La gestión del tiempo es la habilidad que desbloquea todas las demás habilidades. Además, si quiere salir adelante mejor, la gestión del tiempo le ayudará. Si desea un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida, la gestión del tiempo es la respuesta. Si desea sentirse menos abrumado y más en control, administrar mejor su tiempo es la respuesta. En el corazón de una gestión del tiempo más eficaz se encuentra un sistema de gestión del tiempo y un conjunto de listas de apoyo. Estas plantillas de administración del tiempo pueden ayudarlo a crear esas listas.

Si tu mejor amigo usara tu sistema de administración del tiempo, ¿qué diría?

Al leer este artículo, es probable que caiga en uno de los 3 grupos;

• Aquellos en Negación: 'Estoy tan ocupado que no hay forma de que tenga tiempo para mejorar mi gestión del tiempo'.
• Aquellos en ignorancia: 'Mi sistema de gestión del tiempo ha funcionado bien durante 15 años'.
• Quienes lo necesitan: 'Si esto puede ayudar, lo intentaré porque estoy seguro de que puedo hacer algunas mejoras'.

Apelando al grupo 'Aquellos que lo necesitan', estas plantillas de administración del tiempo ayudarán. Son simples, prácticos y puedes usarlos de inmediato. Si tuvieras tiempo, habrías creado plantillas similares. Es difícil cuando estás en las trincheras.

Mi pasión es ayudar a los demás y, siendo un ávido estudiante y formador de gestión del tiempo durante 14 años, quería compartir algo de lo que había aprendido. Aprendió de la manera difícil para que no sea necesario.

Cómo utilizar cada una de las 14 plantillas de gestión del tiempo

Las plantillas están diseñadas en el orden en que deben usarse. El primero es el más duro, Áreas de resultados clave (KRA) y luego se vuelven progresivamente más fáciles. Por ejemplo, la 'Lista de tareas diarias', la 'Lista de proyectos' y la 'Evaluación semanal'.

1. Áreas de resultados clave Plantilla de gestión del tiempo

Imagina el equipo de fútbol al que apoyas o, si no tienes uno, un equipo al que apoya un amigo o simplemente uno del que has oído hablar. El mío es Oxford United (¡Cuente el suave abuso!). Es probable que el KPI (indicador clave de rendimiento) de Oxford United sea ganar la liga. Este es un objetivo de equipo que todos los miembros del equipo pretenden lograr. Este objetivo no es para un individuo. Oxford United podría ganar la liga, pero ¿todos los jugadores 'hicieron todo lo posible'? Aquí es donde los KRA son importantes. A Área de resultados clave (KRA) es un objetivo individual. La idea es que si cada persona trabaja para lograr su KRA, el equipo debe lograr su KPI. Volviendo a nuestro equipo de fútbol, ​​la KRA del portero podría ser una 'portería a cero'. La KRA del Striker es marcar un gol por partido, y la KRA del Defender es ganar el 80% de sus tacleadas. ¿Cuál es tu KRA?

Acción: Complete su KRA utilizando la plantilla de gestión del tiempo n. ° 1 para saber por qué está en la nómina: KRA. Publicidad

2. Lista de tareas diarias Plantilla de gestión del tiempo

Esta plantilla de gestión del tiempo es la más fácil de entender porque solo requiere una lista de lo que va a hacer cada día. El desafío es que muchas personas escriben una lista continua de tareas pendientes y no una lista de tareas pendientes para cada día. Tener una lista de tareas pendientes todos los días enfoca la mente. Si no tiene una lista de tareas pendientes todos los días, tienden a suceder dos cosas. En primer lugar, se quedará atascado en la bandeja de entrada de su correo electrónico porque eso nos hace pensar que estamos trabajando duro y, por lo tanto, 'ocupados'. En segundo lugar, alguien más ocupará su día con tareas si no las ha elegido usted mismo. Estas tareas pueden venir en forma de correos electrónicos, una solicitud de los jefes o acciones que recibe en una reunión. 'Tenga un plan cada día o alguien tendrá uno para usted'. Una lista de tareas diarias es la base de todo sistema de gestión del tiempo. Utilice esta plantilla todos los días.

Acción: Complete una lista de lo que hará mañana usando la plantilla de administración del tiempo n. ° 2 para que tenga su plan: la lista diaria de tareas pendientes.

