Escribir cartas comerciales es algo que todos tenemos que hacer de vez en cuando, pero generalmente no recibimos ninguna capacitación en la escuela sobre cómo hacerlo realmente. Tener un formato de carta incorrecto puede hacer que se vea descuidado y poco profesional, pero una vez que aprenda los conceptos básicos y tenga algunos ejemplos con los que trabajar, la redacción de cartas comerciales será mucho más fácil.

¿Cuál es el mayor no-no al escribir una carta?

Probablemente el problema más común que tienen las personas al escribir cartas comerciales es el uso de un formato de carta inadecuado.^[1]Dentro de este formato hay algunas opciones, pero en su mayor parte así es como se hace.

En la parte superior de su carta debe estar su información de contacto: nombre, compañía (si corresponde), dirección y número de teléfono. Algunas personas también ponen aquí su dirección de correo electrónico.

Luego viene la fecha y la información de contacto de la persona a la que está escribiendo: nombre, empresa y dirección.

Luego habrá un saludo, generalmente algo parecido al Estimado Sr./Sra. Jones. Sigue el cuerpo de la carta, luego un cierre (Atentamente, Mejor, lo que quieras) y algunas líneas en blanco seguidas de tu firma mecanografiada. Cuando imprime la carta, puede firmarla con tinta.

Una vez que haya dominado el formato, es el contenido el que aún puede ser un poco complicado. Ya sea que esté escribiendo una carta de renuncia o una carta de recomendación, existen algunas reglas básicas que puede seguir. A continuación, presentamos diez tipos diferentes de cartas comerciales que podría necesitar escribir^[2]el formato de letra de cada uno y un ejemplo que puede utilizar como plantilla.

Carta de queja: Decepción expresa

Una forma de expresar formalmente su decepción por una experiencia, informar un mal servicio al cliente o hacerle saber a una empresa que sus productos no cumplieron con las expectativas.

Algunos consejos: Publicidad

• No se emocione ni se enoje; simplemente declare los hechos.
• Sea cordial, profesional y breve. Hágales saber lo que sucedió y lo que le gustaría que hicieran para corregirlo.
• Cierre dándoles una fecha límite para responder antes de involucrar a un mediador o abogado externo.

Modelo de carta de queja | Comisión Federal de Comercio

Carta de ajuste: Explique y disculpe

Si se encuentra en el lado comercial de una carta de queja, deberá responder con una carta propia. Una buena carta de ajuste puede ayudarlo a mantener un cliente leal; uno malo podría extenderse como la pólvora por Internet.

Algunos consejos:

• En la mayoría de los casos, querrá disculparse de verdad porque su empresa no cumplió con las expectativas.
• Hágales saber lo que está haciendo para corregirlo o explíqueles por qué no está haciendo lo que el cliente le pidió si es necesario.
• Sea profesional, conciso, amigable y pido disculpas.

Cartas de ajuste de muestra | OfficeWriting.com

Cartas de ventas: Sensibilizar y promocionar productos

Las cartas escritas para solicitar negocios siguen siendo importantes para dar a conocer su empresa o productos / servicios entre los clientes potenciales.

Algunos consejos:

• Ser breve.
• Hágalo sobre ellos, pero no sobre usted o su empresa.
• Llame a la acción, dígales qué hacer y cómo hacerlo.
• Si lo desea, también puede incluir sus próximos pasos o acciones de seguimiento.

Plantillas de cartas de ventas | Letters.org

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Carta de consulta: buscar información

Escriba este tipo de carta cuando busque información, como una solicitud de entrevista, una solicitud de catálogo o una solicitud de documento público.

Algunos consejos:

• Sea específico y breve; hazlo más fácil para la persona que puede rastrear lo que necesites.
• Proporcionar algo de contexto y antecedentes puede ser útil, pero no toda la historia de por qué necesita un documento.
• Sea cortés y muestre su gratitud.
• Si está preguntando sobre la posibilidad de trabajar, utilice el formato de carta de presentación .

