Se necesita ser productivo para hacer las cosas correctamente y a tiempo. Entonces, ¿cómo saber qué tareas son esenciales y cuáles pueden esperar? La respuesta está en la Matriz de priorización, también conocida como Matriz de Eisenhower.

La matriz tomó su nombre de Dwight David Eisenhower.

Eisenhower fue general del ejército estadounidense y el 34º presidente de los Estados Unidos de 1953 a 1961. Como general de cinco estrellas y comandante supremo del ejército estadounidense, redactó la estrategia para una invasión aliada de Europa.^[1]

Eisenhower tuvo que tomar decisiones difíciles cada vez sobre qué tareas priorizar entre muchas en las que necesitaba concentrarse a diario. Entonces, se le ocurrió la famosa Matriz de Eisenhower, o la Matriz de Priorización.

Tabla de contenido

1. ¿Qué es la matriz de priorización?
2. Cómo utilizar la matriz de priorización
3. Conclusión
4. Más consejos para priorizar

¿Qué es la matriz de priorización?

La Matriz de priorización es una herramienta para calificar sus tareas en función de la urgencia. Le ayuda a conocer las actividades críticas y las tareas que debe omitir y puede ser útil en la gestión de proyectos, pequeñas empresas o tareas personales.

Eisenhower dijo la famosa frase de la matriz:

La mayoría de las tareas que son urgentes no son importantes y la mayoría de las tareas que son importantes no lo son.

Esta cita se convirtió en la máxima de Eisenhower en la gestión de su tiempo.

Hay cuatro cuadrantes en la Matriz de priorización, que ayudan a comparar las opciones de qué hacer primero y último, lo que le permite priorizar proyectos y crear un plan estratégico.^[2].

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Los cuadrantes son:

• Hacer
• Calendario
• Delegar
• Eliminar

Hacer

Hacer es el primer cuadrante de la Matriz de priorización e incorpora actividades importantes. Es decir, aquellas tareas que necesita llevar a cabo con urgencia: crisis, plazos y cuestiones que necesitan su atención urgente y son muy relevantes para la misión de su vida.

¿Cómo sabe qué tarea se incluye en este cuadrante?

Empiece por analizar sus prioridades y luego establezca si se encuentra dentro de los criterios de 'hágalo ahora'. Si la tarea se puede realizar en un día o en un plazo de 24 a 48 horas, es urgente.

Otro enfoque que puede adoptar para priorizar tareas en esta categoría es adoptar el principio de comerse la rana de Mark Twain. Este principio recomienda que realice las actividades más urgentes tan pronto como se despierte.

Aquí tienes un ejemplo práctico.

Supongamos que necesita redactar una estrategia de contenido y enviar un informe a su gerente. Es sábado y la fecha límite para la presentación es el lunes. ¿Podemos decir que la actividad es urgente? ¡Definitivamente!

Calendario

El segundo cuadrante de la matriz de priorización es el Programa. La Matriz de Priorización clasifica las tareas en esta categoría como importantes pero no tan urgentes.

Son objetivos y tareas a largo plazo sin fecha límite inmediata. Esas tareas pueden incluir meditación, llevar un diario, estudiar, pasar tiempo en familia y hacer ejercicio.

Puede planificar actividades en este cuadrante para algún otro período. Por ejemplo, debe hacer ejercicio para gozar de buena salud, pero puede dedicar tiempo para hacerlo.Publicidad

Programe estas actividades de tal manera que no se transfieran al cuadrante Hacer o Urgente. Asegúrese de tener suficiente tiempo para llevarlos a cabo.

Delegar

El tercer cuadrante de la matriz de priorización es Delegado.

Estas tareas no son importantes para usted, pero sí muy urgentes para los demás. Aquí es donde entra en juego el trabajo en equipo.

Técnicamente, puede realizar tareas en esta categoría, pero tiene sentido delegarlos . La delegación de tareas asegurará que tenga más tiempo para realizar actividades en sus dos primeros cuadrantes.

También debe supervisar las tareas que ha delegado. Solo supondrá una enorme pérdida de tiempo si no dispone de un sistema de seguimiento para las tareas delegadas.

Eliminar

El último cuadrante destaca sus asesinos de productividad. Son tareas que no son importantes para sus objetivos ni urgentes. La única forma de aumentar su productividad es eliminarlos.

Algunos ejemplos son revisar constantemente su teléfono, ver películas o jugar videojuegos.

También pueden ser malos hábitos que debe identificar y eliminar de su programa diario y semanal.

Las personas exitosas han aprendido a priorizar y ceñirse a lo importante. Han aprendido a encontrar una mejor persona para una tarea o eliminar tareas menos importantes.

