La reunión individual es una herramienta de gestión crucial y a menudo subestimada.

No solo es una forma honesta de conectarse con los empleados y compartir la información necesaria con ellos, sino que también es una excelente manera de escuchar sus comentarios.

Lo que es aún más importante: la reunión uno a uno es una oportunidad para moldear la experiencia y la percepción que tiene su empleado de usted como jefe. En muchos casos, lo que piensan sobre usted y su estilo de gestión también se verá reflejado en su opinión sobre toda la empresa u organización que representa.

Llevar a cabo reuniones individuales efectivas debe ser una prioridad para usted como gerente o líder de equipo. Los 11 consejos presentados en este artículo lo ayudarán a aprovechar al máximo este momento crucial.

1. Adopte la mentalidad adecuada

Una sesión adecuada comienza ya antes de la reunión mientras preparas tus notas y tu actitud al respecto.

Ver la reunión uno a uno como una distracción no deseada en su ajetreado día no lo llevará muy lejos.

En su lugar, tómese unos minutos para aclarar su mente y concentrarse en la persona que está a punto de conocer.

Comience por revisar sus notas de la anterior persona a persona con ese empleado, eche un vistazo a sus últimas estadísticas de desempeño, marque cualquier queja o elogio que haya recibido sobre él.

2.Haga de las reuniones uno a uno una cosa regular

La frecuencia de sus encuentros individuales depende en gran medida del tamaño de su empresa y de su estilo de gestión. Algunas fuentes dicen que tales reuniones deberían ser semanales, mientras que otras afirman que un horario quincenal o mensual sería suficiente.

Una buena idea es establecer la próxima reunión periódica al final de cada reunión actual para que ambas partes puedan planificarla con anticipación.

Piense en la frecuencia y la duración que no le parecerían demasiado a usted ni a sus empleados, pero que sí serían suficientes para mantener a todos informados y mantener un contacto continuo.Publicidad

Los nuevos empleados deben tener reuniones individuales con más frecuencia, al menos una vez a la semana o dos semanas.

Las sesiones individuales recurrentes convierten el intercambio de comentarios en una rutina y fomentan una cultura de honestidad. Además, las conversaciones personales periódicas hacen que los empleados se sientan comprendidos, confiables y valorados en la empresa, lo que aumenta su motivación intrínseca.

3. Establecer un límite de tiempo para las reuniones

Programe suficiente tiempo para estas conversaciones, pero tampoco las alargue demasiado.Nadie esperará reuniones que pierdan el enfoque y se prolonguen para siempre.

La duración óptima de cada sesión también depende de la frecuencia de estas reuniones; por ejemplo, si se reúne cada semana, una sesión de 30 minutos podría ser suficiente. Si se reúnen una vez cada quince días o un mes, 60 minutos podrían ser más efectivos.

Los gerentes exitosos como Andy Grove, cofundador y ex director ejecutivo de Intel, han aconsejado realizar sesiones individuales que duren al menos una hora: ’

Cualquier cosa menos, en mi experiencia, tiende a hacer que el subordinado se limite a cosas simples que se pueden manejar rápidamente.

4.Haga una lista de temas para discutir

Un plan o estructura general para la reunión puede ayudar a que la conversación continúe, especialmente en las primeras reuniones. Sin embargo, no tiene que ceñirse al plan pase lo que pase. Considérelo más bien como una referencia que puede ayudar en caso de que la conversación se atasque o se desvíe demasiado del tema.

Una agenda de reuniones también puede ser útil si el empleado es introvertido y no es probable que hable por su cuenta.

Por ejemplo, puede preparar de tres a cinco temas que más le interesen conocer. O puede tener una lista de preguntas frente a usted, pero recuerde ser flexible: no tiene que hacerlas todas si la conversación fluye naturalmente.