3. Lista de proyectos Plantilla de gestión del tiempo

Muy pocas personas tienen una lista de proyectos 'vivos y respirando'. Algunos tienen uno, pero se escribió una vez y no se ha actualizado desde entonces. Una lista de proyectos es un medio para saber cuáles son las cosas importantes. Esas cosas que tendrán el mayor impacto positivo en nuestra KRA. Es la conexión entre la Lista de tareas diarias y la razón por la que está en la nómina, que son las Áreas de resultados clave. Al tener una lista de proyectos, tiene transparencia de las cosas grandes e importantes. Las investigaciones nos dicen que cada persona tiene entre 50 y 70 proyectos sobre la marcha en cualquier momento (hogar y trabajo). Esta plantilla solo pide 14.

Acción: Complete una lista de proyectos en los que está trabajando utilizando la plantilla de gestión del tiempo n. ° 3 para realizar un seguimiento de las 'cosas importantes': la lista de proyectos.

4. Acciones de reunión Plantilla de gestión del tiempo

Las reuniones son el mal necesario de cualquier trabajador del conocimiento. No podemos alejarnos de ellos. Parece que es donde se pierden las horas y no se consigue nada. Una de las razones clave de esto es que las acciones no se capturan o no se capturan lo suficientemente bien como para que suceda algo sustancial. Por supuesto, los objetivos de la reunión, los asistentes adecuados, el enfoque, etc., también son razones válidas. Esta plantilla comienza con la captura de las acciones. Esto se debe a que al capturar acciones claras, la gente no tendrá espacio para moverse diciendo: 'Pensé que él estaba haciendo eso', '¿O qué significa esa acción?' La reunión de hace 2 semanas '.

Acción: Complete la plantilla de gestión del tiempo n. ° 4 para que pueda aumentar la probabilidad de que se completen las acciones: Acciones de reunión.

5. Lista de espera Plantilla de gestión del tiempo

Delegas a la gente. Gente de arriba. Personas de abajo. Gente al lado. ¿Cómo realiza un seguimiento de a quién le ha pedido que haga qué y para cuándo? Una lista de espera le ayuda a realizar un seguimiento. Esta plantilla proporciona un lugar para estacionar lo que solicitó que se hiciera para que no siga acosando a la persona y para que tenga claro cuándo desea que se complete la tarea. Y para que, por supuesto, no te olvides. La clave para una lista de espera exitosa es evaluarla. Esto puede suceder todos los días, mientras que es una pieza nueva en su sistema de gestión del tiempo. 'Más adelante' es posible que solo sea al principio y al final de la semana, a medida que se sienta cómodo utilizando esta plantilla.Publicidad

Acción: Complete una lista de espera para usar la plantilla de administración del tiempo n. ° 5 para que tenga el control de lo que ha delegado: lista de espera.

6. Lista de distracciones Plantilla de gestión del tiempo

Uno de los mayores desafíos de la administración del tiempo, y especialmente en una oficina de planta abierta, es comenzar una tarea y completarla. Estudiantes en nuestro curso de formación en gestión del tiempo díganos que esta es la razón por la que sienten que no hacen nada. Parte de la razón de esto es que los trabajadores del conocimiento tienen que hacer malabares con muchas pelotas. En parte es porque nosotros aplazar porque no 'nos gusta una tarea'. Principalmente se debe a que no tienen una forma estructurada de lidiar con los pensamientos errantes. Una 'Lista de distracciones' es una plantilla simple que mantendría en su escritorio. Luego, cuando te concentras en una tarea y luego te vienen pensamientos a la mente, los escribes, se los sacas de la cabeza, lo que te permite volver a la tarea que tienes entre manos. Se agrega más del 50% del tiempo a una tarea al no iniciarla y completarla de una vez. Imprima y guarde esta plantilla en su escritorio o manténgala abierta en su pantalla.

Acción: Complete la plantilla de gestión del tiempo de la Lista de distracciones n. ° 6 para que pueda concentrarse en completar una tarea de principio a fin: Lista de distracciones.

7. Objetivos semanales Plantilla de gestión del tiempo

Imagínese un equipo de ventas sin un objetivo de ventas, o el equipo de fútbol de Oxford United saliendo a jugar todos los sábados 'sólo para divertirse'. Lo mismo ocurre con la gestión del tiempo. Probablemente tenga objetivos (KPI y KRA) para el año o el trimestre. Estas plantillas te desafían a tener metas para la semana. Al comienzo de la semana, esta plantilla pregunta: 'Si mirase hacia atrás en esta semana, ¿qué le gustaría haber logrado?'. Al escribir nuestras metas para la semana, nos ayuda a concentrarnos en lo que es importante a medida que nos 'atascamos en las trincheras' de los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y las reuniones. Idealmente, los objetivos semanales tendrían un impacto positivo en los proyectos prioritarios, que a su vez tienen un impacto en sus KRA, que tienen un impacto en los KPI. Si esto sucede, tiene una cadena de eslabones de acero que atraviesa la administración del tiempo y la mantiene conectada y sólida.

