Un plan de contingencia no suena como lo que discutirías con tus amigos con un pastel y un café, pero es una parte esencial de cualquier plan real que hagas. Es posible que necesite uno (o más) para su negocio, proyecto escolar o incluso unas vacaciones familiares. El mayor problema de hacer un plan de contingencia es que las personas a menudo no están seguras de qué incluir en él. Aquí tienes una guía útil para que hagas una completa.

Tabla de contenido

1. ¿Qué es un plan de contingencia?
2. ¿Qué pasa si no tienes un plan de contingencia?
3. ¿Qué pasa si el plan de contingencia es malo?
4. ¿Cómo puede beneficiarlo un plan de contingencia?
5. ¿Cómo redactar un buen plan de contingencia?
   • 1. Identificar
   • 2. Priorizar
   • 3. Plan
   • 4. Ejecutar
   • 5. Revisión
   • Algunos ejemplos concretos para poner las cosas en perspectiva:

¿Qué es un plan de contingencia?

Un plan de contingencia es un conjunto de acciones que tomará cuando ocurra algo inesperado. Considérelo un plan alternativo o un plan B. Debe tener instrucciones que pueda seguir cuando su plan original no funcione debido a cambios en la situación.

Un plan de contingencia lo prepara para enfrentar cualquier problema futuro que pueda encontrar y le brinda algún tipo de ruta de escape para salir de cualquier accidente.^[1]

¿Qué pasa si no tienes un plan de contingencia?

Si algo sale mal con su Plan A inesperadamente, o si los accidentes lo obligan a cambiar su plan actual, es probable que entre en pánico. Especialmente si no está bien preparado para lidiar con contingencias, probablemente no pueda pensar con la suficiente claridad como para encontrar la solución que necesita en ese momento. No sabrá qué hacer.

Lo que es peor, hasta que no pueda controlar la situación, el negocio no puede volver a la normalidad. Tendrá que solucionar el problema y hacer nuevos planes.Publicidad

¿Qué pasa si el plan de contingencia es malo?

No crea que hacer un plan de contingencia es una tarea sencilla. Un plan de contingencia debe ser integral, lo que requiere una gran consideración. De lo contrario, no es útil.

Por ejemplo, puede estar preparado para los tipos de accidentes incorrectos. Y cuando su plan no funcione como se esperaba, no estará lo suficientemente organizado para manejar la crisis. Es decir, entrará en pánico.

¿Cómo puede beneficiarlo un plan de contingencia?

Por ejemplo, un plan de contingencia le permite hacer frente a los accidentes de forma rápida y eficaz.^[2]En un escenario empresarial, incluso puede ayudarlo a ahorrar tiempo y costos en la reparación de la situación.

Además, un plan de contingencia ayuda a minimizar las consecuencias negativas o pérdidas causadas por el evento inesperado. Lo guía para comenzar a lidiar con la situación tan pronto como algo sale mal y lo mantiene a salvo.

Después de todo, tener un plan de contingencia listo es reconfortante, porque no tendrá que preocuparse por hacer nuevos planes apresuradamente.Publicidad

Puede pensar que los accidentes son poco probables. Puede pensar que su Plan A es perfecto. Sin embargo, debes tener en cuenta que el futuro es incierto hasta que se convierte en presente, y que nosotros, como seres humanos, no podemos controlar al 100% lo que sucede. ¡No querrá arrepentirse de no tener un plan de contingencia cuando sea demasiado tarde!

¿Cómo redactar un buen plan de contingencia?

Básicamente hay 5 pasos:^[3]

Ahora los revisaremos uno por uno:

1. Identificar

Como un plan de contingencia tiene que ver con lo inesperado, primero debe intentar predecir los riesgos:^[4] Publicidad

• ¿Qué podría salir mal?
• ¿Qué posibilidades hay de que salga mal?
• ¿Cuál es el impacto y las consecuencias de la contingencia?
• ¿Cuál debería ser tu reacción o solución?
• ¿Cómo puede prepararse de antemano?

2. Priorizar

Utilizando lo que anotó en el Paso 1, clasifique sus riesgos según su posible impacto y probabilidad. Cuanto más probable sea que se produzca el riesgo y cuanto más grave sea el impacto, más alto debería clasificar.

Tienes que decidir cuánto ponderar cada riesgo según tu situación.

3. Plan

El siguiente paso es escribir su plan de contingencia. Teniendo en cuenta los recursos disponibles para usted, diseñe soluciones a los riesgos que desea cubrir en el plan. Sea realista acerca de sus necesidades: tal vez algunos temas deban tratarse antes que otros, o tal vez tenga que tomar medidas dentro de un cierto período de tiempo, etc.

También es importante dar instrucciones claras y sencillas, para que no olvide lo que ha escrito meses después o que alguien lo malinterprete.^[5]

4. Ejecutar

Si su plan de contingencia involucra a otras personas, digamos, sus colegas o miembros de su familia, hable con ellos. Hágales saber lo que se supone que deben hacer cuando suceden ciertas cosas.^[6]Prepárelos.Publicidad

Luego, si su plan incluye acciones para prepararse para futuros accidentes, ejecútelas. Esto puede ayudarlo a reducir los riesgos que pueda tener al establecer sus metas.

5. Revisión

Los cambios ocurren todo el tiempo. Para que su plan de contingencia sea práctico, debe revisarlo y hacer ajustes con regularidad. Evalúe los elementos de su plan. Con el tiempo, algunos riesgos pueden volverse más o menos probables, o pueden producir resultados diferentes. Conozca bien su situación y actualice sus soluciones en consecuencia.

Si su plan trata sobre riesgos a gran escala, como desastres naturales o fallas del servidor, realizar simulacros es muy útil para identificar cualquier debilidad del plan, así como para asegurarse de que las personas involucradas estén preparadas para actuar de acuerdo con el plan cuando lo hayan hecho. para.

Algunos ejemplos concretos para poner las cosas en perspectiva:

Ejemplo 1: plan de contingencia para una exposición al aire libre

• Riesgo potencial: lluvia
• Quiénes se verán afectados: expositores, visitantes, organizadores y miembros del equipo.
• Acción 1: Asegure los elementos de exhibición
  • Quién tomará medidas: miembros de la tripulación en el lugar
  • Preparación: Cubiertas a prueba de lluvia para los puestos de los expositores, envíe un correo electrónico a los expositores con las previsiones meteorológicas con 3 días de antelación.
• Acción 2: Guíe a los visitantes a áreas protegidas
  • Quién tomará medidas: miembros de la tripulación en el lugar, guardias de seguridad
  • Preparación: Marque las áreas designadas como áreas de no estacionamiento, chaquetas impermeables para la tripulación.

Ejemplo 2: plan de contingencia para pronunciar un discurso ante un gran grupo de audiencia (compañeros de trabajo) Publicidad

• Riesgo potencial: el proyector o la computadora no funcionan
• Quién se verá afectado: yo
• Acción: escriba el esquema y los puntos clave en la pizarra mientras hablo
  • Quién tomará acción: yo
  • Preparación: notas en papel, 3 marcadores de colores, folletos impresos

Crédito de la foto destacada: Flaticon a través de flaticon.com

Referencia