Algunas ideas para preguntas que probablemente generen respuestas completas:

• ¿Qué parte del día te sientes más productivo? ¿Siente que necesita un horario de trabajo diferente para mejorar su bienestar y productividad?
• ¿Cuáles son tus últimos logros que te enorgullecen?
• ¿Tiene alguna sugerencia que nos pueda ayudar a trabajar mejor como equipo?
• ¿Hay alguien en el equipo con el que te resulte difícil trabajar? ¿Podrías explicar por qué?
• ¿Cuáles de sus tareas lo mantienen comprometido e inspirado? ¿Hay alguna manera de hacer que sus tareas diarias sean más atractivas?
• ¿Cuáles son los principales obstáculos en su proyecto actual? ¿Puedo ayudar de alguna manera a avanzar?
• ¿Cuáles son las cosas que le preocupan en su trabajo o en el entorno de la oficina en general? ¿Alguna vez te has sentido infravalorado aquí?
• ¿Siente que está aprendiendo lo suficiente en el trabajo? ¿Sobre qué áreas le gustaría aprender más?
• ¿Qué puedo hacer para mejorar mi estilo de gestión o para brindarle un mejor apoyo?
• ¿En qué proyectos o tareas le interesaría trabajar a continuación?

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El ex director ejecutivo de Google, Eric Schmidt, solía comenzar sus encuentros personales comparando sus listas con las que se les pedía a sus empleados que prepararan antes de la reunión.^[1]Los elementos que se encuentran en ambas listas se priorizaron porque era probable que fueran los problemas más urgentes.

5. Manténgalo informal y cambie la configuración

Si su objetivo es tener una conversación honesta, relajada y sincera con su empleado, piense no solo en sus palabras y lenguaje corporal, sino también en el ambiente de la reunión.

Tu objetivo es ser profesional y productivo, pero no necesariamente incómodo o rancio.

Primero, busque un lugar relajante para una conversación privada. Los muebles acogedores, los colores cálidos, las plantas de oficina o incluso una vista diferente desde la ventana tienen el potencial de suscitar nuevas ideas y sugerencias. Pero ni siquiera tiene que quedarse en una sala de reuniones, ¿por qué no salir a caminar o tomar un café en una cafetería cercana?

CEO de software de seguimiento de la productividad DeskTime, Artis Rozentals, cree que las reuniones individuales deben tener lugar fuera de las limitaciones habituales de la oficina:

Encuentro la oportunidad de ir a un almuerzo individual más largo con cada uno de los miembros de mi equipo para discutir todo en un ambiente informal.

Agrega que la informalidad no significa que la reunión se desarrolle sin preparación.

Antes de la reunión, redacto las preguntas y datos de actualidad, y los comparto con el empleado respectivo, para que los dos vengamos preparados y tengamos una conversación fructífera.

6. Centrarse en el empleado

El empleado debe ser el foco principal de las conversaciones uno a uno. El famoso empresario y autor estadounidense Ben Horowitz recomienda que un gerente solo hable el 10% del tiempo , dejando el resto de la conversación al miembro del equipo.

Recuerde: como persona en la posición de poder, debe dejar a un lado su ego y apoyar a su empleado lo mejor que pueda.

Idealmente, la conversación fluirá naturalmente en torno a lo que sea que le importe. Si no es así, haga preguntas abiertas que puedan ayudarlos a elaborar su posición y expresar sus comentarios (consulte la sugerencia n. ° 4).Publicidad

7. Escuche como si lo dijera en serio

Su tarea no es solo dejar que su empleado hable. También es escuchar, activamente. Esto significa que no escuchas solo para ser educado. En realidad, está tratando de comprender y recordar todo lo que se comparte.

Algunas técnicas de escucha activa:

• Mantenga la mente abierta, la confianza en sí mismo y escuche a la persona sin sacar conclusiones unilaterales.
• Muestre al empleado que está prestando atención y, de vez en cuando, resuma lo que dice.
• Vuelva a verificar si entendió bien algunas declaraciones para evitar malentendidos (por ejemplo, '¿Entendí bien que le gustaría que el equipo de marketing se una a este proyecto para evitar más demoras?').
• Sea receptivo a todo lo que escuche, incluso a las críticas sobre su empresa o su propio desempeño.

8. Comparta información relevante

Ya mencionamos que el empleador debería hablar menos y escuchar más. Sin embargo, si tiene algo importante que decir y afecta a este empleado personal o profesionalmente, la reunión uno a uno es el momento de decirlo.