Plantillas de cartas de consulta | Plantillas de muestra

Carta de acuse de recibo: indicar mensaje recibido

Las cartas de reconocimiento indican que recibió algo (como una solicitud de empleo o beca, o materiales de venta) pero que todavía no ha tomado ninguna medida.

Algunos consejos:

• Se breve.
• Si hay información que toda persona que envió información necesita saber, como cuándo se tomará una decisión sobre la contratación para un puesto, inclúyala también.
• Podría usarse para agradecer a alguien por donar a la causa, así que inclúyalo en la carta con los archivos adjuntos.

Cartas de reconocimiento para cada ocasión | Template.net

Carta de seguimiento: empujar y recordar

Una carta de seguimiento es una especie de empujón para que las personas se aseguren de que hayan recibido una carta inicial y les recuerden lo que usted quiere que hagan. A menudo se envían después de una carta de ventas, una carta de presentación o una carta solicitando información.

Algunos consejos: Publicidad

• Sea breve para recordarle al destinatario quién es usted, qué y cuándo lo solicitó.
• Incluya la fecha límite si la nota inicial no lo hizo.
• Incluya un llamado a la acción como recordatorio.

Plantillas de seguimiento de todo tipo | Escribir expreso

Carta de pedido: realizar un pedido

Una forma formal de realizar un pedido.

Algunos consejos:

• Sea conciso y preciso.
• Asegúrese de incluir toda la información que una persona necesitaría para realizar un pedido por usted.
• Incluya toda su información de envío y método de pago.
• Muestre su gratitud.
• Proporcione información de contacto para seguimiento.

Solicitar muestras de cartas | Cómo escribir una carta

Carta de presentación: Preséntese para un trabajo

Una carta de presentación es una forma de presentarse, especialmente cuando solicita un trabajo.

Algunos consejos:

• Mencione el trabajo que está solicitando desde el principio. No tienes que ser elegante.
• Solo cubra algunos puntos relevantes en su currículum, especialmente cualquier experiencia relacionada.
• Recuerde mencionar también sus habilidades sociales (por ejemplo, habilidades de comunicación, habilidades de liderazgo).
• Incluya información de contacto y esté disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener el gerente de contratación.

Formato de carta de presentación | Monstruo

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Carta de recomendación: ayude o consulte a alguien para sus aplicaciones

Este tipo de carta a menudo la escribe un maestro para ayudar a un estudiante a solicitar una beca o pasantía o para ser admitido en una escuela o programa. También puede escribir uno para recomendar a alguien para un trabajo, una beca u otra oportunidad.

Algunos consejos:

• Sea honesto acerca de la persona sobre la que está escribiendo.
• No se entusiasme ni acepte escribir una carta para alguien a quien no apoyaría o que no conoce muy bien.
• Use ejemplos específicos para resaltar las habilidades y habilidades de la persona.
• Escriba algo sobre por qué le daría esta oportunidad a la persona sobre la que está escribiendo.
• Agradezca al lector por su tiempo e incluya información de contacto si tiene alguna pregunta.

Modelo de carta de recomendación | La musa

Carta de renuncia: renuncia a un cargo

No ceda a los impulsos que pueda tener de enviar una carta incendiaria de renuncia; nunca se sabe cuándo volverá a cruzarse con estas personas.

• Sea breve y al grano: esta carta sirve como aviso de que renuncio a mi puesto como x efectivo x. Gracias por la oportunidad, dice suficiente.
• Considere sus palabras con mucho cuidado si se encuentra en una posición de alto perfil y es probable que su carta se haga pública.
• Puede incluir un motivo si lo desea, pero no es necesario.
• Agradezca a su jefe y / o a la empresa por las oportunidades que ha tenido allí.

Cartas de renuncia por muchos propósitos / razones | el balance

Para ver muchas otras cartas posibles que podría necesitar en su carrera empresarial, consulte esta lista exhaustiva del Equilibrio.

Crédito de la foto destacada: Flaticon a través de flaticon.com

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