¿Tardas mucho en resolver problemas profesionales o empresariales? Puede que sea el momento de aprender a utilizar los 5 porqués para simplificar el proceso.

Quizás crea que necesita conocer 1000 técnicas para resolver problemas más rápido. La verdad es que no existe una sola técnica que pueda resolver todos tus problemas. Pero a pesar de esta realidad, aún puede resolver la mayoría de sus problemas de manera efectiva.

¿Cómo? Aprovechando la técnica de los 5 porqués de Sakichi Toyoda. Toyoda usó esta técnica para el sistema de producción de Toyota, pero puede aplicarla a la mayoría de sus problemas.^[1]. Entonces, ¡deje de intentar memorizar docenas de técnicas y prepárese para trabajar de manera más inteligente!

Tabla de contenido

1. ¿Qué es el método de los 5 porqués?
2. Cómo preguntar los 5 porqués de manera eficiente
3. Un ejemplo de los 5 porqués
4. ¿Cuándo no funcionan los 5 porqués?
5. La línea de fondo
6. Más técnicas de resolución de problemas

¿Qué es el método de los 5 porqués?

Con la técnica de los 5 porqués, tienes que hacer 5 preguntas.

Simple, ¿verdad? Siempre que se enfrente a un problema, pregunte qué pudo haber contribuido a los resultados actuales. Luego, continúe preguntando 5 veces, ohasta llegar a la causa raíz.

¿Cómo sabes que esta técnica funciona? Bueno, Toyota ha implementado con éxito esta técnica para mejorar su línea de montaje. Ahora imagina lo que puede hacer para ayudarte a resolver problemas comunes.^[2]!

El proceso de los 5 porqués no es complejo, pero llevará tiempo acostumbrarse. Si es como la mayoría, tiende a buscar soluciones al resolver problemas. En su lugar, comience por hacer una pregunta cada vez que se enfrente a un problema.

Puede ser por cualquier cosa menor, como estar atrapado en el tráfico. En este caso, su primera pregunta sería por qué no evitó el tráfico. Haga una sola pregunta para todos sus problemas y continúe agregando más hasta que haga 5 de forma predeterminada.Publicidad

Con el tiempo, sabrá cuándo preguntar los 5 porqués y encontrar la causa raíz de la mayoría de sus problemas. Pero no siempre tienes que trabajar solo. Cuando trabaje con temas desconocidos, trabaje con los miembros del equipo para generar respuestas.

Si quieres saber cómo ser un gran jugador de equipo, echa un vistazo a Este artículo .

Por ejemplo, si está solucionando un problema de una mala campaña de marketing para su empresa, trabaje con su equipo de marketing para encontrar una solución. Como propietario de un negocio, usará muchas funciones, pero no podrá encontrar la causa raíz de la mayoría de sus problemas por sí solo.

Cómo preguntar los 5 porqués de manera eficiente

Antes de comenzar a preguntar los 5 porqués, debe prepararse para obtener los mejores resultados. Este es el proceso de flujo para resolver un problema del mundo real:

1. Obtenga los recursos adecuados

No sabes lo que no sabes. Entonces, recopile información a través de libros y recursos en línea antes de resolver un problema. Te encontrarás investigando con más frecuencia temas con los que no estás familiarizado.

Si no se prepara, se limitará a una causa raíz ineficaz.

También puedes rodearte de personas que se especialicen en determinadas áreas. De esta manera, puede trabajar junto con su grupo para encontrar la mejor causa raíz de un problema.

Su objetivo aquí es sentirse cómodo con las preguntas con las que está trabajando. Evite responder preguntas de las que no esté seguro porque lo más probable es que termine con una mala causa.

2. Comprender el problema

Antes de resolver cualquier problema, es importante conocer la naturaleza del problema que está resolviendo. Esto le ayudará a evitar encontrar una causa raíz irrelevante.Publicidad

Cuando defina el problema, también evitará confusiones al trabajar con equipos. Por ejemplo, cuando se trabaja en equipo, a menudo es fácil asumir que todos están trabajando en el mismo problema. Pero este no es siempre el caso y puede hacer que los equipos trabajen para resolver dos problemas diferentes.

3. Haga sus primeras 5 preguntas

Una vez que haya pasado suficiente tiempo preparándose, haga su primera pregunta. En lugar de dar respuestas rápidas, haga una lluvia de ideas sobre qué respuestas aportarán el mayor valor. Cada pregunta depende de su predecesora, así que dé respuestas significativas.

La regla general aquí es seguir repitiendo el por qué cinco veces hasta que encuentre una posible causa raíz.. Por lo general, 5 preguntas o menos son suficientes para resolver los problemas más comunes, pero no se limite a 5 preguntas si es realmente necesario hacer más.

En su lugar, siga haciendo preguntas hasta que ya no pueda.

