LOS 10 MEJORES CONSEJOS DE PRODUCTIVIDAD PARA LOGRAR MÁS Y CREAR TRANQUILIDAD

¿Conoces a alguien que no esté ocupado?

La mayoría de nosotros nos levantamos cada mañana con calendarios abarrotados y listas de tareas pendientes de una milla de largo. Como abogada / esposa / madre / escritora, sé que ciertamente lo hago.

Por fascinación nerd y puro instinto de supervivencia, he realizado un estudio de por vida sobre la productividad y la gestión del tiempo. Aquí están los 10 mejores consejos de productividad que me ayudan a hacer las cosas que debo o quiero hacer sin perder la cabeza:

1. Escríbalo

Cada tarea, cada compromiso debe estar escrito. Esto libera su mente del trabajo de tratar de recordar, que consume energía y atención.

En su libro fundamental sobre productividad, Resolviendo las cosas , David Allen señala cómo los compromisos incompletos consumen energía psíquica, y cada uno de ellos te hace un poquito más cansado, más distraído y, por lo tanto, menos productivo.

Él enfatiza que el primer paso para administrar su vida y su tiempo es sacar cada compromiso, grande o pequeño, de su cabeza y ponerlo en un sistema confiable.

yo suelo OmniFocus para capturar estos compromisos, pero puede comenzar con un simple lápiz y papel.

2. Obtenga un Head Start

La mejor manera de comenzar a trabajar es comenzar la noche anterior.

Antes de salir de su lugar de trabajo o antes de acostarse, tómese 10 minutos para revisar los compromisos del día siguiente.

¿Qué citas no se pueden perder? ¿Qué necesita tener para esas citas? (Asegúrese de haber reunido esos materiales y tenerlos listos para usar). ¿Qué tres o cinco tareas deben realizarse?

Decide qué vas a hacer primero. Mire esa lista de tareas pendientes y decida si alguna de las tareas en ella se puede delegar a otra persona (ver el número 9 a continuación) o, mejor aún, tachar la lista por completo (ver el número 10 a continuación).Publicidad

Cuanto más ocupado esté su día, más importante es hacer esta encuesta rápida el día o la noche anterior. Significa que no pierde tiempo en la mañana decidiendo por dónde empezar o reuniendo materiales (y tal vez descubriendo que un artículo crucial no está disponible cuando lo necesita).

3. Haga primero su tarea más temida

Todos tenemos una o más tareas en nuestra lista de tareas pendientes que tememos hacer. Tal vez sea esa llamada telefónica desagradable que no quiere hacer, o esa publicación de blog que ha estado posponiendo porque no sabe cómo comenzar, o ese proyecto que simplemente lo abruma porque es tan masivo.

Sea lo que sea, se cierne sobre tu cabeza, distrayéndote con la culpa porque sigue siendo empujado al día siguiente y al siguiente. Es hora de poner fin a ese ciclo.

Hazlo primero. El escritor Michael Hyatt habla sobre matar a tus dragones antes del desayuno; no hay nada más motivador para el resto del día que tachar ese monstruo de tu lista a primera hora de la mañana.^[1]

Pero muchas personas, en lugar de hacer primero las tareas difíciles, hacen las fáciles. Si realmente quiere ser productivo, hay algunas tareas que no debe hacer primero en la mañana: Para ser más productivo, nunca haga esto para comenzar la mañana.

Así que haz esa llamada. Saque una hoja de papel y haga una lluvia de ideas para esa publicación de blog.

Hacer alguna cosa sobre esa tarea abrumadora; tal vez no pueda terminarla en un día, pero al menos puede comenzar. Sea lo que sea, hazlo.

Luego, deje que la satisfacción de tacharlo de su lista lo lleve al resto de su ajetreado día.

4. Apague las distracciones

Uno de los principales asesinos de la productividad es la distracción de las interrupciones constantes: correos electrónicos, llamadas telefónicas, personas que aparecen en su puerta ...

La tecnología que puede (y debe) hacer nuestras vidas más fáciles y mejores también puede hacer que sea prácticamente imposible mantener el tipo de atención enfocada que es necesaria para trabajar de manera eficiente y eficaz.

Pero aquí está la cuestión: puedes controlar esa tecnología.Publicidad

Cuando tengas una tarea importante que requiera atención y concentración, crea el espacio para dar lo mejor de ti.

Ya sea una reunión con un cliente o un colega, o una carta importante que necesita ser escrita, o una obra de arte que desea crear, programe un bloque de tiempo para concentrarse en ese compromiso y luego apague todas las distracciones. Apaga tu teléfono (o al menos apaga el timbre). Silencie sus alertas por correo electrónico. Desconecta Internet (o al menos Facebook y Twitter). Cierre la puerta de su oficina.

Solo durante esa hora (o treinta minutos, o medio día), apague todas las comunicaciones externas y dese el lujo necesario de un tiempo sin interrupciones para concentrarse realmente en el asunto en cuestión. Obtenga más información aquí sobre cómo minimizar la distracción para hacer las cosas.

