No importa qué tan organizado esté, qué tan unido esté su sistema, qué tan cuidadoso sea al procesar su bandeja de entrada, hacer una lista de tareas y trabajar en su calendario, Si no se detiene de vez en cuando para ver el panorama general, se sentirá abrumado. . Terminas simplemente respondiendo a lo que se le arroja, en lugar de proactivamente creando las condiciones de tu vida.

Casi todos los expertos en productividad recomiendan algún tipo de revisión, ya sea que se trate de un proceso formal que usted realiza (como recomienda David Allen) o simplemente unos minutos de mi tiempo para pensar en dónde se encuentra. Aunque no hay nada mágico en la semana como unidad de tiempo, hacer una revisión semanal parece funcionar mejor - Es un bloque de tiempo que está profundamente arraigado en nosotros como unidad de programación.Publicidad

Aunque hay muchas variaciones sobre el tema de la revisión. la idea básica es la misma sin importar el sistema que esté mirando. Una revisión semanal se reduce a tres preguntas:

1. ¿Qué tengo que hacer la próxima semana?
2. ¿Qué estoy haciendo mal que necesita ser arreglado?
3. ¿Qué cosas nuevas debo hacer para llevar mi vida en la dirección que quiero?

Preparándose para su revisión

Si bien algunas personas logran hacerlo bien al hacer su revisión cada vez que encuentran tiempo, para la mayoría de las personas, tener un tiempo dedicado para una revisión cada semana será mucho más fructífero. Debería ser un hábito, una cita regular que debe cumplir con usted mismo.

• Programe su revisión semanal en tu calendario. Permítase al menos una hora, preferiblemente dos.
• Termina todo tu trabajo antes de que comience la revisión.
• Sentirse cómodo. Es posible que desee ir a un lugar que no asocia con el trabajo.
• Tómate de 5 a 10 minutos de tranquilidad. Medita, garabatea o simplemente mira fijamente a la cabeza, lo que sea necesario para poner un amortiguador entre tú y tus cosas cotidianas.
• Tenga algo en lo que escribir.
• Asegúrate de que no te molesten. ¡Este es tu momento!

La revisión semanal de GTD

Ya escribí una descripción general bastante completa de la revisión semanal según la definición de David Allen, por lo que comenzaré repitiendo lo que dije allí. Según Allen, una revisión semanal debe constar de los siguientes pasos:Publicidad

1. Reúna todos sus papeles sueltos y guárdelos en su bandeja de entrada para procesarlos.
2. Procese sus notas para recopilar elementos de acción, citas, nuevos proyectos, etc.
3. Revise los datos de su calendario anterior para recordarle ideas, tareas, etc., que quizás no haya captado en ese momento.
4. Revise su próximo calendario para ver si hay alguna acción nueva que necesite agregar a sus listas.
5. Vacía tu cabeza. Anote cualquier cosa que tenga actualmente en mente o que capte su atención.
6. Revise sus listas de proyectos para determinar el estado de cada proyecto y si hay alguna acción que deba tomar para hacer avanzar cada uno de ellos.
7. Revise sus próximas listas de acciones. Actualícelos marcando las acciones que ya haya completado. Utilice las acciones completadas como desencadenantes para recordarle cualquier paso adicional que deba tomar, no que se haya realizado una acción.
8. Revise las listas de espera. Agregue seguimientos apropiados a sus listas de acciones. Marque todo lo que ya haya recibido.
9. Revise las listas de verificación relevantes.
10. Revise su lista de algún día / tal vez y decida si hay algo que esté listo para mover a su lista de proyectos activos.
11. Revise los archivos de soporte de su proyecto para asegurarse de que no se ha perdido ninguna acción nueva que deba realizar.
12. Sea creativo y valiente. Esta es la parte más difícil y mal descrita del proceso en los libros de Allen, lo cual es una lástima, ya que aquí es donde ocurre la magia. Una vez que haya despejado su mente de todo lo que necesita hacer en este momento, tómese el tiempo para soñar con nuevas ideas: arriesgadas, creativas, etc. Esencialmente una sesión de lluvia de ideas de forma libre sobre el tema de qué podría estar haciendo.

Estos pasos siguen un formato de tres etapas:

1. Tener claridad: Ate los cabos sueltos de la semana anterior para que pueda mirar hacia el futuro.
2. Ponte al día: Planifique los pasos que necesita tomar la próxima semana para avanzar en cualquier proyecto en el que esté trabajando actualmente.
3. Se creativo: Piense y comience a planificar las cosas que podría estar haciendo para mover su vida en una nueva dirección o para avanzar más allá de su nivel actual.

Otra versión de la revisión semanal

Prefiero pensar en mi revisión semanal como un conjunto de preguntas para responder, en lugar de un conjunto de pasos para revisar. Si bien todavía trato de hacer una revisión semanal (aunque cada dos semanas parece ser más práctico para mí), también hago algunas mini revisiones si el tiempo lo permite entre revisiones completas.

Una mini revisión consta de unas pocas preguntas:Publicidad

1. ¿En qué tengo que trabajar los próximos días?
2. ¿Qué plazos tengo próximos?
3. ¿Hay algún proyecto nuevo en el que tenga tiempo de empezar a trabajar?

Hago esto con mi Moleskine frente a mí, enumerando tareas mientras pienso en cada una de esas preguntas. (Más tarde, los transferiré a mi sistema de administración de tareas; para mí, una mini revisión es una especie de captura en lugar de procesamiento).

El objetivo de la mini-revisión es solo para asegurarme de mantener el rumbo y no dejar que nada importante se escape por las grietas. Cuando me siento para hacer una revisión completa, me preocupa más cómo va mi vida en general. La revisión completa consta de estas preguntas:

1. ¿En qué tengo que trabajar los próximos días?
2. ¿Qué plazos tengo próximos?
3. ¿Hay algún proyecto nuevo en el que tenga tiempo de empezar a trabajar?
4. ¿Qué salió mal durante la semana pasada? ¿Qué lecciones puedo aprender de eso?
5. ¿Qué salió bien durante la semana pasada? ¿Cómo puedo asegurarme de que suceda más de eso?
6. ¿Qué tan bien estoy cumpliendo con todos mis deberes y obligaciones?
7. ¿Qué se avecina para lo que debo estar preparado?
8. ¿Qué tipo de ayuda necesito?
9. ¿Todo lo que estoy haciendo está contribuyendo a mi avance hacia mis objetivos? ¿Qué puedo hacer con las cosas que no lo son?
10. ¿Estoy contento con el lugar en el que estoy? ¿Qué me gustaría cambiar?
11. ¿Cuáles son mis metas para la próxima semana? ¿Mes? ¿90 dias?

Me gusta el formato de pregunta / respuesta más que el paso a paso de Allen porque a) hago la mayoría de las cosas prácticas a diario de todos modos, yb) me gusta que el enfoque de (la mayoría de) estas preguntas sea yo, en lugar de que mis cosas.Publicidad

Después de todo, ese es el objetivo de la revisión: no para mantenerse al día con las cosas que debería estar haciendo, sino para verificar con usted mismo. Y eso es importante: tendemos a resistirnos a mirarnos a nosotros mismos demasiado de cerca, ya sea porque se siente egoísta o narcisista, o porque tenemos miedo de lo que encontraremos si miramos demasiado de cerca .

Si eso te suena demasiado blando, probablemente lo necesites más que la mayoría. Porque, como sigo diciendo, el objetivo de todas estas cosas de productividad no es hacer más. Es llevar una vida mejor.