CÓMO PRIORIZAR CORRECTAMENTE EN 10 MINUTOS Y TRABAJAR 10 VECES MÁS RÁPIDO

Cada uno de los miembros de mi equipo tiene una gran cantidad de tareas con las que deben lidiar todos los días de trabajo. Además de eso, la mayoría de sus tareas son tareas creativas o tareas de resolución de problemas. Cada uno de ellos ha tenido que aprender a priorizar tareas para poder hacer todo.

A pesar de tener muchas tareas que manejar, nuestro equipo es capaz de mantenerse concentrado y creativo y trabajar para lograr nuestros objetivos de manera consistente en un período de tiempo establecido.

Les voy a revelar cómo ayudé a mi equipo a hacer más cosas en menos tiempo gracias al poder de la priorización correcta. Dedicar unos minutos a leer este artículo podría literalmente ahorrarle miles de horas a largo plazo. Entonces, comencemos con mi método sobre cómo priorizar las cosas:

Cómo priorizar con el método de escalas

Uno de nuestros nuevos editores se acercó a mí el otro día y me dijo cómo estaba luchando para mantenerse al día con las muchas tareas que necesitaba manejar y los plazos que tenía que cumplir constantemente.

Al final de cada día, sentía que había hecho muchas cosas, pero a menudo no lograba generar ideas creativas y publicar artículos con éxito. Por lo que me dijo, era obvio que se sentía abrumada y estaba cada vez más frustrada por no lograr sus objetivos a pesar de dedicar horas extra la mayoría de los días. Todo esto le impedía desarrollar un buen equilibrio entre el trabajo y la vida a largo plazo.

Después de escuchar mi consejo sobre la utilización del método Scales, inmediatamente experimentó un aumento dramático en la productividad, que se veía así:

Ella podría producir tres veces más ideas creativas para artículos de blogs.
Ella pudo publique todos sus artículos a tiempo.
Y podía terminar todo su trabajo a tiempo todos los días ( no más horas extras !).

Si tienes curiosidad por saber cómo lo hizo, sigue leyendo para conocer la guía paso a paso:

1. Reserve 10 minutos para la planificación

Cuando se trata de abordar problemas de productividad, tiene sentido planificar antes de actuar. Sin embargo, no se involucre tanto en la planificación que se quede atrapado en ella y nunca se mueva más allá de la primera base.Publicidad

Mi recomendación es que se dé un período de tiempo específico para la planificación, pero sea breve. 10 o 15 minutos deberían ser suficientes para pensar en su plan.

Utilice este tiempo para:

Mira la imagen completa.
Piense en el objetivo actual y el objetivo que necesita / desea alcanzar.
Diseñe todas las tareas que necesita hacer.

2. Alinee sus tareas con su objetivo

Este es el componente central que hace que el método Scales sea efectivo a medida que aprende a establecer prioridades.

Funciona así:

Eche un vistazo a todas las tareas que está realizando y revise la importancia de cada una de ellas. Específicamente, medir la importancia de una tarea por su costo y beneficio .

Por costo, me refiero al esfuerzo necesario por tarea (incluido el tiempo, el dinero y otros recursos). El beneficio es qué tan cerca puede contribuir la tarea a su objetivo.

Para facilitarle esto, he enumerado a continuación cuatro combinaciones que le permitirán determinar rápida y fácilmente la prioridad de cada una de sus tareas:Publicidad

Bajo costo + alto beneficio

Haga estas tareas primero porque son las más sencillas de completar, pero lo ayudarán a acercarse a su objetivo.

Aprobar las obras de arte creadas para un folleto de ventas probablemente encajaría en esta categoría. Puede decidir fácilmente si le gustó la obra de arte / diseño, pero su decisión de aprobarlo desencadenaría la producción del folleto y los beneficios de ventas posteriores de enviarlo a clientes potenciales.

Alto costo + alto beneficio

Divida la tarea de alto costo en otras más pequeñas. En otras palabras, divida la gran tarea en pequeñas tareas que tarden menos de una hora en completarse y luego vuelva a evaluar estas pequeñas tareas y establezca su nivel de prioridad correcto.