5. Toma descansos

Existe un límite en cuanto al tiempo que alguien puede dedicar un enfoque profundo a una tarea.

No importa lo ocupado que esté, después de cierto tiempo, la ley de los rendimientos decrecientes se activa y la fatiga, física y / o mental, comienza a afectar su eficacia.

Programe descansos periódicamente incluso durante los días más ocupados. Tómese diez minutos para levantarse, estirarse, tomar un trago de agua, caminar alrededor de la cuadra.

Volverá a su trabajo renovado, tanto mental como físicamente, y listo para ser aún más productivo.

Si aún no está convencido, lea este artículo sobre la importancia de programar el tiempo de inactividad.

6. Proceso por lotes

Si las demandas de su día incluyen tareas de rutina, intente agrupar tareas similares y programe ciertos momentos durante el día para eliminarlas.

¿Respondiendo correos electrónicos? ¿Devolviendo llamadas telefónicas? ¿Ingresando gastos en una hoja de cálculo? En lugar de interrumpir sus otras tareas para hacer estas cosas poco a poco, agréguelos.

Programe dos, tres o cinco veces al día para revisar y responder correos electrónicos. Devuelva las llamadas telefónicas a las 11:45 a. M. Y a las 4:45 p. M. (O, si desea evitar ser atrapado en largas conversaciones telefónicas, devuélvalas a las 12:15 p. M. Mientras la gente está almorzando y a las 5:15 p. M. a la izquierda por el día, ¡y solo deja un mensaje!)Publicidad

Al agrupar tareas similares, ahorra el tiempo perdido para aumentar varias veces al día y cosecha los beneficios del impulso.

7. Come un desayuno saludable

¿Necesito explicar esto? Existen innumerables estudios que confirman la importancia del desayuno para mantener nuestra salud.

Las personas sanas son más productivas. No importa lo ocupado que esté, coma un desayuno decente. Te ayudará a empezar el día de la mejor manera.

Para obtener más ideas para el desayuno, consulte esto: 31 recetas de desayuno saludable que aumentarán su energía

8. Haga algo de ejercicio

No para ser demasiado repetitivo, pero las personas sanas son más productivas.

El ejercicio te hace más saludable, así que asegúrate de hacer algo de ejercicio todos los días.

No necesita pasar horas en el gimnasio para beneficiarse de esto; dé un paseo alrededor de la cuadra o haga algunos isométricos en su escritorio.

Prueba estos 29 ejercicios que puede hacer en (o cerca) de su escritorio o 15 estiramientos de oficina simples y rápidos para aumentar la eficiencia del trabajo .

Simplemente haga algo para que su corazón lata y su sangre se acelere. Mejorará su bienestar general, así como su capacidad para pensar con mayor claridad.

9. Delegado

Lo confieso: apesto con esto. Odio pedir ayuda y, a menudo, me parece más difícil explicar una tarea a otra persona que hacerlo yo mismo. Pero no todo lo que necesita hacer en su vida debe hacerlo usted.

Evalúe esa lista de tareas con cuidado. ¿Qué tareas podría hacer otra persona, liberándote así para concentrarte en las cosas que solo tú puedes hacer?Publicidad

Mire a su alrededor: ¿quién está disponible para hacer algunas de esas tareas? ¿Una secretaria? ¿Un colega? ¿Un miembro de la familia? ¿Un ayudante pagado?

Una clave importante para la productividad es hacer solo aquellas cosas que solo usted puede hacer y darle a otra persona la oportunidad de contribuir haciendo esas otras tareas.

El CEO de Lifehack tiene una forma única de delegar el trabajo de manera efectiva, eche un vistazo a su guía: Cómo delegar el trabajo (la guía definitiva para líderes exitosos)

10. Di que no

¿Cuántos compromisos ha asumido que realmente no es necesario cumplir en absoluto?

¿Ha asumido tareas que en realidad no le importan a usted ni a nadie más?

¿Su calendario está abarrotado de reuniones que no logran nada para las organizaciones que ya no le interesan?

¿Tu día ha sido secuestrado por las prioridades de otra persona?

Si su calendario está atascado, si su lista de tareas pendientes tiene millas de largo, tómese unos diez minutos para mirar cada elemento con atención. ¿Se puede tachar cualquiera de esas citas o tareas para crear un margen razonable en su vida?

Cuando alguien llama o aparece en su puerta con una solicitud para que participe en alguna actividad, tome un respiro y considere si se ajusta a sus propias prioridades (cuyas prioridades, por supuesto, podrían legítimamente incluir mantener feliz a su jefe o cónyuge).

Si la respuesta es no, simplemente diga que no. Practíquelo con anticipación: Gracias por invitarme, pero no. Gracias por preguntar, pero no. Gracias por pensar en mí, pero no.

Como ha dicho una persona sabia, no es una frase completa. No es necesaria ninguna explicación. Simplemente no.Publicidad

Quizás quieras aprender de Leo Babauta El suave arte de decir no para que pueda establecer mejores límites para usted.