Consideremos dos personalidades inspiradoras que han diseñado su sistema de priorización.Publicidad

Warren Buffet desarrolló un modelo de priorización de dos listas para determinar qué tarea merece su mejor atención. El resultado final es pasar por alto las cosas que son importantes y útiles pero que no son las principales prioridades.

Mark Ford, asesor de negocios, comercializador, millonario que se hizo a sí mismo y autor, ideó su estrategia:

Comience a trabajar en la prioridad más importante, tómese un descanso, trabaje en la segunda tarea más importante, tómese un descanso, luego clasifique las actividades menos importantes y las tareas que recibió de otras personas por la tarde.^[3]

Cómo utilizar la matriz de priorización

Usar la Matriz de priorización puede ser complicado si es nuevo en ella, pero si sigue unos sencillos pasos, puede aprender a utilizarla de la mejor manera posible.

1. Enumere y clasifique sus prioridades

Resalta todas las tareas que necesitas realizar en un día. Luego, clasifícaloscon criterios ponderadosbasado en la urgencia y la importancia.

Identifique cualquier actividad que requiera una acción inmediata. Me refiero a una tarea que, si no completa ese día, podría tener consecuencias graves. Por ejemplo, si no envía su estrategia de contenido, otros redactores de contenido no pueden trabajar. Significa que debe verificar las dependencias de alta prioridad.

2. Defina el valor

El siguiente paso es examinar la importancia y evaluar cuál de ellos afecta más a su empresa u organización. Como regla general, puede verificar qué tareas tienen mayor prioridad sobre otras. Por ejemplo, debe atender los requisitos del cliente antes de ocuparse de cualquier trabajo interno.

También puede estimar el valor examinando cómo la tarea afecta a las personas y los clientes de la organización. En pocas palabras, cuanto más impacto tenga una tarea en las personas o en la organización, mayor será la prioridad.

3. Elimina la tarea más desafiante

La procrastinación no es un síntoma de pereza, pero la evitación sí lo es. La verdad es que normalmente evitará las tareas que no desea hacer. El ex director ejecutivo de Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, dijo una vez que se encargaría de la tarea más temida cuando llegara a la oficina.

Brian Tracy llamó a estas tareas las ranas que necesitas comer. Eso eliminará el temor persistente, que aumenta la presión sobre ti cuando pospones las tareas necesarias.^[4]. Aquí es donde la Matriz de Priorización puede ayudar; come las ranas Do inmediatamente.Publicidad

Si necesita ayuda para superar la dilación, consulte Este artículo .

4. Sepa lo que es importante para usted

Mientras esté en este cosmos, siempre encontrará diferentes opciones que pueden ser contradictorias con sus objetivos. Por ejemplo, una promoción fantástica que requiera viajes excesivos lo aislará de las relaciones importantes. Si no está consciente de las prioridades, puede aceptarlo, aunque su familia sea su prioridad.

Por lo tanto, tiene sentido identificar lo que es importante para usted y prepararse para no comprometer esas cosas importantes por placer o ganancia inmediata.

Yogi Berra lo subtituló de esta manera:

Si no conoce su destino, es posible que termine en otro lugar.

5. Establezca un horario regular sin trabajar

La directora ejecutiva de YouTube, Susan Wojcicki, estableció una regla para no revisar sus correos electrónicos entre las 6:00 p. M. Y las 9:00 p. M. Según un informe de CNN Business, fue la primera mujer en solicitar una licencia por maternidad cuando Google recién comenzó. Prioriza la hora de la cena con su familia a pesar de ser la directora ejecutiva de YouTube.^[5].

¿Es posible reducir el tiempo para nuestras relaciones e intereses fuera del trabajo?

Por supuesto, y es por eso que debe establecer su tiempo sin trabajo. Este enfoque le permitirá renovar sus niveles de energía para la siguiente tarea. Además, estará en la mejor posición para realizar una introspección, ya que no se encuentra en su zona de trabajo habitual.

6. Sepa cuándo detenerse

Puede lograr todo lo que está en su lista a veces. Una vez que haya priorizado su carga de trabajo y evaluado sus estimaciones, elimine las tareas restantes de su lista de prioridades y concéntrese en sus tareas más urgentes e importantes.

Conclusión

No es suficiente tener éxito en el trabajo. Asegúrese de hacer tiempo para su familia y una relación importante en su vida.Publicidad

Comenzar y encontrar tiempo puede ser complicado, pero con un poco de práctica en el uso de la Matriz de priorización, descubrirá que es más productivo y más capaz de dividir su tiempo entre las cosas que son importantes para usted.

Más consejos para priorizar

• Cómo priorizar correctamente en 10 minutos y trabajar 10 veces más rápido
• Volver a lo básico: establecimiento de prioridades
• Cómo priorizar el trabajo cuando todo parece importante

Crédito de la foto destacada: William Iven a través de unsplash.com

Referencia