Si bien los buenos asistentes pueden liberarnos de las operaciones rutinarias de la oficina y proteger nuestros horarios, los excelentes asistentes pueden realizar el trabajo de rutina que no es de supervisión normalmente realizado por un gerente o ejecutivo, lo que nos permite concentrarnos en tareas de nivel superior.Publicidad

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Para aquellos de nosotros lo suficientemente afortunados de tener grandes asistentes, sabemos cuán significativamente pueden mejorar nuestra efectividad. He tenido la suerte de tener dos asistentes increíblemente geniales y, aunque cada uno ha pasado a puestos de mayor responsabilidad, sus contribuciones permanecen conmigo.Publicidad

Contribuciones de alto rendimiento

Los siguientes cuatro elementos son tareas (o áreas de desempeño) que un asistente de confianza puede realizar fácilmente, lo que libera su tiempo de hasta un par de horas al día de inmediato y mejora drásticamente el funcionamiento de su oficina, a menos que ya sea una máquina finamente ajustada.Publicidad

1. Sea el administrador de su horario. Anime a su asistente a que se haga cargo de la eficacia de su horario. Asegúrese de que comprenda la prioridad de su trabajo y de quién puede (y debe) anular su día planificado. Luego, deje que su asistente comience a administrar sus citas por usted. Reúnase con él o ella todas las mañanas y tardes para revisarlo durante un par de semanas y luego reducir las reuniones a una frecuencia que les sirva a ambos.
2. Filtra y ordena tu correo electrónico. En realidad. Por qué usted ¿Necesita decidir qué correo electrónico lee y por qué debería tener que tomar esa decisión repetidamente en función de cuándo alguien lo envía? Las personas envían demasiado correo electrónico y no ejercen casi ningún discernimiento sobre cómo hacerlo más efectivo. Deje que su asistente decida qué necesita leer y cuándo. La forma en que ustedes dos organicen este proceso depende de ustedes.
3. Tome notas sobre temas de su interés en las reuniones. Si está utilizando a su asistente de manera eficaz, él o ella ya tiene una idea de qué tipo de información necesita para realizar bien su trabajo. Deje que le ayuden a obtenerlo y anímelo a que le informe sobre las cosas sobre las que no ha preguntado.
4. Identificar mejoras en las operaciones de la oficina. Este es fácil. O puedes hacerlo más difícil. Si no tiene a otra persona que sea el gerente de la oficina, su asistente estará en una excelente posición para recomendar, o simplemente hacer que sucedan, mejoras en la forma en que las personas y la información fluyen dentro y fuera de su organización. Dales la responsabilidad y la autoridad para hacerlo.

Potenciales cambiadores de juego

Los cuatro elementos restantes contienen elementos con los que algunos gerentes se sienten cómodos, y algunos elementos muchos son muy incómodo con. Nadie prometió que la gestión era fácil; Estos posibles cambios en el juego pueden ayudar a que un gran asistente lo ayude a ser mucho más efectivo.

1. Responda al correo electrónico de rutina por usted. Muchos de estos son bastante fáciles. Los ejemplos típicos incluyen solicitudes de información de rutina, respuestas a la programación de correos electrónicos y consultas para las que no se requiere su experiencia en la materia o decisiones específicas. En otros casos, permitir que su asistente comprenda cómo respondería usted a mensajes similares le permitirá redactar las respuestas para su revisión y transmisión.
2. Asista a reuniones no decisivas por usted. Si el propósito de la reunión es la distribución de información en lugar de la toma de decisiones, su asistente puede liberar algo de su tiempo para otras cosas asistiendo a estas reuniones y recopilando la información. Luego, pueden resumirlo para su revisión.
3. Demuestre potencial de avance. Algunos asistentes realmente grandes están muy contentos en ese rol y no tienen ningún deseo de moverse a otros puestos o adquirir responsabilidades adicionales, incluso cuando demuestran una clara capacidad para ello. Otros tienen la capacidad y el deseo de asumir una mayor responsabilidad. Considere dárselo. De lo contrario, perderá a un gran asistente, así como a un trabajador potencialmente de alto rendimiento para otro trabajo.
4. Identifique el talento potencial para usted. ¡¿Qué?! ¿Dejar que su asistente encuentre talento para usted? ¿Por qué no? Si un asistente tiene la habilidad, ¿por qué desperdiciarla? Pocas personas conocerán sus necesidades organizativas y su agenda de gestión tan bien como su asistente, y pocas personas están tan bien posicionadas para vender trabajando para usted. ¿Eso significa dejarles contratar el talento? No. No estoy sugiriendo delegar la autoridad de contratación. Sugiero aprovechar los activos disponibles para lograr una mayor eficacia con tiempo y recursos limitados.

(Autor de la foto: Mujer joven, llevando, auriculares a través de Shutterstock)