRS acepta recibos escaneados, pero si está tratando de trabajar con una compañía de tarjetas de crédito o aseguradora, es posible que deba conservar el original.Publicidad

• Gastos comerciales: si es dueño de su propio negocio, la mayoría de los gastos son deducibles de impuestos. Sin embargo, conserve esos recibos; en caso de una auditoría, son útiles. Eso incluye algunos recibos de los que de otro modo podría deshacerse, como gasolina o comidas, siempre que sean gastos comerciales.
• Gastos de búsqueda de trabajo: puede deducir muchos de los gastos asociados con la búsqueda de trabajo, así que guarde esos recibos.
• Reembolso del empleador: con la mayoría de las empresas, necesitará el recibo de cualquier gasto que se le reembolse. Por lo general, vale la pena hacer una copia para conservarla hasta que reciba un cheque; es probable que tenga que entregar el original a su empleador.
• Gastos médicos: entre las deducciones de impuestos y el seguro, es imprescindible conservar los recibos de los medicamentos, las visitas al médico y los procedimientos.
• Grandes compras: Conserve los recibos de grandes compras, como electrodomésticos y productos electrónicos. Definir cuán grande puede ser complicado, pero considere cómo lo pagó: si usó una tarjeta de crédito, es posible que tenga una garantía más allá de la que le ofreció la tienda, siempre que tenga el recibo original. Es posible que también necesite recibos de artículos de alto valor para hacer una reclamación al seguro.
• Garantías: si compra cualquier producto con garantía, querrá conservar el recibo; es posible que lo necesite para reclamar la garantía o incluso demostrar que la tiene. Cuando sea posible, tiene sentido guardar los recibos de garantía junto con el producto con el que vinieron. Pegarlos dentro de los manuales del propietario puede ser una forma fácil de realizar un seguimiento de ellos.
• Donaciones: a menudo se necesita un paso más para obtener un recibo por una donación, pero vale la pena. Lo necesitará si desea cancelar su donación en sus impuestos.

El tiempo que necesite conservar los recibos depende de quién pueda pedir verlos. Una buena regla general es que cualquier cosa relacionada con el seguro o las garantías puede desecharse una vez que se deshaga del artículo en cuestión; si reemplaza su estufa, por ejemplo, querrá conservar el nuevo recibo, pero puede tirar retire el recibo del aparato antiguo. Para el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés), el tiempo que debe conservar los recibos puede variar significativamente: lo máximo que puede necesitar un conjunto de recibos es de siete años.