Encontrar un gerente eficaz y exitoso que no sepa cómo administrar adecuadamente su tiempo y sus empleados es un poco como encontrar un unicornio. No lo harás, porque no existen. A todos se les da la misma cantidad de horas al día para realizar las tareas que necesitan su atención, la forma en que utilice su tiempo determinará en última instancia si tiene éxito o no en completar esas tareas.

Ya sea que sea un gerente por primera vez o simplemente necesite un curso de actualización, aprender y aplicar las habilidades adecuadas de administración del tiempo será de gran ayuda para el éxito de su carrera.

Antes de pasar a las habilidades de administración del tiempo eficaz para los gerentes, analicemos el por qué y el qué en lo que respecta a la administración del tiempo. La administración del tiempo es simplemente un método para organizar cómo aprovechar mejor las 24 horas del día para realizar tareas personales y profesionales.

La Matriz de Eisenhower, desarrollada por el presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, dividió la administración del tiempo en cuatro grupos:^[1]

Haga primero, programe, delegue y no haga.

Todas las habilidades de gestión del tiempo se encuentran en algún lugar de esta matriz. Aprender a dividir su tiempo y tareas de manera efectiva le permitirá lograr sus objetivos y liderar con éxito a su equipo, sin perder la cordura.

1. Sepa cómo planificar adecuadamente las metas

Benjamin Franklin dijo una vez:

Si no planifica, está planeando fracasar.

El padre fundador realmente dio en el clavo, y aprender a planificar adecuadamente los objetivos de su equipo es clave. En cuanto a las metas, debe establecer metas diarias, semanales, mensuales e incluso anuales que se puedan dividir en asignaciones manejables.

Por ejemplo, si tiene el objetivo de aumentar el tráfico al sitio web de la empresa en un 10 por ciento en el transcurso de un año, deberá establecer hitos mensurables semanalmente, mensualmente y en la marca de los seis meses para mantener el objetivo en marcha .

Eche un vistazo a estas guías sobre cómo establecer objetivos a corto y largo plazo:

• Cómo establecer metas a corto plazo para una vida exitosa y altamente satisfactoria
• La forma infalible de establecer objetivos a largo plazo y alcanzar el éxito

2. La buena comunicación marcará la diferencia

La buena comunicación puede hacer o deshacer cualquier relación, ya sea personal o empresarial, y cuando un gerente tiene dificultades con la administración del tiempo, la comunicación a menudo se ve afectada. Sin embargo, si un gerente se toma el tiempo de escuchar y comunicarse claramente con su equipo y sus clientes, puede marcar la diferencia en el éxito de una empresa.

Asegúrese de comunicarse regularmente con los miembros de su equipo para asegurarse de que estén trabajando para lograr hitos que se hayan establecido claramente. Un gerente que se comunica clara y regularmente con los clientes también tiene más probabilidades de hacer crecer su negocio. Asegúrese de aprovechar al máximo su tiempo con una comunicación reflexiva.

Aprende el 7 formas de garantizar una comunicación eficaz en el trabajo .

3. Una buena organización es clave

Una organización sólida que implique tanto las tareas delegadas como su espacio de trabajo real es crucial para la gestión eficaz del tiempo de los gerentes. Si su equipo está desorganizado y las personas no tienen claro qué asignaciones están en su plato o a quién deben acudir en busca de ayuda, cualquier objetivo establecido se verá afectado.

Una buena comunicación y una buena organización van de la mano cuando se trata de aprovechar al máximo el tiempo.Publicidad

En cuanto a la organización de su espacio de trabajo, bueno, si le gusta mantener su dormitorio desordenado en casa, eso es asunto suyo, pero el desorden no tiene cabida en los negocios. Cada minuto que busca un archivo extraviado es un minuto perdido que podría haberse gastado mejor.

¿Por qué no echar un vistazo a estos 15 mejores consejos de organización para la organización de la oficina y hacer más ?

4. La delegación eficaz lo es todo

La delegación eficaz ayudará a que los miembros de su equipo trabajen con confianza y eficacia. Como gerente, es su responsabilidad evaluar quién de su personal es el más adecuado para qué tarea y asignar las responsabilidades que la acompañan. Si no toma la iniciativa y delega funciones, solo perderá su tiempo y el de los miembros de su equipo.

Al delegar cuidadosamente diferentes tareas y asegurarse de que su personal tenga todo lo que necesita para completar esas tareas, los miembros del equipo estarán menos necesitados de usted cuando se trata de hacer el trabajo.

Aprenda el arte de la delegación en esta guía: Cómo delegar el trabajo de manera eficaz (la guía definitiva para líderes)

5. Programe las tareas adecuadas en el momento adecuado

Si estuviera construyendo un automóvil, no comenzaría por intentar instalar el sistema de sonido antes de que el marco estuviera en su lugar, ¿verdad?

El primer bloque de la Matriz de Eisenhower es Hacer primero, lo que significa que debes decidir cuáles son las tareas clave que debes eliminar antes de pasar a lo siguiente. Estas pueden ser cosas pequeñas como responder a una consulta de su jefe o pueden ser más grandes, como finalizar los planes para una nueva estrategia de redes sociales.