Acción: Complete sus Metas semanales para esta semana para que haya identificado lo que quiere lograr usando la plantilla de administración del tiempo # 7 - Metas semanales.

8. Evaluación semanal Plantilla de gestión del tiempo

Al comienzo de la semana, completó la plantilla 'Objetivos semanales' con las 7 cosas que desea lograr esa semana. Al final de la semana, tiene sentido ver cómo te fue. La plantilla de evaluación semanal le pregunta si logró esos objetivos semanales con una herramienta simple llamada 'PMI': positivo, negativo e interesante. Al final de la semana, escribe 3 cosas que fueron positivas sobre la semana, 3 cosas que fueron negativas o no tan buenas sobre la semana y 3 cosas que fueron interesantes sobre la semana. Por ejemplo, 'P: Gran reunión con el nuevo cliente ABC', 'M: Solo logré 4 de 7 objetivos' y 'I: Dos de mi equipo están enfermos'. El último recuadro le pide que realice una acción de gestión del tiempo después de haber evaluado su semana, p. Ej. 'Voy a programar en mi diario 1 hora por semana para el proyecto XYZ '.

Acción: Complete la evaluación semanal para saber si logró sus objetivos semanales utilizando la plantilla de administración del tiempo n. ° 8: evaluación semanal. Publicidad

9. Metas mensuales Plantilla de gestión del tiempo

Similar a 'Objetivos semanales'. Esta plantilla le pide que escriba las cosas importantes que desea lograr ese mes.

10. Evaluación mensual Plantilla de gestión del tiempo

La plantilla de gestión del tiempo 'Evaluación mensual' le pide que evalúe los objetivos que escribió en la plantilla 'Objetivos mensuales'.

11. Metas anuales Plantilla de gestión del tiempo

La plantilla 'Objetivos anuales' completa la serie de Objetivos; Semanal, Mensual y luego Anual. El desafío de establecer metas anuales es hacerlas lo suficientemente grandes como para justificar ser una meta anual, pero no demasiado grandes como para que puedan ser 'metas de vida'. Los objetivos de vida no se analizan en estas plantillas.

12. Evaluación anual Plantilla de gestión del tiempo

Completada en enero, la 'Evaluación anual' se trata de mirar hacia atrás en el año pasado. Identificar lo que funcionó, lo que no funcionó y la lección aprendida para escribir las metas anuales del próximo año.

13. Lista de algún día quizás Plantilla de gestión del tiempo

Esta plantilla es esencial para lograr una de las mentalidades clave de un administrador de tiempo eficaz. La mentalidad se resume mejor con la frase: 'Las personas más exitosas son las que tienen la cabeza vacía'. La Lista de tareas diarias y la Lista de proyectos son excelentes plantillas para administrar nuestras tareas grandes e inmediatas. La lista Some Day May Be List es un lugar para colocar todas esas cosas que desea hacer, pero que ahora no son urgentes ni importantes. Algunos ejemplos pueden ser, 'Archivar todos los documentos de la casa', 'Obtener una pensión', 'Escribir una plan de sucesión para la compañía'.

Acción: Complete la Lista de algún día tal vez para que tenga un lugar donde poner 'todo lo demás' usando la plantilla de administración del tiempo # 13 - Lista de algún día tal vez.

14. Gestión del tiempo del proyecto Modelo

El trabajador del conocimiento promedio gestiona proyectos y si es honesto consigo mismo, su experiencia en la gestión de proyectos es lo que ha aprendido de forma autodidacta. Es posible que hayan oído hablar de grandes proyectos de TI gestionados con diagramas de Gantt o calificaciones como Prince2 . Sin embargo, anhelan algo simple que les dé control sin ser demasiado engorroso de usar. Esta plantilla de una página le ayuda a gestionar mejor sus proyectos importantes preparándose mejor y evitando las principales razones por las que los proyectos fracasan .Publicidad

Acción: Complete la Plantilla de gestión del tiempo del proyecto n. ° 14 para prepararse mejor para proyectos importantes y mantenerlos encaminados: Plantilla de proyecto.

Descargue y utilice estas plantillas de gestión del tiempo

Descargue estas 14 plantillas de gestión del tiempo para utilizarlas con papel y lápiz .

Descargue estas 14 plantillas de gestión del tiempo para completarlas en la pantalla.

Empiece por incorporar una de estas plantillas en su sistema de gestión del tiempo. Luego, otra una semana después, hasta que uses la plantilla habitualmente. Se necesitan 21 veces para formar un hábito. Ahora puede organizarse mejor. ¡Buena suerte!

Crédito de la foto destacada: Estabas a través de sonovate.com