Imagínese si le pidieran que redactara un plan de lanzamiento de producto para un nuevo suplemento de proteína en polvo sin diario. En lugar de intentar escribir el plan de una sola vez, intente escribir las diferentes secciones en diferentes momentos (por ejemplo, dedica 30 minutos a escribir la introducción, una hora a escribir el cuerpo del texto y 30 minutos a escribir la conclusión).

Bajo costo + bajo beneficio

Al aprender a priorizar el tiempo y las tareas, esta combinación en particular debe ser su prioridad más baja. Tómese de 10 a 15 minutos para realizar esta tarea, o coloque este tipo de tareas entre tareas valiosas como un descanso útil.

Probablemente se trate de tareas necesarias (p. Ej., Tareas rutinarias como revisar el correo electrónico), pero no contribuyen mucho a alcanzar el objetivo deseado. Manténgalos muy abajo en su lista de prioridades.

Alto costo + bajo beneficio

Revise si estas tareas son realmente necesarias. Piense en formas de reducir el costo si decide que es necesario completar la tarea.

Por ejemplo, ¿puede alguna herramienta o sistema ayudar a acelerar la realización de la tarea? En esta categoría, es probable que encuentre cosas como revisar y actualizar hojas de cálculo de contactos de ventas. Esto puede ser una tarea complicada y que requiere mucho tiempo sin cometer errores. Sin embargo, existen muchas aplicaciones que pueden hacer que este proceso sea instantáneo y sin problemas.Publicidad

Ahora, volviendo al editor al que me referí anteriormente, echemos un vistazo a su típica lista de tareas diarias:

Después de escuchar mi consejo, rompió el alto costo + alto beneficio tarea en otras más pequeñas. Entonces, sus tareas se veían así (en orden de prioridad):

Y para la tarea de promocionar artículos en diferentes plataformas, luego de revisar sus beneficios, decidimos enfocarnos únicamente en la plataforma más efectiva, reduciendo así significativamente el costo de tiempo asociado.

Una vez que haya analizado de manera eficaz el costo y los beneficios de sus tareas diarias, puede sumergirse en esto Planificador de vida completa para asegurarse de completar todo en su lista de la mejor manera posible.

Consejo adicional: abordar tareas con fechas límite

Una vez que haya evaluado sus tareas, sabrá la importancia de cada una de ellas. Esto le dará inmediatamente una imagen clara sobre cómo establecer prioridades en función de las tareas que le ayudarían a lograr más (en términos de establecer objetivos). A veces, sin embargo, no podrá decidir la prioridad de cada tarea porque habrá fechas de vencimiento establecidas por partes externas, como gerentes y agencias.

En casos como estos, sugiero que, después de considerar la importancia y los valores de sus tareas actuales, alinee la lista de una manera que lo ayude a cumplir con los plazos y ajuste las prioridades en consecuencia. Publicidad

Por ejemplo, volvamos a sumergirnos en el mundo del editor.

Algunos de los artículos que editó debían publicarse en fechas específicas, por lo que son tareas urgentes e importantes. El método Scales permite esto y, en este caso, su lista de tareas modificada se vería así:

Con suerte, ahora puede ver lo fácil que es evaluar la importancia de las tareas y cómo priorizarlas en un orden viable.

La línea de fondo

El método Scales es diferente de cualquier otro método que haya probado. Al adoptar el método Scales, comenzará a priorizar correctamente su trabajo y aumentará su productividad hasta 10 veces.

A diferencia de otros métodos que realmente no explican cómo decidir la importancia de una tarea, mi método lo ayudará a dividir cada una de sus tareas en dos partes: costo y beneficio. Mi método también lo ayudará a tomar medidas de seguimiento basadas en diferentes combinaciones de costos y beneficios, lo que puede impulsar el desarrollo de su carrera en general.

Empiece ahora mismo por dedicar 10 minutos a evaluar sus tareas diarias comunes y cómo se alinean con su (s) objetivo (s). Una vez que tenga esta información, será muy fácil poner sus tareas en una lista de prioridades. Todo lo que queda es que comience su próximo día laboral siguiendo su nueva lista maestra.