4. Encuentre su causa raíz

El objetivo principal de usar el marco de los 5 porqués es terminar con la causa raíz del problema que está experimentando.Debe encontrar una respuesta que le ayude a comprender cuándo y por qué ocurre el problema.

También se utiliza para abordar problemas de alto nivel, de modo que pueda realizar un seguimiento de su progreso posteriormente. Al abordar los problemas de alto nivel, resolverá los problemas más rápido antes de abordar la causa raíz.

Un ejemplo de los 5 porqués

Aprender sobre el marco de los 5 porqués es genial, pero tener ejemplos del mundo real es mejor. A continuación, se muestra un ejemplo que puede usar como plantilla para cuando esté resolviendo problemas del mundo real:

Problema: Los empleadores no me han devuelto la llamada para una entrevista durante los últimos 3 meses

• Pregunta 1 : ¿Por qué es mi reanudar no ser notado por los empleadores?
  Porque es demasiado genérico y no muestra ninguna habilidad especial para los puestos a los que se postula.
• Pregunta 2: ¿Por qué mi currículum es demasiado genérico?
  Porque quiero que atraiga a muchas profesiones.
• Pregunta 3: ¿Por qué quiero postularme a muchas profesiones?
  Porque quiero aumentar mis posibilidades de ser contratado.
• Pregunta 4: ¿Por qué el postularme a varias profesiones aumentaría mis probabilidades de ser contratado?
  Porque no me limitaría a las vacantes disponibles en una profesión específica.
• Pregunta 5: ¿Por qué me limitaría a las vacantes disponibles?
  Porque hay una gran demanda de mi profesión.

En este escenario, se detendría en la pregunta 5 porque encontró una posible causa raíz.Publicidad

Dado que existe mucha competencia para su industria, su currículum debe destacarse. ¿A quién crees que contratará un empleador, un experto en todos los oficios o un experto en su profesión?

Siempre que esté trabajando con un problema, tómese el tiempo para pensar en las mejores preguntas. Eso es porque afectará la calidad de la causa raíz con la que terminará.

¿Cuándo no funcionan los 5 porqués?

Como has visto, los 5 porqués no son complicadosy se puede utilizar para muchos tipos de problemas, pero requiere mucho esfuerzo ejecutarlo correctamente. Cuando se hace correctamente, puede ayudarlo a encontrar al culpable de la mayoría de sus problemas comunes. El problema es que esta técnica no es adecuada para todas las situaciones.

Resultados irrepetibles

No podrá replicar los mismos resultados. Piénselo: está creando sus propias preguntas y respondiéndolas de una manera única. Nadie más podría replicar sus resultados en su mayor parte.

Esto significa que incluso dos equipos que trabajen en el mismo entorno obtendrán dos respuestas independientes.

Limitado por el conocimiento disponible

Como se mencionó anteriormente, recopile suficiente información cuando resuelva un problema desconocido. El problema es que no siempre tendrás los mejores recursos disponibles. Debido a esto, se limitará a la calidad de sus respuestas.

Si alguna vez te enfrentas a un tema desconocido, prueba una técnica diferente de resolución de problemas.

Centrándose en una única causa raíz

El objetivo principal del uso de los 5 porqués es encontrar una única causa raíz. Pero no todos los problemas siempre tienen una única solución. Por ejemplo, una campaña de marketing puede tener un escenario mejor, bueno y peor.

Estas limitaciones no hacen de los 5 porqués una mala técnica para usar. En cambio, le permiten saber cómo utilizar esta técnica de forma más eficaz.Publicidad

Los 5 porqués funcionan mejor para mejorar procesos y resolver problemas simples, pero se quedan cortos cuando se trabaja con problemas complejos. Es por eso que necesitará saber otras alternativas .

Por ejemplo, la baja tasa de respuesta de los clientes de una empresa puede deberse a varios factores. En este caso, elegiría una técnica que sea más adecuada para resolver problemas complejos. Determina a qué problemas te enfrentas más para saber qué técnicas te ayudarán más.

La línea de fondo

Imagínese conquistar problemas en los que la mayoría de la gente se rinde.

La gente te miraría y asumiría que conoces mil formas de resolver un problema. La verdad es que no ha cambiado mucho desde que luchaste por resolver problemas.

Pero ahora está utilizando un sistema probado que le ha facilitado la vida.

Eres una máquina de resolver problemas.

Si no cree que esta pueda ser su realidad, está equivocado. Tienes lo necesario para resolver tus problemas, pero necesitarás practicar. Empiece por hacer una pregunta hoy mientras se enfrenta a un problema.

Luego, siga haciendo lo mismo hasta que haga varias preguntas para cada uno de sus problemas. No dominará el análisis de los 5 porqués de la noche a la mañana, pero, con suficiente práctica, esta técnica se sentirá más natural.

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Crédito de la foto destacada: Equipo Startaê a través de unsplash.com Publicidad

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