El punto es, asegúrese de aprender a priorizar las tareas más importantes de cada día, cuánto tiempo necesitará para completarlas y cuándo deben abordarse.Publicidad

A continuación, se incluye una técnica para ayudarlo a priorizar las tareas: Cómo priorizar correctamente en 10 minutos y trabajar 10 veces más rápido

6. Aprenda a reconocer las trampas multitarea

Todo el mundo tiene varias cosas que hacer, pero cuando intentamos hacer malabares con todas esas cosas a la vez, es probable que algunas caigan al suelo. Es demasiado fácil comenzar a trabajar en una tarea y luego saltar a su correo electrónico porque recibió un ping en su teléfono. Esto es terrible para romper tu concentración y solo obliga a tu cerebro a ponerse al día.

En su lugar, reserve bloques de tiempo específicos en el día para revisar y responder correos electrónicos. Al concentrarse en una tarea a la vez, terminará el trabajo antes y le dará toda la atención de su cerebro.

Pruebe estos 9 consejos sobre la gestión de tareas múltiples que mejorarán su productividad.

7. Aprenda a priorizar no solo su tiempo, sino también ayude a los empleados a priorizar el suyo

Podríamos pensar que dedicamos ocho horas al día a las tareas principales de nuestro trabajo, pero las investigaciones muestran que, por lo general, no es el caso.^[2]Puede ayudar a su equipo a aprovechar al máximo su tiempo (y el suyo) realizando ocasionalmente una auditoría de tiempo. Reserve un día en el que su personal haga un seguimiento de lo que hacen y cuánto tiempo pasan haciéndolo.

Asegúrese de tener claro que este ejercicio está destinado a ayudar a los empleados a largo plazo y no es una forma de eliminar a los trabajadores pobres. Con suerte, con suficientes datos, usted y su equipo podrán determinar mejor qué está funcionando y cómo evitar retrasos o interrupciones en el trabajo.

9. Mantener las apariencias puede ser de gran ayuda

Así como los marineros buscan a su capitán en busca de orientación durante una tormenta, sus empleados deben sentir que está administrando bien su tiempo. Si cada vez que sus empleados se acercan a usted, usted está agotado y tiene prisa, es más probable que no se acerquen a usted sobre cuestiones importantes.

Puede haber un día ocasional en el que esté luchando por mantenerlo todo junto, pero mantener la apariencia de un gerente que está en la cima de su juego de administración del tiempo realmente puede ayudar a impactar a otros para que administren su tiempo de manera efectiva también.Publicidad

10. Sepa qué hacer cuando su plato se está llenando demasiado

Un poco de presión y una fecha límite pueden ser un poderoso motivador cuando se trata de agacharse y hacer las cosas. Si descubre que su lista de trabajos obligatorios se está volviendo demasiado larga, podría ser un indicador de dos cosas:

Una posibilidad es que no esté administrando su tiempo de la manera más eficaz posible. Si ese es el caso, regrese al principio y revíselo.

Incluso el mejor entrenador tiene sus límites y solo hay una cantidad determinada de minutos en un día. Un buen gerente no intenta hacer todas las tareas que se le presentan por sí mismo. Saben cómo utilizar mejor a su personal para ayudar a garantizar que se cumplan los objetivos y saben cuándo su carga de trabajo está al máximo.

11. Comprenda la regla 80/20

De acuerdo con el Principio de Pareto o mejor conocido como la regla 80/20, el 80 por ciento de los resultados provienen de solo el 20 por ciento de las acciones. El otro 20 por ciento de los resultados proviene de ... lo adivinó, el 80 por ciento de las acciones.

En cuanto a cómo todo esto influye en la gestión del tiempo de un gerente eficaz, bueno, lo que debe hacerse, sin excusas, las prioridades pueden ser solo el 20 por ciento de su trabajo, pero producirán los mejores resultados. El 80 por ciento restante de las funciones probablemente se pueda delegar entre el personal de su equipo.

12. No tenga miedo de tomar un descanso cuando sea necesario

Si trabaja como un tren de carga cada segundo del día sin tomarse unos minutos para dar un paso atrás y respirar, experimentará agotamiento. El agotamiento es ese asesino furtivo de la gestión del tiempo que se arrastra cuando intenta asegurarse de que no se pierda ni un minuto sin dedicarlo al trabajo. El resultado es que pronto tendrá menos energía y concentración y, eventualmente, su trabajo puede afectar su salud mental.

Programar el tiempo de inactividad para usted es importante. Así que anime a sus empleados a que tomen descansos y no olvide tomarlos usted mismo. Unos cuantos descansos a lo largo de la jornada laboral pueden ser de gran ayuda para ponerlo en la mentalidad adecuada para aprovechar al máximo su tiempo.

Pensamientos finales

Es fácil quedar atrapado en el día a día del negocio y desarrollar hábitos poco saludables como gerente. Concéntrese en desarrollar las recomendaciones de este artículo y dedique tiempo a empoderar a su equipo. No solo mejorará la productividad general, sino que se convertirá rápidamente en un líder estelar y respetable.Publicidad

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