¿Estás preparando un nuevo proyecto o estrategia que el empleado debería conocer? ¿Está probando algunas tácticas de gestión nuevas y le gustaría que estuvieran a bordo? ¿Hay nuevos cambios a punto de impactar en la empresa o en su equipo en particular?

Asegúrese de mantener a cada empleado informado para evitar que se propaguen chismes y desinformación en la oficina. Si les cuenta la noticia personalmente, también se sentirán más valorados y apreciados.

9. Escriba notas

Lo más probable es que esté a cargo de más de uno o dos empleados, por lo que no debe confiar en su memoria para anotar todos los puntos importantes que plantea cada miembro del equipo.

Sin embargo, no se recomienda escribir notas en su computadora durante la reunión. ¿Por qué?

Tener una computadora portátil abierta puede interpretarse fácilmente como distracción y poco interés en la conversación.

Entonces tendrás que tomar notas a la antigua - escribiéndolos en un cuaderno, diario o en una hoja de papel.

Tomar notas le permite al miembro de su equipo ver que está participando activamente en la reunión y que se tomarán en cuenta los puntos establecidos. En otras palabras, que esto no es solo una pérdida de tiempo.

10. Salir con una tarea o comida para llevar

Al igual que todo lo demás relacionado con los negocios, las reuniones individuales deben tener un propósito y un resultado procesable. En otras palabras, asegúrese de que usted, su empleado o, idealmente, ambos, se vayan con un elemento de acción o una tarea por completar.Publicidad

Para solidificar esto, envíe un correo electrónico rápido después de la reunión uno a uno, repitiendo las cosas principales que repasó. Esto asegurará que ambos estén en la misma página y que estén al tanto de los próximos pasos que cada lado debe tomar.

Un correo electrónico de recapitulación tomará unos minutos más de su tiempo, pero sin duda valdrá la pena a largo plazo.

11. No descuide a los uno a uno con sus trabajadores remotos

Hoy en día, cada vez más gerentes trabajan con un equipo que en parte (o en su totalidad) está formado por trabajadores remotos. Si eres uno de ellos, debes saber esto:

Las reuniones individuales son aún más críticas cuando se trata de su equipo remoto.

¿Por qué? Porque puedes sentir el sentimiento de tu equipo interno todos los días en la oficina. Al mismo tiempo, es posible que no tenga idea de cómo se sienten sus empleados subcontratados o remotos.

CEO de la startup de impresión bajo demanda Printful , Davis Siksnans, dirige una empresa con 500 empleados en dos continentes. Además de tener reuniones trimestrales para todos los empleados, requiere que los gerentes tengan reuniones individuales regulares con cada uno de los miembros de su equipo,^[2]además de revisiones de desempeño semestrales.

Señala:

Es una excelente manera de demostrar que los gerentes se preocupan por el desempeño y el bienestar del empleado. Surgen temas que de otra manera no aparecerían en una discusión regular, como el tipo de música que se reproduce en la oficina, por ejemplo.

Santa Lice-Kruze, Director de RR.HH. de Printful Letonia, está de acuerdo con Davis y los anuncios:

Las conversaciones deben basarse en la transparencia y la confianza mutua. Este es el momento de preguntar cómo le está yendo a la persona, sobre su equilibrio entre el trabajo y la vida, su salud, sus actividades fuera del trabajo, etc. Sin duda tiene que preguntar si puede ayudar y cómo puede ayudar con algo.

Mire cara a cara con sus empleados

Como gerente, debe ser coherente en todo lo que hace, y las reuniones individuales no son una excepción. No es necesario que se realicen todos los días o incluso todas las semanas, pero debes estar comprometido con ellos cada vez.Publicidad

Recuerde: su objetivo principal es respaldar el desempeño de sus empleados. Tener una charla personal periódica con cada una de las personas que dependen de usted lo ayudará a ver un aumento en el compromiso de los empleados. Y esto probablemente conducirá a una mejor cultura empresarial y una mayor productividad para toda la empresa.

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